Uw HR-documenten digitaal ondertekenen

Papierwerk maakt deel van de verleden tijd met Kelio!
Eenvoudigheid en snelheid van gebruik!

HR-documenten van op afstand ondertekenen: arbeidscontract, einde periode rapport, sanitair regelement of intern regelement…
Documenten archiveren is nooit zo simpel geweest!

HR-BEHEER ONZE REFERENTIES

De voordelen van de elektronische handtekening

Win tijd dankzij de versnelde administratieve processen. De digitalisatie van uw ondertekeningsprocessen biedt een aantal voordelen:

Verminderde uitgaven: verwijdering van papierafdruk en postzendingen,
Verwijdering van papier = aanwinst voor het milieu,
Ingekort termijn voor contractualisering bij het aanwerven van een nieuwe medewerker,
Verwijdering van herhaaldelijke taken zoals klasseren, opvouwen, verzenden, archiveren, ... een enorme tijdwinst voor de HR-afdeling,
Identiteit van de ondertekenaars en integriteit van het document zijn gecertificeerd,
Mogelijkheid om de documenten indivudeel of in groepsmodus te sturen voor ondertekening,
Alle documenten zijn ondertekend en zijn automatisch gearchiveerd.

Digitaliseer het ondertekenen van uw HR-documenten met een eenvoudig process

Gedaan met papier, postzendingen of verloren documenten!

Dankzij de digitalisatiemodule, kunt u de HR-documenten die vaak terugkomen laten ondertekenen in Kelio:

Einde periode rapport,
Documenten: arbeidscontract, arbeids attest, enz.

De mogelijkheid bestaat ook om externe documenten te laten ondertekenen:

Algemene documenten zoals sanitair regelement of intern regelement,
Individueel zoals een functieomschrijving.

DE HR BEHEERDER

Het aanmaken van handtekeningsjablonen in functie van het type document

Documenten aanmaken vanuit Kelio of importeren in PDF

Zending voor goedkeuring naar de directie en bedrijfstempel aanbrengen

Na de zending, de vooruitgang van de HR-documenten opvolgen, mogelijkheid van een herrinnering te sturen of het document in te trekken in geval van fout of annulatie van het proces.

Weergave van de verbruik van handtekeningen doorheen de tijd

Ondertekende documenten inzamelen en archiveren. Mogelijkheid om deze te bekijken en af te drukken.

DE ONDERTEKENAAR

Open de mail met het te ondertekenen document

Herlees het document volledig

Klik om het ondertekeningsproces te beginnen

De unieke code inbrengen die per SMS of e-mail is verkregen om de indentiteit te bevestigen

Eens het document ondertekend is door alle ondertekenaars, zal een mail verstuurd worden om het document te kunnen downloaden en te bewaren.

Documenten opvolgen en archiveren

U kunt eenvoudig de status van uw documenten die verstuurd zijn voor ondertekening opvolgen dankzij de opvolgingstabel.

De sorteerfuncties en filters zullen de identificatie van de ondertekenaars die nog niet hebben ondertekend vergemakkelijken om vervolgens een herrinering te kunnen sturen of fouten te kunnen identificeren en het proces in te trekken.

Eens de documenten ondertekend zijn kunnen deze automatisch gearchiveerd worden in uw stockage ruimte van Kelio. De sorteerfuncties en downloadfuncties zijn beschikbaar.

De authenticiteit van het document zijn ondertekenaar zijn gecertificeerd met een bewijsdocument.

Uw HR-handtekeningen digtaliseren, dat is eenvoudig

Een eenvoudig tarief, handig en aangepast

Kelio vergemakkelijkt uw leven dankzij een unieke kost per handtekening met zijn formule "alles-in-één":

De handtekening van de ondertekenaar,
Het sturen van een e-mail of SMS met unieke code voor authentificatie en bevestiging van de handtekening,
Het bedrijfshandtekening van uw directie (bedrijf als juridische identiteit/rechtspersoon)*,
Het versturen per e-mail van een link om het document te downloaden na ondertekening,
Het ontvangen en stockeren van het ondertekend document op uw Kelio server in een beveiligde plaats voor het bedrijf.

*Kelio vereenvoudigd het ondertekenen als bedrijf (server stempel) dankzij een validatie scherm alvorens het sturen van documenten voor ondertekening zal het ook mogelijk zijn om digitaal akkoord te geven van het bedrijf door middel van een "permanente" certificaat (certificaat met lange geldigheidsduur et niet beperkt tot één enkele ondertekeningsoperatie).

Uw paraaf zal ook digitaal worden en zal permiteren om fouten te vermijden alvorens de documenten te versturen en op elk HR-document het bedrijfshandtekening te plaatsen die wettelijk erkend is.

Betaal enkel wat u verbruikt!

Facturatie elk kalenderkwartaal,
en in functie van de verbruikte handtekeningen
De prijzen zijn degressief: hoe meer u ervan gebruikt, hoe meer de eenheidsprijs zal dalen.

Vereenvoudig het ondertekenen van HR-documenten

De elektronische handtekening heeft een volledige juridische kader!

Opdat de elektronische handtekening dezelfde bewijskracht heeft dan een handgeschreven handtekening, moet deze goedgekeurd worden door een certificeringsinstantie.

De elektronische handtekening van een digitaal document garandeert:

De identiteit van de ondertekenaar (op een unieke en duidelijke wijze),
De integriteit van het ondertekend document (na ondertekening, kan het document niet meer aangepast worden),
De onweerlegbaarheid van het document door de ondertekenaar (de ondertekenaar kan niet ontkennen dat hij ondertekend heeft).

Sinds 2016, is eIDAS een europese standaard die toelaat om een juridische kader te geven en de regels te harmoniseren omtrend de handtekeningen op schaal van de Europese Unie.

Kelio integreert automatisch het ter beschikking plaatsen van een bewijsdocument die het proces certifieert van de elektronische handtekening voor elk ondertekend document.

HOE MIJN ONDERTEKENINGSPROCES DIGITALISEREN

Connective: onze betrouwbare partner

Kelio heeft de keuze gemaakt om samen te werken met de certificeringsinstantie Connective om deze functionaliteit te kunnen aanbieden.
Dit laat toe om een conformiteit te garanderen aan de europese en internationale wetgeving.

Deze betrouwbare partner is conform aan de eIDAS wettelijke voorschriften. Deze alliantie schrijft zich in en respecteert de verplichtingen van GDPR.