Logiciel d'administration du personnel
Toutes les données de vos employés, sécurisées en un seul endroit
Centralisez vos données RH et votre gestion du personnel : onboarding RH, suivi des habilitations, reporting… Gérez simplement les mises à jour de vos informations RH avec les logiciels Kelio !
Dématérialisez et centralisez toutes les données RH de vos collaborateurs
Le module d'administration du personnel est essentiel dans un logiciel de gestion des ressources humaines. Il permet de centraliser toutes les données et les documents de vos employés.
Des dossiers collaborateurs dématérialisés sont créés dans le SIRH pour chacun de vos employés. Appelé « Core RH » ou « fiche salarié », ce module logiciel de gestion du personnel contient les informations de vos collaborateurs, depuis leur recrutement jusqu'à la réalisation de leur paie :
- Données personnelles : adresse, n° d’urgence, n° de sécurité sociale...,
- Données professionnelles : poste occupé, emploi, service de rattachement, aptitudes, activités, …
- Gestion des Historiques : rémunération, primes, visites médicales, vaccinations, habilitations, …
- Suivi des données de carrière : historiques des entretiens, des formations, … synchronisation possible avec les modules logiciels Kelio Entretien et Kelio Formation.
- Contrats, documents RH, etc.
Les données de vos collaborateurs sont sécurisées et accessibles uniquement au personnel habilité à les consulter, grâce à une gestion des droits d'accès dans le logiciel.
Ce module d’administration du personnel permet d’accélérer et de centraliser la mise à jour des informations. Des alertes vous permettent de rester informé lors de toutes modifications apportées aux fiches salariés.
Automatisez votre gestion administrative RH avec le publipostage et la signature électronique intégrés
Fini la gestion des ressources humaines sans valeur ajoutée !
Générez vos contrats de travail, avenants, attestation d’emploi, convocations, ou tout autre document RH sans effort grâce au publipostage de données RH inclus dans le module logiciel Kelio :
Créer des documents RH personnalisés en nombre
Créer des documents RH personnalisés en nombreCréez vos documents (format Word®) et intégrez automatiquement les données du collaborateur à partir de sa fiche salariée, que ce soient des informations personnelles, professionnelles ou des historiques de carrières.
Vos documents sont à jour, avec toutes les dernières informations RH actualisées !
Automatisez vos signatures électroniques
Automatisez vos signatures électroniquesUn clic de plus et vous envoyez vos documents RH en signature électronique. Vous suivez l’état d’avancement et les retours directement via un tableau de bord dans le SIRH Kelio. Quelle que soit la complexité de votre gestion (plusieurs signatures, contre-signatures…), le document signé s’enregistre automatiquement dans Kelio, sans traitement manuel.
Processus RH : organisez la planification des tâches et facilitez l’onboarding RH
L’embauche, le départ ou la mutation d’un collaborateur nécessitent la réalisation d'un travail coordonné au sein de différents services de l'entreprise (ressources humaines, informatique, service généraux, etc), afin que tout soit prêt le jour J.
Avec le module de gestion du personnel et les processus RH Kelio, vous planifiez l’ensemble des tâches de préboarding, onboarding RH ou off boarding, et les affectez aux personnes concernées. Chacun est alerté par mail des missions qui lui sont confiées et peut suivre leur avancée sur son portail RH Kelio.
- Permettez à votre futur collaborateur de saisir ses données dans Kelio avant même son entrée en poste (preboarding)
- Gérez les process d’affectation d’un poste informatique, de droits réseaux, d’un téléphone, d’une voiture de société, ou d’un badge d’accès à l'entreprise,
- Déclarations d’embauche et de fin de contrat en paie : DPAE, FCTU, DNAC, etc.
- Préparation du solde de tout compte, rectification de sa paie, etc.
Vous suivez en temps réel l’état d’avancement et la gestion des différentes tâches sous la forme d’un tableau de bord. Vous pouvez relancer les employés concernés et vous êtes ainsi sûr de ne rien oublier !
Visites médicales et habilitations de votre personnel : comment suivre les renouvellements ?
Facilitez le suivi pour chaque collaborateur de toutes les visites médicales, vaccinations ou accréditations nécessaires à l’exercice de leur poste : Habilitation Électrique, Sauveteur Secouriste du Travail, Certificat d’Aptitude à la Conduite En Sécurité, etc.
- Soyez alertés et suivez les renouvellements de visites médicales et habilitations de tous les employés de votre entreprise
- Planifiez les RDV médicaux ou d’habilitation, ainsi que leur renouvellement, grâce aux tableaux de bord pratiques de Kelio. Vous gérez votre propre répertoire des habilitations avec les durées de validité et les périodes de renouvellement associées.
- Convoquez facilement vos employés : convocation personnalisable par email, création automatique d’un RDV dans son agenda Outlook©
- Créez automatiquement des motifs d’absences pour visites médicales dans les modules logiciels de Gestion des temps de travail et congés et de Planification (en option), afin de tracer et justifier les absences des collaborateurs.
- Facilitez l’archivage des pièces justificatives et des historiques d’habilitation dans les dossiers collaborateurs
Facilitez le suivi de vos visites médicales et habilitations
Libérez votre gestion RH interne !
Gagnez un temps précieux avec les fonctionnalités collaboratives du logiciel Kelio :
- Décentralisez la mise à jour des informations RH, en permettant au salarié de consulter et/ou de modifier sa fiche salarié
- Facilitez l’accès à un annuaire des personnes et des numéros utiles via PC ou mobile
- Proposez une messagerie interne sécurisée depuis le portail Kelio
Kelio devient votre allié dans la simplification de votre gestion et de votre communication interne.
Accédez à vos reportings RH en quelques clics
Le pilotage RH devient un enjeu stratégique pour une entreprise, au même titre que la gestion du capital humain, des compétences et des talents. Le service des ressources humaines est chargé de la production de nombreux rapports devenus obligatoires en France : BDESE, Bilan social, index d’égalité professionnelle, etc..
Accédez à de nombreux indicateurs RH actualisés à la demande
Accédez à de nombreux indicateurs RH actualisés à la demandeLe logiciel SIRH Kelio propose des outils de reporting RH intégrés, aux nombreuses fonctionnalités. Plus besoin de calculs manuels, Kelio compile les données liées à vos collaborateurs et les actualise en temps réel.
Des graphiques personnalisés et faciles à exporter
Des graphiques personnalisés et faciles à exporterGagnez en productivité avec Kelio dans la préparation de vos reportings et bilans RH !
Kelio propose plusieurs modèles de rapports RH par défaut. Grâce aux 30 données disponibles (CSP, type de contrat, âge, sexe, statut RQTH, etc.) vous pouvez créer plus de 1000 personnalisations de graphiques différentes afin de gagner du temps dans la production de vos tableaux de bords RH et légaux.
Personnalisez vos graphiques, lancez-les depuis Kelio et intégrez-les directement dans vos documents RH !
Pourquoi choisir le logiciel Kelio pour votre administration du personnel ?
- Centralisation des données RH de votre personnel dans un logiciel sécurisé
- Solution de traitements et d'archivage automatique de documents RH personnalisés
- Accélération des processus RH internes : pre-onboarding, onboarding, mobilités internes…
- Gestion groupée des visites médicales et habilitations
- Nombreux reportings RH personnalisables et actualisés en temps réels dans le logiciel
