Wat is een HRIS-software?

Vereenvoudig het beheer van uw werknemers door betrouwbare, gecentraliseerde software voor personeelsbeheer te integreren.

Een HRIS is een systeem dat toelaat om gegevens in verband met HR-beheer te verzamelen en beheren. Dit systeem is tegenwoordig goed bekend bij bedrijven, omdat het een aantal taken in het dagelijkse werk van HR vergemakkelijkt. Van on-boarding tot off-boarding, processen kunnen digitaal worden beheerd zodat geen enkele taak wordt gemist, het administratieve beheer van alle personeelsgerelateerde gegevens en het beheer van talent, vaardigheden, autorisaties, het bijhouden van geleverde werkmaterialen en nog veel meer!

De HRIS-software: definitie

Een HRIS-software - human-resources-informatiesysteem - is een complete software-oplossing om het beheer van de afdeling human resources van een organisatie te vereenvoudigen en centraliseren.

De software bestaat vaak uit verschillende modules. Afhankelijk van de behoeften, middelen en specifieke kenmerken van elk bedrijf, kan HRIS-software worden gebruikt voor het beheer van werving, opleiding, een link naar het sociaal secretariaat, tijd- en activiteitenbeheer, personeelsadministratie, talentmanagement, interviewmanagement, enz. voor één of meerdere vestigingen binnen hetzelfde bedrijf.

Wat zijn de modules van een HRIS?

Dankzij de prestaties en de toegenomen modulariteit van HRIS-software kunnen bedrijven en organisaties hun eigen HRIS 'op maat' samenstellen op basis van hun behoeften en maturiteit in het HR-digitaliseringsproces.

Een volledig systeem bestaat meestal uit de volgens hoofdmodules en functies:

Het beheer van de arbeids- en activiteitentijd (GTA)
Voor het beheer van vakantiedagen en afwezigheden
Gegevensoverdracht aan een sociaal secretariaat
Het administratief personeel van het personeel
De opvolging van bevoegdheden en vaccinaties
Het beheer van aanwervingen
Het beheer van de HR-onboarding (onthaal van de nieuwe werknemer)
Het talentbeheer
Het beheer van gesprekken (professioneel, jaarlijks,...)
Het beheer van telewerk
Het beheer van de inhaalrust
De elektronische ondertekening en beveiligde digitale archivering van HR-documenten (dematerialisatie)
De maatregel van de LKW (levenskwaliteit op het werk)
De HR-verslaggeving (sociale balans...)
Het HR-portaal of werknemersportaal

Er moet in het bijzonder aandacht worden besteed aan de modules die beschikbaar zijn en de mogelijkheden die ze met zich meebrengen. Daarnaast moet ook worden nagegaan of de modules in dezelfde software zijn geïntegreerd, zodat de HR-gegevens kunnen worden uitgewisseld zonder dat gegevens opnieuw moeten worden ingevoerd.

Waarom een HR-beheerssoftware invoeren?

Het beheer van human resources wordt complexer en het gaat niet meer enkel om personeelsdossiers beheren of vakantieaanvragen goedkeuren. HR moet het werkgeversmerk vertegenwoordigen, ervoor zorgen dat talent behouden blijft en hun vaardigheden op lange termijn beheren, wat betekent dat de HR-functie een essentiële strategische dimensie heeft gekregen binnen bedrijven.

Als gevolg hiervan moeten HR-functies hun tijd en het beheer van administratieve taken optimaliseren om tijd vrij te maken voor talentmanagement en de strategische uitdagingen van hun organisatie aan te gaan.

Wat zijn de voordelen van het HRIS?

De HR-afdelingen die digitaliseren, doen dit aan de hand van HRIS-software, omdat deze verschillende voordelen biedt:

EEN ALLES-IN-ÉÉN OPLOSSING OM TIJD TE BESPAREN, TE CENTRALISEREN, AUTOMATISEREN EN DE PROCEDURES TE STANDAARDISEREN

Een van de belangrijkste voordelen van een HRIS is de automatisering van bepaalde taken die zeer repetitief zijn en weinig toegevoegde waarde hebben. Het bespaart tijd bij taken zoals het versturen van variabele uitkeringsgegevens naar een sociaal secretariaat, het berekenen van overuren of nachtdiensten en het versturen van herinneringen per e-mail of telefoon.

Dankzij een HRIS en de centralisatie van gegevens en het gemak waarmee informatie kan worden bijgewerkt, kunnen repetitieve taken nu worden geautomatiseerd. Dit is een groot voordeel, omdat het ook de noodzaak wegneemt om verschillende Excel©-bestanden te beheren die tijdrovend zijn om bij te werken en fouten kunnen bevatten.

Taken die geautomatiseerd kunnen worden, zijn onder andere het bewerken en verzenden van arbeidscontracten, addenda en andere HR-documenten, het berekenen van vakantierechten, enz.

Bij het implementeren van dit type oplossing is het een ideale gelegenheid om de interne HR-procedures van het bedrijf te inventariseren om ze te standaardiseren en ervoor te zorgen dat taken en management voor elke werknemer op dezelfde manier worden gecoördineerd.

HR-CORE OM GEGEVENS TE BEVEILIGEN EN NALEVING VAN PRAKTIJKEN TE GARANDEREN

Digitalisering betekent dat de persoonlijke gegevens en andere HR-gegevens van uw personeel zo veilig mogelijk zijn.

Het is onmogelijk om totale betrouwbaarheid te garanderen omdat sommige gegevens met de hand worden ingevoerd en fouten menselijk zijn. Het automatiseren en centraliseren van gegevens vermindert echter wel het risico op fouten door meerdere herinvoeren.

Bovendien wordt de toegang tot gegevens bepaald door het profiel. Zo hebben werknemers bijvoorbeeld geen toegang tot alle gegevens over hun collega's, terwijl de HR-manager dat wel heeft. Uw software kan worden aangepast om te voldoen aan uw wettelijke of organisatorische vereisten. Er kunnen grenzen worden gesteld, zoals het niet kunnen plannen van werktijden in het weekend. Meldingen doen u eraan herinneren om afspraken te organiseren voor verplichte medische onderzoeken voor de betrokken werknemers.

KRIJG INDICATOREN VOOR UW STRATEGISCH HR-BEHEER

De verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt om belangrijke indicatoren en HR-dashboards te maken die bijzonder nuttig zijn voor het sturen van uw HR-beleid.

De behoefte aan HR-managementgegevens wordt steeds groter: beloningsbeleid, absenteïsme, optimalisatie van interne resourceplanning, functie- en competentiebeheer, enz. Met betrouwbare indicatoren die gemakkelijk te updaten zijn, krijgt u een duidelijk beeld van uw situatie en kunt u de HR-strategie bepalen die bijdraagt aan het succes en de duurzaamheid van uw bedrijf.

EEN EENVOUDIGE EN PRAKTISCHE HR-ERVARING VOOR UW WERKNEMERS

De interne ervaring van werknemers wordt verbeterd door een HRIS-software en verschillende aspecten:

de vereenvoudiging van de HR-processen, met of zonder goedkeuring (workflows)
de decentralisatie van HR-beslissingen bij lokale managers
de responsabilisering van werknemers. Ze kunnen zelf hun saldi raadplegen, hun looninformatie bijwerken of zelf acties uitvoeren zoals vakanties aanvragen, tijd overdragen naar inhaalrust, enz.
de terbeschikkingstelling van een ergonomisch en gebruiksvriendelijk HR-portaal voor iedereen.

Een HRIS is meer dan enkel het administratief HR-beheer gemakkelijker maken voor alle werknemers en beheerders. Ze kunnen zich concentreren om hun taken met een echte toegevoegde waarde. Bovendien verbetert een goed presterend HRIS-systeem het imago en het welzijn van het bedrijf op de werkvloer en heeft het indirect een positieve invloed op het behouden van talent.

HET WERKGEVERSMERK PROMOTEN DANKZIJ EEN KRACHTIGE HR-BEHEERSTOOL

Extern vormen bepaalde modules een troef in de promotie van het werkgeversmerk. Dit is het geval met de softwaremodules gewijd aan werving (ATS) die de ervaring voor kandidaten verbeteren, met functies zoals een leuke presentatie van het bedrijf, het per video indienen van sollicitaties of het programmeren van systematische reacties om ervoor te zorgen dat geen enkele kandidaat over het hoofd wordt gezien.

Wat zijn de uitdagingen van een HRIS-software?

Omdat het een samenwerkingstool is, variëren de voordelen afhankelijk van de status en het rechtenprofiel van de gebruiker. Hier volgen enkele voorbeelden van de voordelen van een HRIS voor werknemers en managers:

Werknemers:

ze krijgen meer autonomie bij de raadpleging van hun HR-informatie: ze kunnen hun verlofsaldi, gepresteerde werktijd... raadplegen, maar ook een rol spelen bij het bijwerken van hun gegevens via de toegang tot een werknemers-HR-portaal.
Ze kunnen HR-procedures uitvoeren om vrije dagen aan te vragen, vrije tijd over te hevelen naar inhaalrust, de telewerkdag te wijzigen, enz.
Ze hebben toegang tot interne informatie in hun HR-portaal (bijv.: organigram...)

Voor managers,

meldingen ontvangen over aanvragen van hun werknemers en ze goedkeuren: verlofaanvraag, goedkeuring van prestaties, aanvraag van telewerk...
De planning van hun team in realtime bekijken
Waarschuwingen ontvangen bij afwijkingen of uit te voeren taken: onvoorziene afwezigheden, belangrijke deadlines (einde contract...)...
hulp bij het opstellen van complexe planningen

Voor de beheerder,

wordt de informatie gecentraliseerd, beveiligd en bijgewerkt. Bovendien zijn de gegevens toegankelijk van op afstand, aangezien het HRIS in een cloud zit. Het opstellen van verslagen helpt bij de HR-strategie
afwijkingen worden snel vastgesteld dankzij waarschuwingen en meldingen en zo kan de beheerder bijvoorbeeld worden ingelicht over een boeking buiten de voorziene uren, een overschrijding van het uurrooster...
de taken worden rechtstreeks toegekend aan de hiërarchisch verantwoordelijke (bijv.: goedkeuring van de verlofdagen van werknemers, planning van data voor gesprekken...)
export van de gegevens over de prestaties in enkele klikken
hulp bij de naleving van de wettelijke verplichtingen die worden ingesteld via automatische updates, waarschuwingen enz.

Welke ondernemingen kunnen gebruik maken van HR-beheeroplossingen?

HRIS kunnen nuttig zijn voor elk type organisatie (privéondernemingen, overheidsinstanties, verenigingen...), omdat ze kunnen worden ingesteld en aangepast in functie van de behoeften op het vlak van HR-beheer.

Juist door dit aanpassingsvermogen kan dit systeem nuttig zijn voor organisaties van alle personeelsgroottes, van KMO's tot internationale groepen.

Vanuit een praktisch standpunt stellen we vaak vast dat:

vanaf 5 werknemers: het versturen van de gegevens naar een sociaal secretariaat wordt een uitdaging voor een onderneming.
Vanaf 15 werknemers: de modules tijdbeheer en beheer van werknemerscontracten worden noodzakelijk om betrouwbare variabele loonelementen op te stellen.
Vanaf 50 werknemers moet worden voldaan aan nieuwe verplichtingen op het vlak van arbeidsrecht en sociale zekerheid, zoals: De oprichting van een Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) en het verzekeren van het opleidingsniveau van de interne preventieadviseur, het beheer van afwezigheden voor educatief verlof, het om de twee jaar opstellen van een analyseverslag over de beloningsstructuur om te bepalen of het beloningsbeleid genderneutraal is, enz. maken een geïnformatiseerde opvolging van deze verplichtingen onontbeerlijk, met het risico dat het bedrijf financieel benadeeld wordt.
Dit maakt het gemakkelijker om gegevens over uitgevoerde opleidingen of over HR-indicatoren te extraheren, wat bijzonder nuttig zal zijn bij het opstellen van een sociaal verslag.
Bovendien zijn sommige cao's of overeenkomsten complex vanuit het oogpunt van het organiseren van werktijden (nachtdiensten, weekends, seizoenswerk, enz.) of tijdbeheer, en is het zinvol om HRIS-software aan te schaffen, ongeacht de omvang van het personeelsbestand.

Welke HRIS-software kies ik?

Als het gaat om het aanschaffen van HRIS-software, moet er goed worden nagedacht over wat de beste oplossing is voor de organisatorische en structurele behoeften. Heb ik een volledig HRIS of slechts enkele modules en functies nodig? Is lokale hosting, d.w.z. acquisitie geïnstalleerd op de eigen servers, een goede optie, of verdient SaaS niet de voorkeur om het onderhoud dat lokaal nodig is te verminderen? Zijn alle functionaliteiten direct nodig of kunnen ze worden ingezet wanneer dat nodig is?

Om u te helpen de juiste keuze te maken bij het implementeren van een HRIS, zijn er 3 stappen die u moet nemen om uw werkelijke behoeften te bepalen:

STAP 1: MAAK EEN INVENTARIS OP VAN DE INTERNE HR-PROCESSEN

Een inventaris opmaken van alle beheerprocessen of procedures van human resources is een tijdrovende, maar onmisbare stap.

Elk HR-onderwerp moet met een fijne kam worden onderzocht: aanwerving, onboarding of integratie, cross-boarding, administratief beheer van het personeel... Maak de inventaris op van de huidige praktijken in uw organisatie:

Op welk moment, of bij welke werknemer, moet een HR-procedure in gang worden gezet?
Wie is verantwoordelijk voor de opvolging van een HR-procedure en de opstelling van taken?
Wat is de behandelingstermijn van elke procedure of taak?
Hoe worden de restituties geregistreerd?
enz.

STAP 2: GA OVER TOT DE OPSTELLING VAN EEN HRIS-BESTEK

Uw inventaris dient als basis voor de vaststelling van uw behoeften. U kunt een of meerdere werkgroepen creëren die verantwoordelijk zullen zijn voor de opstelling van het bestek van uw toekomstig HRIS.

Hier een planvoorstel om te volgen tijdens deze fase:

Verzamel de procedures in een werkgroep en groepeer ze op thema, herhaling, belang of een ander criterium dat belangrijk is binnen uw organisatie.
Beschrijf het verloop van elke stap van de procedure met precisie en de wettelijke en/of organisatorische beperkingen.
Stel de lijst met uw verwachtingen en gewenste verbeteringen op aan de hand van het HRIS. Betrek uw medewerkers erbij, zodat zij ook hun tips voor verbetering kunnen indienen op basis van hun ervaring in het veld en hun betrokkenheid kunnen versterken.
Definieer de nodige functies in prioriteit: onmisbare, belangrijke, facultatieve functies. Deze prioriteringsfase is essentieel als u zich wilt blijven richten op de essentiële behoeften van uw organisatie, zonder verblind te raken door "wow"-functies die incidenteel kunnen zijn.

STAP 3: SCHRIJF EEN UITBESTEDING UIT

Zodra uw specificaties zijn opgesteld, kunt u de belangrijkste functies identificeren die u nodig hebt om ervoor te zorgen dat uw software soepel werkt.

Vervolgens kunt u een eerste selectie maken tussen de HRIS-leveranciers op de markt. We raden aan om 3 tot 5 dienstverleners te kiezen om hun prijs- en/of demonstratieoffertes te ontvangen.

Naast functionaliteit kunnen ook andere criteria worden geanalyseerd, bijvoorbeeld: jarenlange ervaring op dit gebied, anciënniteit op de markt, klantbeoordelingen, aantal klanten, enz.

De aangeboden diensten zijn ook het overwegen waard:

Kan ik gemakkelijk ondersteuning krijgen?
Is er begeleiding tijdens de uitrol en implementatie van de HRIS-software?
Wat gebeurt er als er geen software beschikbaar is?
Waar worden de digitale gegevens opgeslagen? Met welk beveiligingsniveau?

Want hoewel HRIS-functionaliteit belangrijk is, is klantenservice dat ook.

HR-digitalisering: hoe integreer ik een HRIS?

Voordat u alle functies kunt gebruiken die u wilt, moet u een tijdrovende voorbereidingsfase doorlopen. Het is niet alleen een kwestie van een HR-portaal installeren om de magie te laten gebeuren.

Alle HR-gegevens moeten worden georganiseerd en geïntegreerd, zoals personeelsgegevens, werkuren- en vakantietellers, salarisinformatie, enz.

Idealiter worden er twee teams gevormd:

een team van HR- en IT-managers dat zich volledig richt op het opzetten en implementeren van de HRIS-oplossing, met de hulp van consultants van de software-uitgever.
een tweede team van vrijwilligers dat zal fungeren als testpersoneel voor de definitieve uitrol. Op die manier kunt u hun indrukken verzamelen over hoe het HRIS wordt gebruikt en bepalen wat werkt en wat nog moet worden verbeterd.

Het is belangrijk om testen uit te voeren in de configuratiefase om er zeker van te zijn dat de verkregen resultaten overeenkomen met de verwachte resultaten.

Als HRIS-leverancier en marktspeler voor meer dan 35 jaar, zijn de methoden en procedures die we gebruiken getest en goedgekeurd dankzij de ervaring van duizenden klanten door de jaren heen.

Hoe lang duurt de implementatie van zulke HR-oplossing?

De tijd die nodig is om een HRIS te installeren, hangt af van de complexiteit van elke organisatie en de gegevens die geïntegreerd moeten worden. Dit hangt af van de modules of het aantal gekozen modules.

Voor zeer grote accounts kunnen projecten zich over meerdere jaren uitstrekken en er kunnen ook modulevereisten worden toegevoegd naarmate deze evolueren. Sommige klanten hebben alleen een eenvoudige prikklok nodig, in dat geval kunnen installatie en configuratie snel worden uitgevoerd. Gemiddeld duurt het echter 3 tot 6 maanden om een project af te ronden.

Hoe krijg ik medewerkers zover dat ze de implementatie van een HR-managementoplossing ondersteunen?
Uw nieuwe HRIS of tijdmanagementtool is software die door alle werknemers in een organisatie wordt gebruikt.

Hoewel dit een positieve verandering is, kan er bij sommige werknemers enige terughoudendheid bestaan.

De manier waarop u met uw werknemers communiceert en hen ondersteunt bij deze verandering zal van groot belang zijn en er kunnen een aantal acties worden ondernomen:

Duidelijke, verklarende interne communicatie over de redenen voor en de voordelen van de invoering van dit systeem: als werknemers krijgen ze meer autonomie bij het raadplegen van hun gegevens, hun vakantietellers, het indienen van vakantieaanvragen... De transparantie wordt vergroot, net als de gelijke behandeling vanuit het oogpunt van bijvoorbeeld aanwezigheid...

Opleiding voor HR-managers en gebruikers zoals planners, teammanagers...

Ondersteuning voor medewerkers: gebruikershandleiding met HRIS-functies, aanstellen van medewerkers als ambassadeurs voor hun collega's...;

Kan een personeelsinformatiesysteem worden gebruikt door een bedrijf met meerdere vestigingen of meerdere landen?

De HRIS-software van Kelio is beschikbaar in 17 talen en kan in verschillende landen of vestigingen worden ingezet, en vooral de HR-praktijken binnen een groep harmoniseren.

Wat is de ROI van dit type software?

De Return On Investment is niet eenvoudig vast te stellen omdat deze afhangt van een aantal zaken, waaronder het startpunt van het bedrijf op het gebied van HR-digitalisering. Heeft het bedrijf al digitale HR-procedures of gebeurt alles nog op papier?

Ten tweede is het moeilijk om een financieel equivalent te krijgen voor elk voordeel dat via een HRIS wordt verkregen: hoe evalueert u bijvoorbeeld de modernisering van het bedrijfsimago of het vermijden van een fout in de diensten die naar uw sociaal secretariaat worden gestuurd?

De meest opgemerkte factoren blijven echter de tijd- en kostenbesparingen bij het beheren van HR-administratieve taken.

IK WIL EEN DEMO VAN HET HRIS KELIO