Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ?
Simplifiez la gestion RH et centralisez vos données grâce à une solution logicielle SIRH intégrée, fiable et personnalisable.
Un SIRH est un système qui rassemble toutes sortes de données liées à la gestion des ressources humaines. Ce logiciel est bien connu des entreprises modernes, car il est devenu essentiel pour les équipes RH. Du recrutement à la gestion de la paie, en passant par la mise en place d'une stratégie solide, le SIRH automatise vos processus administratifs et opérationnels pour plus d'efficacité et moins d'erreurs.
Définition du logiciel SIRH
Un logiciel SIRH (pour Système d’information des Ressources Humaines) est une solution logicielle qui facilite et centralise la gestion RH d’une organisation. Par exemple, la solution SIRH peut automatiser certaines tâches à faible valeur ajoutée, afin de vous libérer du temps pour des procédures plus stratégiques.
Il se compose souvent de différentes fonctionnalités. Selon les besoins, les moyens et les spécificités de chaque entreprise, la mise en place d’un logiciel SIRH vous permettra de piloter le recrutement, l'onboarding, la gestion de la paie, la gestion des temps et des activités, l'administration du personnel, les entretiens annuels… Tout est centralisé dans un seul et même outil.
Le résultat ? Une solution SIRH parfaitement intégrée à votre entreprise, qui améliore le quotidien de vos employés, en leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Fonctionnalités clés d’un SIRH pour gérer vos processus RH
Quel que soit le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise, le SIRH offre une approche modulaire qui permet de sélectionner les fonctionnalités RH les plus adaptées aux besoins de votre organisation.
Parmi les modules les plus courants intégrés dans un SIRH, on retrouve :
- gestion des temps de travail et des activités (GTA)
- suivi des congés et des absences
- administration du personnel
- transfert automatisé des données vers un secrétariat social
- gestion des variables de paie
- gestion du télétravail et des RTT
- portail pour les collaborateurs
- digitalisation des documents RH avec signature électronique
Chaque module peut être activé selon vos besoins. Certains logiciels SIRH, comme ceux orientés paie ou gestion du temps, peuvent être déployés de façon progressive selon la maturité de vos processus RH.
Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion RH ?
La gestion des Ressources Humaines devient plus complexe et il ne s’agit plus uniquement de gérer les paies ou de valider des demandes de congés du personnel. Les RH doivent représenter la marque employeur, faire en sorte de fidéliser les talents, gérer leurs compétences sur la durée, ce qui fait que la fonction a acquis une dimension stratégique incontournable au sein des entreprises.
De ce fait, les fonctions RH doivent optimiser au mieux leur gestion des tâches administratives afin de pouvoir libérer du temps pour la gestion des talents et de pouvoir répondre aux enjeux stratégiques de l'organisation. La solution ? Un SIRH bien choisi et adapté aux besoins de votre structure.
Quels sont les avantages d’un SIRH pour mon entreprise ?
Un Système d’Information des Ressources Humaines est bien plus qu’un outil administratif : il représente un levier stratégique pour moderniser la gestion RH et répondre aux enjeux actuels des entreprises.
Un logiciel SIRH bien intégré offre une solution complète pour automatiser, sécuriser et piloter efficacement la gestion des ressources humaines. Il répond à la fois aux besoins des collaborateurs, des managers, et des responsables RH, tout en soutenant votre stratégie RH globale.
Automatiser les tâches RH à faible valeur ajoutée
Le SIRH centralise les données RH, automatise les workflows, et réduit les erreurs grâce à une saisie unique des informations. Résultat :
- moins de saisies manuelles ou de tableurs Excel,
- plus de temps pour le pilotage et la gestion des talents,
- des processus RH uniformisés et traçables.
Sécuriser les données et renforcer la conformité
Chaque salarié accède uniquement aux informations RH qui le concernent. Le logiciel SIRH peut intégrer des alertes, des limites de planning (ex. : temps de repos minimum, temps de travail hebdomadaire, etc.), ou des rappels pour les visites médicales, garantissant ainsi la conformité légale et une meilleure gouvernance RH.
Faciliter l’accès aux indicateurs RH stratégiques
Avec un SIRH, vous générez facilement des tableaux de bord RH pour suivre les indicateurs clés : absentéisme, rémunération, équilibre H/F, taux de formation, etc. Ces données sont cruciales pour ajuster votre stratégie de recrutement.
Améliorer l’expérience collaborateur
Le portail RH collaborateur permet à chacun d’accéder à ses informations RH, de faire ses demandes de congés, ou de mettre à jour ses données en toute autonomie. Cela renforce :
- l’efficacité de la fonction RH,
- la responsabilisation des équipes,
- la perception positive de l’entreprise en interne comme en externe.
Valoriser la marque employeur
Certaines fonctionnalités comme les ATS (logiciels de recrutement) permettent de soigner l’expérience candidat, renforcer votre attractivité et véhiculer une image moderne de votre entreprise.
Quelles entreprises peuvent bénéficier de solutions de gestion RH ?
Les SIRH s’adressent à tout type d'organisation — qu’il s’agisse d’une entreprise privée, d’un organisme public ou d’une association — grâce à leur capacité de paramétrage et de personnalisation selon les besoins.
C’est précisément cette adaptabilité qui rend ce système d’information pertinent pour les structures de toutes tailles, de la PME aux groupes internationaux.
D’un point de vue opérationnel, on constate généralement les tendances suivantes :
- À partir de 5 collaborateurs : la transmission des données RH vers un secrétariat social devient un véritable enjeu pour l’entreprise.
- À partir de 15 collaborateurs : les modules de gestion des temps et de gestion du contrat salarié deviennent essentiels pour établir des éléments variables de paie fiables.
- Dès 50 collaborateurs : de nouvelles obligations légales apparaissent, comme la création d’un Comité pour la Prévention et la Protection au Travail (CPPT), l’obtention du niveau requis pour le conseiller en prévention interne, la gestion des absences liées aux congés éducation, ou encore la rédaction d’un rapport d’analyse sur la structure de rémunération tous les deux ans, dans une logique d’égalité salariale. L’usage d’un SIRH adapté devient alors indispensable pour regrouper et suivre ces obligations sans risque de pénalités financières.
- Le SIRH permet également de faciliter l’extraction de données sur les indicateurs RH, particulièrement utiles dans le cadre d’un bilan social.
- Par ailleurs, certaines conventions collectives ou accords spécifiques engendrent une complexité importante en matière d’organisation du temps de travail (heures de nuit, week-ends, travail saisonnier…). Dans ce cas, l’utilisation d’un logiciel SIRH, quel que soit l’effectif, prend tout son sens.
Comment choisir mon logiciel SIRH ?
Pour bien choisir un logiciel SIRH, il est essentiel de poser les bonnes questions en amont, afin de s’assurer qu’il répond aux besoins structurels et organisationnels de l’entreprise.
Avez-vous besoin d’un SIRH complet ou seulement de certains modules et fonctionnalités ? Faut-il privilégier un logiciel en mode SaaS, ou une solution en local installée sur vos propres serveurs ? Souhaitez-vous tout déployer immédiatement ou préférez-vous une mise en place progressive selon les priorités ?
Pour réussir la mise en place d’un SIRH, trois grandes étapes sont à suivre :
ÉTAPE 1 : EFFECTUEZ UN ÉTAT DES LIEUX DE VOS PROCÉDURES RH
Effectuer un état des lieux des process RH est une étape incontournable, bien que fastidieuse.
Chaque sujet doit passer au peigne fin : recrutement, onboarding ou intégration, cross-boarding, gestion administrative du personnel, etc.
Posez-vous les bonnes questions :
- À partir de quel moment une procédure RH est-elle déclenchée ?
- Qui est responsable du suivi et de l’exécution des tâches RH ?
- Quel est le délai de traitement prévu pour chaque tâche ?
- Comment les données sont-elles enregistrées ou centralisées ?
ÉTAPE 2 : RÉDIGEZ LE CAHIER DES CHARGES DU SIRH
Sur la base de cet état des lieux, élaborez un cahier des charges structuré. Formez un ou plusieurs groupes de travail pour collaborer sur cette tâche.
Suggestion de plan à suivre pendant cette phase :
- Regroupez les procédures RH par thématique, récurrence ou priorité.
- Détaillez chaque étape de manière précise, en tenant compte des contraintes légales et organisationnelles.
- Listez les attentes et les améliorations souhaitées avec l’utilisation d’un SIRH. Faites participer vos collaborateurs pour bénéficier de leur expérience de terrain et favoriser leur engagement.
- Priorisez les fonctionnalités d’un SIRH : indispensables, importantes, optionnelles. Cette étape est essentielle pour rester aligné avec vos véritables besoins de ressources humaines.
ÉTAPE 3 : LANCEZ UN APPEL D’OFFRES
Une fois le cahier des charges finalisé, vous pourrez identifier les fonctionnalités clés à rechercher chez les éditeurs SIRH.
Sélectionnez 3 à 5 prestataires pour comparer leurs offres, et demandez des démonstrations.
Analysez également d'autres critères comme :
- l’expérience et la réputation du fournisseur,
- le nombre de clients ou les avis utilisateurs,
- le support technique, l’accompagnement au déploiement du logiciel SIRH, les mesures de sécurité pour la gestion des données RH.
Car si les fonctionnalités du SIRH sont cruciales, la qualité du service client est tout aussi importante.
Digitalisation RH : comment mettre en place un SIRH ?
Avant de pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités souhaitées, il faut passer par une phase de préparation qui nécessite du temps. Il ne s'agit pas uniquement d’installer un portail RH pour que la magie opère.
Il s’agit d’un projet SIRH structurant qui demande une phase de préparation importante, bien plus complexe qu’une simple mise en ligne de logiciel. Avant de pouvoir exploiter les fonctionnalités d’un SIRH, il faut intégrer et organiser toutes les données de l’entreprise : informations du personnel, compteurs d’heures et de congés, informations de paie, etc.
Idéalement, il serait préférable de constituer deux équipes :
- Une équipe de gestionnaires RH et IT qui sera entièrement dédiée au paramétrage et au déploiement de la solution SIRH, avec l’aide des consultants de l’éditeur de logiciel.
- Une équipe de collaborateurs volontaires qui serviront de groupe test avant le déploiement final. Ainsi, vous pourrez recueillir leurs impressions sur l’utilisation du SIRH et déterminer ce qui fonctionne de ce qui a encore besoin d’amélioration.
Cette phase de tests est cruciale : elle permet de s’assurer que les résultats obtenus correspondent bien aux résultats attendus en matière de gestion des congés, gestion de la paie, ou encore de suivi des processus RH en temps réel.
En tant qu’acteur du marché depuis plus de 35 ans, nous avons bâti des méthodes d’implémentation solides, enrichies par les retours de milliers de clients. Cette expérience nous permet d’offrir une solution SIRH fiable, pensée pour s’adapter à toute organisation, et optimiser la digitalisation avec efficacité.
Quels sont les enjeux d’un logiciel SIRH ?
Le SIRH est un outil collaboratif, qui offre des avantages différenciés selon le profil utilisateur. En fonction du statut – collaborateur, manager ou gestionnaire RH – les bénéfices d’un SIRH varient.
Pour les collaborateurs :
- Ils gagnent en autonomie grâce à un accès direct à leurs informations RH via un portail RH salarié : consultation du solde de congés, temps de travail presté, compteur RTT, etc.
- Ils peuvent effectuer eux-mêmes des démarches RH : demander des congés, transférer du temps en RTT, modifier le jour de télétravail, etc.
- Ils accèdent à des informations internes dans leur portail RH (ex : organigramme…).
Pour les managers :
- Ils reçoivent des notifications leur permettant de valider les demandes de leurs collaborateurs : congés, télétravail, prestations, etc.
- Ils bénéficient d’une visualisation en temps réel des plannings d’équipe, facilitant l’organisation du travail.
- Ils sont alertés en cas d’anomalies ou d’actions à effectuer : absence non planifiée, date de fin de contrat, entretien à programmer…
- Le logiciel SIRH les aide également dans la gestion de plannings complexes en tenant compte des contraintes RH spécifiques.
Pour les équipes RH :
- Les informations RH sont centralisées, sécurisées et constamment à jour. En mode Cloud, elles sont accessibles à distance, ce qui facilite le travail en mobilité.
- Le système permet une détection rapide des anomalies grâce à des alertes intelligentes : badgeage hors plages horaires, dépassements d’heures, irrégularités sur le temps de travail...
- Les tâches RH sont automatiquement réparties auprès des responsables hiérarchiques : validation des congés, planification des entretiens, gestion des absences…
- L’export des données se fait en quelques clics, ce qui facilite la production de rapports RH, et aide à répondre aux obligations légales grâce à des mises à jour automatiques, des paramétrages sur mesure, et des alertes proactives.
Combien de temps prend la mise en place d’une solution SIRH ?
La durée d’installation d’un SIRH varie en fonction de la complexité de l’organisation, de l’historique de données à réintégrer ou encore du nombre de modules logiciels à déployer.
Des projets Grands Comptes peuvent s’étendre sur plusieurs années, alors qu’une badgeuse simple peut être installée et paramétrée en moins d’une heure. Cependant, en moyenne, un projet s’étend sur 3 à 6 mois.
Comment faire adhérer les collaborateurs à la mise en place d’une solution de gestion RH ?
Votre nouvel outil SIRH ou de gestion des temps est un logiciel qui sera utilisé par l’ensemble des collaborateurs d’une organisation. Bien que ce changement soit positif, il se pourrait que certaines réticences soient exprimées par certains d'entre eux. Votre façon de communiquer et de les accompagner dans ce changement sera d’une grande importance et un certain nombre d’actions peuvent être mises en place :
- Communication interne claire et explicative sur les raisons et les avantages de la mise en place de ce système.
- Formation des gestionnaires RH et des utilisateurs comme les planificateurs, managers d’équipes…
- Accompagnement des collaborateurs : mise à disposition d’un guide d’utilisation avec les fonctionnalités du SIRH, désignation des salariés qui auront un rôle d’ambassadeur auprès de leurs collègues…
Un Système d’Information des Ressources Humaines peut-il être utile à une entreprise multi-sites ou internationale ?
Tout à fait ! Le logiciel SIRH Kelio, par exemple, est disponible en 17 langues et peut être déployé à l’échelle internationale. Il est justement très adapté pour garantir une gestion homogène des processus RH et de standardiser les pratiques au sein de groupes multi-sites, tout en tenant compte des spécificités locales (fiscalité, droit du travail, langues…).
Quel est le ROI de ce type de logiciel ?
Le Return On Investment (ou retour sur investissement) n’est pas simple à évaluer, car il dépend fortement du niveau de départ de l’entreprise en termes de digitalisation RH. Une organisation déjà équipée d’outils RH numériques n’obtiendra pas les mêmes gains qu’une entreprise où les processus RH sont encore largement manuels ou basés sur Excel et le papier. Ensuite, il est difficile d’obtenir un équivalent financier à chaque bénéfice obtenu via un SIRH : comment évaluer la modernisation de l’image employeur, ou la diminution du risque d'erreurs dans les prestations envoyées vers votre secrétariat social ? Cependant, les retours les plus fréquemment observés concernent :
- des économies significatives sur la gestion administrative RH,
- un gain de temps pour les équipes RH, les managers et les collaborateurs,
- une réduction des erreurs grâce à l’automatisation des tâches RH.
En résumé, un SIRH adapté permet d’optimiser les ressources internes et de renforcer l’efficacité globale des services RH, ce qui se traduit à terme par un retour sur investissement concret, même s’il est parfois indirect.
