Wat is een HRIS-software?

Wat zijn de modules van een HRIS? 

Dankzij de prestaties en de toegenomen modulariteit van HRIS-software kunnen bedrijven en organisaties hun eigen HRIS 'op maat' samenstellen op basis van hun behoeften en maturiteit in het HR-digitaliseringsproces.

Een volledig systeem bestaat meestal uit de volgens hoofdmodules en functies:

• Het beheer van de arbeids- en activiteitentijd (GTA)
• Voor het beheer van vakantiedagen en afwezigheden
• Gegevensoverdracht aan een sociaal secretariaat
• Het administratief personeel van het personeel
• De opvolging van bevoegdheden en vaccinaties
• Het beheer van aanwervingen
• Het beheer van de HR-onboarding (onthaal van de nieuwe werknemer)
• Het talentbeheer
• Het beheer van gesprekken (professioneel, jaarlijks,...)
• Het beheer van telewerk
• Het beheer van de inhaalrust
• De elektronische ondertekening en beveiligde digitale archivering van HR-documenten (dematerialisatie)
• De maatregel van de LKW (levenskwaliteit op het werk)
• De HR-verslaggeving (sociale balans...)
• Het HR-portaal of werknemersportaal

Er moet in het bijzonder aandacht worden besteed aan de modules die beschikbaar zijn en de mogelijkheden die ze met zich meebrengen. Daarnaast moet ook worden nagegaan of de modules in dezelfde software zijn geïntegreerd, zodat de HR-gegevens kunnen worden uitgewisseld zonder dat gegevens opnieuw moeten worden ingevoerd.

Wat zijn de voordelen van het HRIS? 

De HR-afdelingen die digitaliseren, doen dit aan de hand van HRIS-software, omdat deze verschillende voordelen biedt:

EEN ALLES-IN-ÉÉN OPLOSSING OM TIJD TE BESPAREN, TE CENTRALISEREN, AUTOMATISEREN EN DE PROCEDURES TE STANDAARDISEREN 

Een van de belangrijkste voordelen van een HRIS is de automatisering van bepaalde taken die zeer repetitief zijn en weinig toegevoegde waarde hebben. Het bespaart tijd bij taken zoals het versturen van variabele uitkeringsgegevens naar een sociaal secretariaat, het berekenen van overuren of nachtdiensten en het versturen van herinneringen per e-mail of telefoon.

Dankzij een HRIS en de centralisatie van gegevens en het gemak waarmee informatie kan worden bijgewerkt, kunnen repetitieve taken nu worden geautomatiseerd. Dit is een groot voordeel, omdat het ook de noodzaak wegneemt om verschillende Excel©-bestanden te beheren die tijdrovend zijn om bij te werken en fouten kunnen bevatten.

Taken die geautomatiseerd kunnen worden, zijn onder andere het bewerken en verzenden van arbeidscontracten, addenda en andere HR-documenten, het berekenen van vakantierechten, enz.

Bij het implementeren van dit type oplossing is het een ideale gelegenheid om de interne HR-procedures van het bedrijf te inventariseren om ze te standaardiseren en ervoor te zorgen dat taken en management voor elke werknemer op dezelfde manier worden gecoördineerd.

HR-CORE OM GEGEVENS TE BEVEILIGEN EN NALEVING VAN PRAKTIJKEN TE GARANDEREN 

Digitalisering betekent dat de persoonlijke gegevens en andere HR-gegevens van uw personeel zo veilig mogelijk zijn.

Het is onmogelijk om totale betrouwbaarheid te garanderen omdat sommige gegevens met de hand worden ingevoerd en fouten menselijk zijn. Het automatiseren en centraliseren van gegevens vermindert echter wel het risico op fouten door meerdere herinvoeren.

Bovendien wordt de toegang tot gegevens bepaald door het profiel. Zo hebben werknemers bijvoorbeeld geen toegang tot alle gegevens over hun collega's, terwijl de HR-manager dat wel heeft. Uw software kan worden aangepast om te voldoen aan uw wettelijke of organisatorische vereisten. Er kunnen grenzen worden gesteld, zoals het niet kunnen plannen van werktijden in het weekend. Meldingen doen u eraan herinneren om afspraken te organiseren voor verplichte medische onderzoeken voor de betrokken werknemers.

KRIJG INDICATOREN VOOR UW STRATEGISCH HR-BEHEER 

De verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt om belangrijke indicatoren en HR-dashboards te maken die bijzonder nuttig zijn voor het sturen van uw HR-beleid.

De behoefte aan HR-managementgegevens wordt steeds groter: beloningsbeleid, absenteïsme, optimalisatie van interne resourceplanning, functie- en competentiebeheer, enz. Met betrouwbare indicatoren die gemakkelijk te updaten zijn, krijgt u een duidelijk beeld van uw situatie en kunt u de HR-strategie bepalen die bijdraagt aan het succes en de duurzaamheid van uw bedrijf.

EEN EENVOUDIGE EN PRAKTISCHE HR-ERVARING VOOR UW WERKNEMERS 

De interne ervaring van werknemers wordt verbeterd door een HRIS-software en verschillende aspecten:

• de vereenvoudiging van de HR-processen, met of zonder goedkeuring (workflows)
• de decentralisatie van HR-beslissingen bij lokale managers
• de responsabilisering van werknemers. Ze kunnen zelf hun saldi raadplegen, hun looninformatie bijwerken of zelf acties uitvoeren zoals vakanties aanvragen, tijd overdragen naar inhaalrust, enz.
• de terbeschikkingstelling van een ergonomisch en gebruiksvriendelijk HR-portaal voor iedereen.

Een HRIS is meer dan enkel het administratief HR-beheer gemakkelijker maken voor alle werknemers en beheerders. Ze kunnen zich concentreren om hun taken met een echte toegevoegde waarde. Bovendien verbetert een goed presterend HRIS-systeem het imago en het welzijn van het bedrijf op de werkvloer en heeft het indirect een positieve invloed op het behouden van talent.

HET WERKGEVERSMERK PROMOTEN DANKZIJ EEN KRACHTIGE HR-BEHEERSTOOL 

Extern vormen bepaalde modules een troef in de promotie van het werkgeversmerk. Dit is het geval met de softwaremodules gewijd aan werving (ATS) die de ervaring voor kandidaten verbeteren, met functies zoals een leuke presentatie van het bedrijf, het per video indienen van sollicitaties of het programmeren van systematische reacties om ervoor te zorgen dat geen enkele kandidaat over het hoofd wordt gezien.

Welke ondernemingen kunnen gebruik maken van HR-beheeroplossingen? 

HRIS kunnen nuttig zijn voor elk type organisatie (privéondernemingen, overheidsinstanties, verenigingen...), omdat ze kunnen worden ingesteld en aangepast in functie van de behoeften op het vlak van HR-beheer.

Juist door dit aanpassingsvermogen kan dit systeem nuttig zijn voor organisaties van alle personeelsgroottes, van KMO's tot internationale groepen.

Vanuit een praktisch standpunt stellen we vaak vast dat:

• vanaf 5 werknemers: het versturen van de gegevens naar een sociaal secretariaat wordt een uitdaging voor een onderneming.
• Vanaf 15 werknemers: de modules tijdbeheer en beheer van werknemerscontracten worden noodzakelijk om betrouwbare variabele loonelementen op te stellen.
• Vanaf 50 werknemers moet worden voldaan aan nieuwe verplichtingen op het vlak van arbeidsrecht en sociale zekerheid, zoals: De oprichting van een Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) en het verzekeren van het opleidingsniveau van de interne preventieadviseur, het beheer van afwezigheden voor educatief verlof, het om de twee jaar opstellen van een analyseverslag over de beloningsstructuur om te bepalen of het beloningsbeleid genderneutraal is, enz. maken een geïnformatiseerde opvolging van deze verplichtingen onontbeerlijk, met het risico dat het bedrijf financieel benadeeld wordt.
• Dit maakt het gemakkelijker om gegevens over uitgevoerde opleidingen of over HR-indicatoren te extraheren, wat bijzonder nuttig zal zijn bij het opstellen van een sociaal verslag.
• Bovendien zijn sommige cao's of overeenkomsten complex vanuit het oogpunt van het organiseren van werktijden (nachtdiensten, weekends, seizoenswerk, enz.) of tijdbeheer, en is het zinvol om HRIS-software aan te schaffen, ongeacht de omvang van het personeelsbestand.

De plus, la complexité de certaines conventions collectives ou de certaines organisations (horaires saisonniers, de nuit, plages horaires très étendues…) rend pertinente l’acquisition d’un logiciel SIRH quelle que soit la taille d’effectifs.

HR-digitalisering: hoe integreer ik een HRIS? 

Voordat u alle functies kunt gebruiken die u wilt, moet u een tijdrovende voorbereidingsfase doorlopen. Het is niet alleen een kwestie van een HR-portaal installeren om de magie te laten gebeuren.

Alle HR-gegevens moeten worden georganiseerd en geïntegreerd, zoals personeelsgegevens, werkuren- en vakantietellers, salarisinformatie, enz.

Idealiter worden er twee teams gevormd:

• een team van HR- en IT-managers dat zich volledig richt op het opzetten en implementeren van de HRIS-oplossing, met de hulp van consultants van de software-uitgever.
• een tweede team van vrijwilligers dat zal fungeren als testpersoneel voor de definitieve uitrol. Op die manier kunt u hun indrukken verzamelen over hoe het HRIS wordt gebruikt en bepalen wat werkt en wat nog moet worden verbeterd.

Het is belangrijk om testen uit te voeren in de configuratiefase om er zeker van te zijn dat de verkregen resultaten overeenkomen met de verwachte resultaten.

Als HRIS-leverancier en marktspeler voor meer dan 35 jaar, zijn de methoden en procedures die we gebruiken getest en goedgekeurd dankzij de ervaring van duizenden klanten door de jaren heen.

Wat is de ROI van dit type software? 

De Return On Investment is niet eenvoudig vast te stellen omdat deze afhangt van een aantal zaken, waaronder het startpunt van het bedrijf op het gebied van HR-digitalisering. Heeft het bedrijf al digitale HR-procedures of gebeurt alles nog op papier?

Ten tweede is het moeilijk om een financieel equivalent te krijgen voor elk voordeel dat via een HRIS wordt verkregen: hoe evalueert u bijvoorbeeld de modernisering van het bedrijfsimago of het vermijden van een fout in de diensten die naar uw sociaal secretariaat worden gestuurd?

De meest opgemerkte factoren blijven echter de tijd- en kostenbesparingen bij het beheren van HR-administratieve taken.

IK WIL EEN DEMO VAN HET HRIS KELIO