Wat is HRIS-software?

Vereenvoudig uw personeelsadministratie en centraliseer alle gegevens met een betrouwbaar en personaliseerbaar HRIS.

Een HRIS is software waarmee u alle hr- en personeelsgegevens op één plek bijhoudt en verwerkt. Het systeem is ondertussen al goed bekend bij bedrijven omdat het routinetaken eenvoudiger maakt. Denk aan onboarding en offboarding, aanwervingen, opvolging van attesten en overeenkomsten …

HRIS-software: definitie

Een HRIS of human resources information system is een complete softwareoplossing die de personeelsadministratie van een organisatie vereenvoudigt. Het centraliseert al uw gegevens, zodat u processen kunt automatiseren en tijd kunt vrijmaken voor meer strategische procedures.

Het systeem komt met verschillende modules die makkelijk aan de behoeften, middelen en kenmerken van elk bedrijf kunnen worden aangepast. Zo kunt u het gebruiken voor aanwervingen, payroll en tijdregistratie, maar ook voor talentmanagement, functioneringsgesprekken, digitale handtekeningen enz.

Kortom, een HRIS ontlast uw hr-medewerkers én groeit mee met uw onderneming, waardoor er meer ruimte ontstaat voor taken met meer toegevoegde waarde.

De belangrijkste functies van een HRIS

Welke activiteit u ook uitoefent of hoe groot uw onderneming ook is, een HRIS is zo opgebouwd dat elk onderdeel gepersonaliseerd kan worden. Zo kunt u heel gericht inspelen op de reële behoeften van uw hr-team.

Enkele van de meest voorkomende functies zijn:

Tijdregistratie
Verlof- en afwezigheidsbeheer
Personeelsbeheer
Rekrutering
Payroll en een automatische koppeling met het sociaal secretariaat
Tijdregistratie bij telewerk
Employee Self Service
Onboarding
De opvolging van gesprekken
Hr-verslaggeving
De digitalisering van documenten, met elektronische handtekening

Al deze modules kunnen naar wens worden uitgerold: in één keer, of progressief naarmate uw onderneming groeit.

Waarom heeft uw bedrijf baat bij een HRIS?

De tijd dat human resources draaide om lonen uitkeren en verlofaanvragen opvolgen is al lang vervlogen. Uw hr-medewerkers dragen tegenwoordig actief bij aan uw werkgeversmerk: ze houden talenten aan boord en helpen vaardigheden mee te ontwikkelen. De functie is strategischer geworden en de impact groter.

Om ervoor te zorgen dat uw hr-medewerkers voldoende tijd hebben voor deze strategische uitdagingen, is het belangrijk dat ze goed ondersteund worden bij hun administratieve taken.

Goed geïntegreerde HRIS-software maakt daarbij een groot verschil. Deze alles-in-één-oplossing centraliseert, digitaliseert en automatiseert namelijk uw administratie. Het is een strategische hefboom die hr-medewerkers helpt om korter op de bal te spelen en tegelijkertijd ook werknemers en managers meer autonomie geeft.

Wat zijn de voordelen van een HRIS?

Een Human Resources Information System heeft talloze voordelen.

Automatiseer taken met weinig toegevoegde waarde

Met een HRIS kunt u workflows automatiseren. Gegevens hoeven bovendien maar één keer te worden ingegeven, waardoor de foutenmarge daalt.

Minder manuele input of input via Excel
Meer tijd voor ondersteuning en begeleiding van talenten
Transparante en uniforme hr-processen

Bescherm persoonsgegevens en pas regelgeving makkelijker toe

Werknemers hebben enkel toegang tot hun eigen dossier. Via een HRIS kunt u bovendien meldingen instellen, functies begrenzen (bv. minimale rusttijden, maximale wekelijkse arbeidstijd, enz.), of herinneringen voor medische onderzoeken activeren. Zo bent u steeds in orde met de regelgeving en kunt u uw hr-administratie makkelijker opvolgen.

Bekijk in één oogopslag de belangrijkste indicatoren

Met een HRIS maakt u zonder problemen dashboards aan die de belangrijkste indicatoren op één plek verzamelen: afwezigheidspercentage, verloning, percentage mannen-vrouwen, aantal gevolgde opleidingen enz. Deze gegevens zijn essentieel voor uw hr-strategie.

Bezorg werknemers een betere ervaring

Werknemers hebben dankzij het werknemersportaal toegang tot hun eigen dossier. Ze kunnen zelf verlofaanvragen indienen en persoonsgegevens veranderen, met als gevolg dat:

uw hr-medewerkers efficiënter kunnen werken;
de teams meer betrokken worden;
het imago van de onderneming zowel intern als extern positiever wordt.

Versterk uw werkgeversmerk

Met sommige modules zoals het ATS (Applicant Tracking System) kunt u de kandidaatervaring verbeteren en uw bedrijf positioneren als een aantrekkelijke, moderne werkgever.

Wat is de ROI van HRIS-software?

De return on investment hangt af van heel wat zaken, zoals de mate waarin de hr-afdeling al gedigitaliseerd is op het moment van de uitrol. De impact zal bijvoorbeeld groter zijn bij een dienst die nog alles op papier of in Excel doet. Veel voordelen hebben daarnaast geen echt financieel equivalent. Hoe evalueert u bijvoorbeeld de modernisering van uw bedrijfsimago? Of hoeveel wint u wanneer er minder fouten naar uw sociaal secretariaat worden verstuurd? Al is het moeilijk om een cijfer op de ROI te plakken, weten we uit feedback dat een HRIS vaak op deze vlakken oplevert:

Het aantal taken bij de personeelsadministratie neemt aanzienlijk af.
Zowel hr-medewerkers als managers en werknemers winnen tijd.
Automatisering zorgt voor minder fouten.

Een HRIS rendeert dus wel degelijk, al is de impact soms eerder indirect via processen die vlotter verlopen en diensten die efficiënter werken.

Welke ondernemingen kunnen gebruikmaken van een HRIS?

HRIS-software is voor elk bedrijf nuttig, of het nu gaat om een privéonderneming, een overheidsinstantie, een vereniging enz. De modules en functies worden namelijk aangepast aan de behoeften, waardoor het niet uitmaakt of u een kmo of een internationale groep runt. Uit ervaring, kunnen we het volgende zeggen:

Vanaf 5 werknemers: dit is het punt waarop het interessant wordt om gegevens via een automatische koppeling met het sociaal secretariaat te delen.
Vanaf 15 werknemers: modules voor tijdregistratie en contractbeheer worden onmisbaar om variabele looncomponenten betrouwbaar te houden.
Vanaf 50 werknemers: bedrijven krijgen meer wettelijke verplichtingen opgelegd, zoals de oprichting van een Comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW), strengere eisen voor de preventieadviseur, het opvolgen van educatief verlof, en het opstellen van een tweejaarlijks analyseverslag over de beloningsstructuur. Een gepersonaliseerd HRIS helpt om deze verplichtingen op te volgen en geldboetes te vermijden.
Met een HRIS kunt u makkelijk gegevens over hr-parameters trekken, wat nuttig is voor het sociaal verslag.
Sommige cao’s en overeenkomsten zijn heel complex in termen van tijdbeheer (nachtdiensten, weekendwerk, seizoensarbeid enz.). HRIS-software komt dan goed van pas, ongeacht de omvang van het personeelsbestand.

Goed om te weten: de HRIS van Kelio is beschikbaar in 17 talen en kan worden aangepast aan lokale wetgeving. Zo kunt u zelfs als internationale onderneming met meerdere vestigingen al uw hr-processen uniformiseren en centraliseren.

Hoe kies ik de juiste HRIS-software?

Vóór u HRIS-software kiest, is het goed om even stil te staan bij de structurele en organisatorische behoeften van uw organisatie. Zoekt u een alles-in-één-oplossing of specifieke modules en functies? Wilt u een SaaS-pakket of liever een systeem dat u op uw eigen servers kunt installeren? Wilt u alle functies onmiddellijk implementeren of eerder progressief, afhankelijk van uw prioriteiten? Met deze drie stappen kiest u het juiste informatiesysteem voor uw bedrijf:

Stap 1: breng alle interne hr-processen in kaart

Dit duurt even, maar mag niet overgeslagen worden. Elke taak moet aan bod komen: aanwerving, onboarding, crossboarding, personeelsadministratie enz. Stel uzelf deze vragen:

Wanneer wordt een procedure in gang gezet?
Wie verzorgt de opvolging en voert de hr-taken uit?
Wat is de termijn voor elke taak?
Hoe worden gegevens verzameld of gecentraliseerd?

Stap 2: stel een bestek op

Gebruik de antwoorden op de vragen om een gestructureerd bestek op te stellen. Aarzel niet om u hierbij te laten bijstaan door een werkgroep. U kunt bijvoorbeeld als volgt te werk gaan:

Sorteer de procedures op thema, frequentie of prioriteit.
Beschrijf heel precies elke stap van elke procedure. Vermeld ook de wettelijke en organisatorische beperkingen.
Vermeld wat u verwacht van een HRIS of op welke verbeteringen u hoopt. Betrek uw werknemers, zodat zij tips kunnen geven op basis van hun ervaring in het veld.
Rangschik de functies volgens prioriteit: onmisbaar, belangrijk, optioneel. Zo blijft u focussen op de werkelijke behoeften van uw hr-afdeling.

Stap 3: lanceer een aanbesteding

Zodra het bestek in orde is, kunt u nadenken over de eisen waar de leveranciers zelf aan moeten voldoen. Zoek 3 à 5 dienstverleners, vergelijk hun aanbod en vraag demonstraties. Analyseer ook criteria zoals:

De ervaring en reputatie van de dienstverlener;
Het aantal klanten en klantenreviews;
Technische ondersteuning, begeleiding bij het implementeren van de HRIS-software, veiligheidsmaatregelen

Een HRIS moet doen wat u verwacht, maar ook de dienstverlening moet goed zitten.

Hr en digitalisering: hoe implementeert u een HRIS?

Voordat u alle functies kunt gebruiken, moet u het systeem uiteraard integreren in uw processen. Dat vergt een grondige voorbereiding en tijd. U moet namelijk alle hr-gegevens verzamelen en overzetten, zoals: de personeelsgegevens, uurroosters en verloftellers, loongegevens enz.

Idealiter richt u twee teams op die helpen bij de implementatie:

Een team met HR- en IT-medewerkers die zich volledig focussen op de technische uitrol van het informatiesysteem. Zij kunnen zich laten bijstaan door consultants van de dienstverlener.
Een team met vrijwilligers die de software uittesten. Op basis van hun feedback kunt u de functies personaliseren en bepalen wat beter moet.

Sla deze voorbereiding niet over: alleen zo kunt u nagaan of de werkelijke resultaten overeenkomen met de verwachtingen rond verlof-, loon-, en personeelsbeheer.

Hoelang duurt het om een HRIS te implementeren?

Dat hangt af van de structuur van uw organisatie, de gegevens die u wilt integreren en de gekozen modules.

De allergrootste projecten kunnen meerdere jaren duren, terwijl een eenvoudige prikklok al in minder dan een uur opgezet kan worden. Gemiddeld duurt de uitrol 3 tot 6 maanden.

Hoe schaar ik mijn medewerkers achter een HRIS?

Uw nieuw HRIS of systeem voor tijdregistratie zal door alle werknemers gebruikt worden. Hoewel het een positieve verandering is, kunnen sommigen terughoudend reageren. Het is dus belangrijk dat u duidelijk communiceert over het nieuwe informatiesysteem en u uw werknemers ondersteunt. Deze acties kunnen helpen:

Communiceer duidelijk over de redenen en voordelen van het HRIS. Geef zoveel mogelijk uitleg.
Voorzie opleidingen voor hr-medewerkers, maar ook voor de andere gebruikers, zoals de planners, de teammanagers enz.
Ondersteun medewerkers: voorzie handleidingen, stel ambassadeurs aan die de software bij hun collega’s aanbevelen enz.

Hoe helpt HRIS-software mijn medewerkers?

Een HRIS is een samenwerkingstool, al zien de voordelen er iets anders uit naargelang de gebruiksrechten. Globaal gezegd zijn er drie profielen:

Werknemers:

Dankzij het werknemersportaal kunnen ze hun hr-informatie zelf raadplegen: verlofsaldi, gepresteerde uren, uurrooster enz.
Ze zijn autonomer en kunnen zelf een paar acties uitvoeren: verlof aanvragen, uren overzetten, telewerkdagen aanpassen enz.
Ze hebben toegang tot interne informatie (bv. organigram).

Managers:

Ze ontvangen meldingen over aanvragen van werknemers, die ze dan kunnen goedkeuren: verlof, telewerk, werkuren enz.
Ze kunnen de planning van hun team in realtime bekijken en de werklast zo beter verdelen.
Ze ontvangen een waarschuwing bij afwijkingen, zoals onvoorziene afwezigheden, en kunnen herinneringen instellen voor bepaalde deadlines (einde contract, sollicitatiegesprekken enz.).
Het systeem helpt bij het opstellen van complexe planningen en doet suggesties zonder de hr-beperkingen over het hoofd te zien.

Hr-medewerkers:

Hr-gegevens worden centraal en veilig bewaard en zijn steeds actueel. In cloudmodus zijn ze bovendien overal beschikbaar, zodat medewerkers ook vanop afstand kunnen werken.
Het systeem spoort afwijkingen snel op dankzij slimme waarschuwingen: iemand die buiten de werkuren inklokt, overuren, onregelmatige werkuren enz.
Hr-taken worden automatisch doorgestuurd naar de juiste hiërarchisch verantwoordelijke: goedkeuring van verlofaanvragen, planning van sollicitatiegesprekken, opvolgen van afwezigheden enz.
Gegevens kunnen in enkele klikken worden geëxporteerd, zodat hr-medewerkers vlot verslagen kunnen opstellen.
Dankzij automatische updates, personaliseerbare functies en proactieve waarschuwingen wordt het makkelijker om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Ga voor een betrouwbare oplossing met Kelio

Als HRIS-leverancier en marktspeler met maar liefst 35 jaar ervaring weten we wat bedrijven zoeken. Dankzij de feedback van duizenden klanten hebben we onze methodes en procedures kunnen verfijnen, zodat u van een betrouwbaar HRIS kunt genieten.

Ik wil een demo van het HRIS van Kelio