Automatisez votre gestion de notes de frais grâce au logiciel Kelio
Gérez vos dépenses professionnelles et libérez-vous de cette charge administrative
Grâce au module intuitif de Kelio, digitalisez vos notes de frais et optimisez leur traitement : prise de photo des justificatifs, validation rapide, conformité comptable garantie, reporting en temps réel. Fini les piles de reçus et les processus interminables !
Pourquoi digitaliser vos notes de frais avec un logiciel de gestion ?
Gérer les notes de frais d'une organisation peut rapidement devenir une tâche fastidieuse et chronophage pour les entreprises.
Grâce à un module intégré au logiciel SIRH, Kelio optimise le traitement de vos frais professionnels en automatisant l'ensemble du processus selon vos besoins réels. Nous avons pensé à tout pour simplifier la gestion quotidienne de vos finances.
Aperçu des fonctionnalités de notre solution :
- Numérisation instantanée des dépenses via smartphone,, pour en finir avec les tickets volants qui s'égarent ;
- Validation automatisée pour les managers, pour gagner un temps précieux ;
- Intégration fluide avec vos outils comptables, pour un remboursement sans erreur ;
- Suivi détaillé des paiements effectués pour une gestion de votre budget en temps réel.
Comment ça marche ?
Étape 1 : Prenez vos justificatifs en photo
Prenez simplement une photo du justificatif de frais depuis votre smartphone ou votre ordinateur. Grâce à notre IA basée sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), les informations sont extraites et pré-remplies automatiquement : montant, date, type de frais par fournisseur, taxes, etc. Plus besoin de les encoder manuellement !
Étape 2 : Faites valider vos dépenses
Une fois numérisées, les notes de frais sont automatiquement envoyées aux managers pour validation. Le ou la responsable reçoit une notification et peut accepter ou refuser la demande de remboursement en un clic. Résultat : plus de transparence, moins de délais d'approbation.
Étape 3 : Automatisez l'envoi en comptabilité
La solution de Kelio vous permet d'exporter les informations comptables dans un format compatible avec votre logiciel de paie et de comptabilité. Cette fonctionnalité fait toute la différence, car elle réduit nettement les erreurs de saisie manuelle et accélère le remboursement des frais professionnels.
Transformez la gestion de vos notes de frais dès maintenant !
Saisie rapide dans votre logiciel SIRH
Depuis notre module intuitif (également disponible sur mobile), vos collaborateurs encodent rapidement leurs frais grâce à une simple photo de leurs justificatifs. Une fois la demande complétée, le manager reçoit automatiquement une alerte par e-mail ou sur son portail RH. Il n'a plus qu'à valider les notes de frais de son équipe depuis son PC ou son smartphone. Le délai de validation est nettement raccourci et le remboursement des frais est plus rapide !
La solution de gestion des notes de frais Kelio s’adapte à votre politique interne :
- Gestion des frais au forfait ou au réel (avec ou sans plafond de dépenses) ;
- Indemnisation kilométrique (via Google Maps®) ;
- Gestion personnalisée des barèmes selon le profil (commercial, technicien, direction,...) ;
- Suivi multi-devises ;
- Répartition par axes analytiques.
Notre solution est personnalisable selon vos besoins. Les étapes de validation peuvent être différentes selon les catégories de notes de frais.
Exemple : les paiements réalisés lors d’une formation professionnelle ne sont pas transmis au valideur « habituel », mais envoyés directement au responsable des formations.
Gestion moderne et rapide depuis votre smartphone
La version mobile du logiciel Kelio est optimisée pour un usage tactile, ce qui vous permet de capturer les justificatifs avec l’appareil photo de votre téléphone et de demander un remboursement sans délai. Cette version mobile garantit un meilleur suivi en permettant à chaque employé d'enregistrer ses notes de frais au fur et à mesure.
La gestion des notes de frais depuis un smartphone est à la fois flexible et pratique pour les équipes, tout en réduisant les risques d'oubli ou de perte de justificatifs.
Un logiciel conçu pour tous les postes de l'entreprise
Pour les collaborateurs en déplacement
- Saisie ultra-rapide sur mobile et PC grâce à la technologie OCR qui extrait automatiquement les données des justificatifs.
- Suivi des demandes en temps réel, accessible partout, sans attente ni incertitude.
- Gestion automatique des frais kilométriques et des dépenses en devises étrangères.
- Archivage sécurisé à valeur probante, conforme aux obligations fiscales, pour un accès facile aux justificatifs pendant 10 ans.
Pour les managers
- Workflow de validation fluide avec notifications automatiques, permettant une validation rapide même en déplacement.
- Synchronisation avec les cartes bancaires professionnelles pour centraliser et contrôler les dépenses efficacement.
Pour les responsables RH et comptables
- Automatisation du processus de validation avec des circuits d’approbation paramétrables selon la hiérarchie.
- Intégration comptable sans ressaisie : la fiche info des notes de frais est directement transférée vers votre logiciel comptable.
- Reporting avancé : suivez les dépenses par nature, projet, client, salarié ou statut, et exportez vos données sous Excel®.
Pourquoi choisir le logiciel de notes de frais Kelio ?
Le module de dépenses professionnelles du logiciel RH de Kelio simplifie et optimise la gestion de vos frais grâce à ses fonctionnalités avancées :
- Workflow de validation personnalisable : Kelio permet de définir des circuits de validation adaptés à la hiérarchie de votre entreprise, pour un processus fluide et conforme à vos politiques internes.
- Enregistrement comptable automatisé : une fois validées, les notes de frais sont directement intégrées au système comptable, réduisant les erreurs et le travail administratif.
- Gestion avancée des profils utilisateurs : chaque utilisateur bénéficie d'un accès adapté à son rôle pour saisir ses dépenses facilement et en toute conformité.
- Ventilation analytique des dépenses : suivez les coûts par client, projet ou dossier pour améliorer votre visibilité budgétaire et prendre des décisions éclairées.
- Archivage sécurisé : Kelio garantit la traçabilité de vos justificatifs en conformité avec les exigences fiscales et légales applicables en Belgique et au Luxembourg.
Les avantages directs pour votre entreprise :
- Optimisation du processus : automatisation de la saisie et de la validation des frais.
- Réduction des erreurs : saisie automatique et suppression des ressaisies manuelles.
- Conformité réglementaire : respect des normes fiscales et comptables en vigueur en Belgique.
- Visibilité et suivi des coûts : centralisation des données pour un meilleur pilotage financier.
- Mobilité et flexibilité : accès à la plateforme en ligne et sur mobile, pour une gestion simple, où que soient vos collaborateurs.
Essayez le logiciel Kelio gratuitement et voyez par vous-même comment notre solution peut transformer la gestion de vos dépenses professionnelles à l’international. Avec Kelio, vous transformez une contrainte administrative en un outil d'efficacité pour toute votre entreprise.
FAQ : tout ce qu’il faut savoir sur le logiciel Kelio de note de frais
Quelles sont les fonctionnalités indispensables d'un logiciel de note de frais ?
Pour permettre aux entreprises de gérer efficacement leurs dépenses tout en gagnant du temps, un logiciel de notes de frais moderne doit au moins intégrer :
- la saisie automatisée des dépenses grâce à des captures de factures ou des cartes ;
- le suivi des remboursements en ligne ;
- la gestion des frais kilométriques, des factures et des paiements ;
- des outils de conformité fiscale pour éviter les erreurs.
Le module Kelio va plus loin en proposant :
- l’accès en ligne pour les employés et les gestionnaires, facilitant le suivi des dépenses ;
- l’intégration avec les outils comptables pour un transfert fluide des données ;
- le suivi en temps réel des remboursements et des paiements ;
- des rapports détaillés pour analyser les dépenses professionnelles et optimiser les coûts.
Comment un logiciel de note de frais réduit-il les erreurs de saisie ?
Les erreurs de saisie sont courantes avec les méthodes traditionnelles de gestion des notes de frais, notamment sur papier. Un logiciel de notes de frais réduit ces erreurs grâce à :
- La reconnaissance automatique des factures : il extrait les données directement à partir des reçus.
- L’intégration des paiements par carte : les transactions professionnelles sont automatiquement enregistrées et rapprochées.
- Des outils de contrôle : il signale les incohérences et les dépassements des politiques de dépenses internes.
Kelio utilise la technologie OCR basée sur l'IA pour extraire automatiquement les données et propose un contrôle en temps réel des notes.
Puis-je intégrer le logiciel à un système comptable existant ?
Oui, la plupart des logiciels modernes de notes de frais sont conçus pour être compatibles avec les outils comptables les plus populaires. Cette intégration permet :
- de transférer automatiquement les données des notes de frais dans le logiciel comptable ;
- de garantir la cohérence entre les différentes plateformes utilisées dans l’entreprise ;
- d’améliorer la traçabilité des paiements et des remboursements.
Vérifiez aussi les options d'intégration en demandant une démo gratuite, pour vous assurer de sa compatibilité avec vos outils actuels !
Comment garantir la conformité fiscale avec un logiciel de note de frais ?
Un logiciel de notes de frais intègre des fonctionnalités pour garantir que vos dépenses restent conformes aux réglementations fiscales :
- archivage à valeur probante des factures pour répondre aux exigences légales ;
- calcul automatique de la TVA pour simplifier les déclarations fiscales ;
- suivi des dépenses en temps réel, assurant que les politiques internes et fiscales sont respectées.
En cas de contrôle fiscal, vous avez ainsi toutes les informations nécessaires bien organisées et accessibles en ligne.
Comment configurer le logiciel de note de frais Kelio ?
Pour configurer efficacement le logiciel Kelio, voici les étapes clés :
- Renseignez les données de l'entreprise : information des employés (véhicule personnel ou professionnel) et politiques de dépenses.
- Configurez les paramètres : renseignez vos règles internes (plafonds de remboursement, frais kilométriques, etc.) et vos workflows de validation.
- Formez vos équipes : une démo ou un guide d’utilisation peut faciliter la prise en main.
- Testez le système : effectuez un check des fonctionnalités, comme la saisie et l’archivage des notes, avant le déploiement complet.
