Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ?

Quels sont les modules d’un SIRH ?

Grâce à leur performance et la modularité accrue des logiciels SIRH, les entreprises et organisations ont la possibilité de composer leur propre SIRH « personnalisé » en fonction de leurs besoins et maturité dans du processus de digitalisation RH.

Un système complet se compose généralement des principaux modules et fonctionnalités suivantes :

• La gestion des temps de travail et des activités (GTA)
• La gestion des congés et des absences
• Le transfert de données vers un secrétariat social
• La gestion administrative du personnel
• Le suivi des habilitations et vaccinations
• La gestion du onboarding RH (accueil du nouveau collaborateur)
• La gestion des talents
• La gestion des entretiens (professionnels, annuels, …)
• La gestion du télétravail
• La gestion des RTT
• La signature électronique et l’archivage numérique sécurisé des documents RH (dématérialisation)
• La mesure de la QVT (Qualité de Vie au Travail)
• Le reporting RH (bilan social,…)
• Le portail RH ou portail collaborateur

Il faut prêter une attention particulière aux modules qui sont disponibles et les possibilités qu’ils apportent. Par ailleurs il faut regarder si les modules sont intégrés dans le même logiciel afin de pouvoir faire des échanges de données RH sans devoir faire de ressaisie.

Quels sont les avantages du SIRH ?

Les départements RH qui se digitalisent vont le faire par le biais des logiciels SIRH car ils offrent de nombreux avantages :

UNE SOLUTION TOUT EN UN POUR GAGNER DU TEMPS, CENTRALISER, AUTOMATISER ET UNIFORMISER LES PROCÉDURES

L’on peut rapidement remarquer lorsqu’on utilise un SIRH, qu’un des avantages principaux se trouve au niveau de l’automatisation de certaines tâches qui sont très répétitives et à faible valeur ajoutée. C’est un gain de temps sur des tâches comme par exemple : l’envoi des données de prestations variables vers un secrétariat social, le calcul des heures supplémentaires ou heures de nuit, envoyer des rappels par mail ou par téléphone.

Grâce à un SIRH et la centralisation des données ainsi que la facilité de mise à jour des informations, l’automatisation de tâches répétitives est devenue possible. C’est un avantage important car il permet également de ne plus avoir besoin de gérer divers fichiers Excel© qui prennent du temps à mettre à jour et peuvent contenir des erreurs.

Parmi les tâches qui peuvent être automatisées l’on peut remarquer : l’édition et l’envoi de contrats de travail, avenants ou autres documents RH, le calcul des jours de congés, etc…

Lors de la mise en place de ce type de solution c’est l’occasion idéale de faire le point sur les procédures RH internes aux entreprises afin de les uniformiser et d’obtenir une coordination des tâches et de management identique pour chaque collaborateur.

UN CORE RH POUR SÉCURISER LES DONNÉES ET ASSURER LA CONFORMITÉ DES PRATIQUES

Digitaliser permet de sécuriser au maximum les données personnelles de votre personnel et autres données RH.

Garantir une fiabilité totale est impossible en raison de l’entrée manuscrite de certaines données et que l’erreur reste humaine. L’automatisation et la centralisation des données permet tout de même de diminuer le risque d’erreurs dues aux ressaisies multiples.

D’autre part, les accès aux données sont déterminés en fonction des profils. Des collaborateurs n’auront donc, par exemple, pas accès à toutes les données sur leurs collègues alors que ce sera bien le cas pour le responsable RH. Votre logiciel peut être personnalisé en fonction de vos obligations légales ou organisationnelles. Des limites peuvent être paramétrées comme par exemple l’incapacité de planifier des heures de travail le week-end. Des alertes peuvent vous rappeler d’organiser des rendez-vous pour des visites médicales obligatoires pour les salariés concernés.

OBTENEZ DES INDICATEURS POUR VOTRE GESTION STRATÉGIQUE RH

Les données rassemblées peuvent servir pour obtenir des indicateurs clés et des tableaux de bord RH particulièrement utiles pour le pilotage de vos politiques RH.

Le besoin en données de pilotage RH devient essentiel : politique de rémunération, absentéisme, optimisation de la planification des ressources internes ou encore gestion des emplois et des compétences, etc. Avec des indicateurs fiables et faciles à actualiser, vous serez en mesure d’obtenir une vision claire de votre situation et de définir la stratégie RH qui contribuera à la réussite et à la pérennisation de vos activités.

UNE EXPERIENCE RH SIMPLE ET PRATIQUE POUR VOS COLLABORATEURS

L’expérience collaborateur en interne est améliorée grâce à un logiciel SIRH et différents aspects :

• la simplification des processus RH, avec ou sans validation (workflows)
• la décentralisation de décisions RHauprès des managers de proximité,
• la responsabilisation des collaborateurs. Ils peuvent consulter leurs soldes en toute autonomie, mettre à jour leur informations salarié, ou effectuer des démarches telles que les demandes de congés, de transferts de temps en RTT, etc…
• la mise à disposition d’un portail RHergonomique et facile à prendre en main par tous.

Un SIRH c’est bien plus que simplement faciliter la gestion administrative RH pour tous les collaborateurs et gestionnaires. Ils peuvent se concentrer sur leurs missions qui ont une vraie valeur ajoutée. De plus un système SIRH performant améliore l’image qu’on peut avoir de l’entreprise ainsi qu’au bien-être au travail et indirectement impacter de manière positive la fidélisation des talents.

PROMOUVOIR SA MARQUE EMPLOYEUR GRACE A UN OUTIL DE GESTION RH PERFORMANT

En externe, certains modules constituent un atout dans la promotion de la marque employeur. C’est le cas des modules logiciels dédiés au recrutement (ATS) qui améliorent l’expérience vécue par les candidats, avec des fonctionnalités telles que la présentation ludique de l’entreprise, la soumission de candidatures en vidéo ou encore la programmation de réponses systématiques pour n’oublier aucun candidat.

Quelles entreprises peuvent bénéficier de solutions de gestion RH ?

Les SIRH peuvent être utiles à tout type d’organisations (entreprises privées, organismes publics, associations, …) car ils sont paramétrables et personnalisables en fonction des besoins en termes de gestion RH.

C’est exactement grâce à cette adaptabilité que ce système peut être utile aux organisations de toutes tailles d’effectifs, de la PME aux groupes internationaux.

D’un point de vue pratique on constate souvent que :

• A partir de 5 collaborateurs : l’envoi des données vers un secrétariat social devient un enjeu pour une entreprise.
• A partir de à partir de 15 collaborateurs : les modules de gestion des temps et de gestion du contrat salarié deviennent nécessaires, afin d’établir des éléments variables de paie fiables.
• A partir 50 collaborateurs de nouvelles obligations doivent être respectées en matière de droit du travail et de sécurité sociale comme par exemple : Créer un Comité pour la Prévention et la Protection au Travail (CPPT) et s’assurer que le niveau de formation du conseiller en prévention interne soit acquis, gérer les absences pour congé éducation, créer un rapport d’analyse sur la structure de la rémunération tous les deux ans afin de déterminer si la politique de rémunération est neutre en termes de genre, … rendent incontournable le suivi informatisé de ces obligations au risque de pénaliser financièrement l’entreprise.
• Cela facilitera l’extraction des données sur les formations réalisées ou sur des indicateurs RH qui sera particulièrement utile dans le cadre de l’établissement d’un bilan social.
• Par ailleurs, certaines CCT ou accords sont complexes d’un point de vue organisationnel des heures de travail (heures de nuit, le weekend, travail saisonnier, …) ou gestion des temps et il devient pertinent d’acquérir un logiciel SIRH quelle que soit la taille d’effectifs.

De plus, la complexité de certaines conventions collectives ou de certaines organisations (horaires saisonniers, de nuit, plages horaires très étendues…) rend pertinente l’acquisition d’un logiciel SIRH quelle que soit la taille d’effectifs.

Digitalisation RH : comment mettre en place un SIRH ?

Avant de pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités souhaitées il faut passer par une phase de préparation qui demande du temps. Il n’agit pas uniquement d’installer un portail RH pour que la magie opère.

Il faudra organiser in intégrer toutes les données RH comme par exemple les données du personnel, les compteurs d’heures de travail et de congés, les informations liées aux salaires, etc…

Dans l’idéal il serait préférable de constituer deux équipes :

• une équipe de gestionnaires RH et IT qui sera entièrement dédiée au paramétrage et au déploiement de la solution SIRH, avec l’aide des consultants de l’éditeur de logiciel.
• une seconde équipe constituée de volontaires qui serviront de collaborateurs tests avant le déploiement final. Ainsi, vous pourrez recueillir leurs impressions sur l’utilisation du SIRH et déterminer ce qui fonctionne de ce qui a encore besoin d’amélioration.

La réalisation de tests au moment du paramétrage est importante car cette étape permet de s’assurer que les résultats obtenus correspondent aux résultats attendus.

En tant que fournisseur de SIRH et acteur sur le marché depuis plus de 35 ans, les méthodes et procédures utilisées sont testées et approuvées grâce à une expérience qui s’est vue enrichie par des milliers de clients au fil des années.

Quelle est la durée de mise en place d’une telle solution RH ?

Le temps que va prendre une installation de SIRH va varier en fonction des organisations et de leur complexité mais également en fonction des données qu’il faut intégrer. Cela va également dépendre des modules ou du nombre de modules choisis.

Pour des très grands comptes les projets peuvent s’étendre sur plusieurs années et des besoins en modules peuvent également s’ajouter en fonction de l’évolution de ces derniers. Certains clients n’ont besoin que d’une simple pointeuse et dans ce cas l’installation et le paramétrage se fait rapidement. Cependant, en moyenne, un projet s’étend sur 3 à 6 mois.

Quel est le ROI de ce type de logiciel ?

Le Return On Investment ou retour sur investissement n’est pas simple à déterminer car il dépend de plusieurs choses dont le statut de départ de l’entreprise en termes de digitalisation RH. Est-ce que l’entreprise a déjà des démarches RH digitalisées ou est-ce que tout se fait encore sur papier ?

Ensuite, il est difficile d’obtenir un équivalent financier à chaque bénéfice obtenu via un SIRH : comment évaluer la modernisation de l’image de l’entreprise, ou l’évitement d’une erreur sur les prestations envoyées vers votre secrétariat social par exemple ?

Les éléments les plus souvent constatés demeurent toutefois des gains de temps et les économies de coûts réalisés sur la gestion des tâches administratives RH.

Je souhaite une démo du SIRH Kelio