Automatiseer uw onkostenbeheer met de software van Kelio
Professionele uitgaven verwerken ging nog nooit zo snel
Dankzij de intuïtieve module van Kelio België verwerkt u onkostennota's volledig digitaal. Van medewerkers die een foto van hun bewijsstukken nemen, tot managers die meteen kunnen valideren en bonnetjes die automatisch in uw boekhouding verschijnen … De software volgt het hele proces van A tot Z op, zodat u niet meer hoeft te worstelen met stapels onkostennota’s en een administratie waar geen einde aan lijkt te komen. Bovendien heeft u altijd zicht op uw cijfers dankzij de realtime rapportage!
Waarom zou u uw onkostenbeheer digitaliseren met software?
Bedrijven verliezen veel tijd aan het verwerken van professionele uitgaven. Het is bovendien een repetitieve taak, die veel energie kost.
Met de onkostenmodule in de HRIS-software van Kelio automatiseert u de volledige opvolging. U kunt de workflows bovendien zelf instellen volgens uw behoeften, zodat uw administratie optimaal verloopt. U zult merken: wij hebben aan alles gedacht om het dagelijkse beheer van uw uitgaven te vereenvoudigen.
Onze oplossing in één oogopslag:
- Onmiddellijke digitalisering van uitgaven via smartphone, geen bonnetjes meer die rondslingeren;
- Geautomatiseerde validatie voor managers, zodat zij zich op andere taken kunnen focussen;
- Naadloze integratie met uw boekhoudprogramma's, voor een foutloze vergoeding;
- Gedetailleerde tracking van betalingen, zodat uw boeken altijd actueel zijn.
Hoe werkt het?
Stap 1: Maak een foto van uw bewijsstukken
Maak met uw smartphone of computer een foto van het onkostenbewijs. Onze AI gebruikt optische herkenning (OCR) om de gegevens te analyseren en automatisch in te vullen: bedrag, datum, soort uitgave, leverancier, btw enz. U hoeft zelf niets meer manueel in te geven!
Stap 2: Laat uw uitgaven valideren
Alle gescande onkosten worden automatisch ter validatie naar de managers gestuurd. Zij ontvangen dan een melding en kunnen de onkostennota in één klik goedkeuren of weigeren. Het resultaat? Meer transparantie en kortere verwerkingstijden.
Stap 3: Deel uw onkostennota's automatisch met uw boekhouding
Via Kelio kunt u vergoedingsaanvragen exporteren in een formaat dat compatibel is met uw facturatie- en boekhoudsoftware. En dat is handig, want zo hoeft u niets meer manueel te doen, maakt u minder fouten en kunt u professionele uitgaven sneller vergoeden.
Een snelle verwerking dankzij uw HRIS-pakket
Dankzij onze intuïtieve module (ook beschikbaar op mobiel) kunnen werknemers makkelijk foto's van hun facturen uploaden en uitgaven snel aangeven. Zodra de onkostennota ingevuld is, ontvangt de manager automatisch een melding per mail of via het hr-portaal. Hij of zij kan die dan makkelijk valideren via pc of smartphone. De validatietijd is veel korter en uitgaven worden sneller vergoed!
U kunt Kelio's software voor onkostenbeheer bovendien aanpassen aan uw interne beleid:
- Beheer van forfaitaire of reële uitgaven (met of zonder uitgavenplafond);
- Kilometervergoeding (via Google Maps®);
- Gepersonaliseerd beheer van barema's volgens profiel (verkoper, technicus, directie ...);
- Opvolging in meerdere valuta;
- Uitsplitsing per analytisch gebied.
We passen onze oplossing aan uw behoeften aan. Zo kunt u bijvoorbeeld verschillende validatieworkflows opzetten volgens het soort kost.
Voorbeeld: uitgaven voor een professionele opleiding worden niet naar de manager gestuurd, maar rechtstreeks naar de opleidingsverantwoordelijke.
Beheer onkosten snel en modern via uw smartphone
De mobiele app van Kelio is geoptimaliseerd voor touch. U kunt bewijsstukken toevoegen met de camera van uw toestel en meteen een vergoeding aanvragen. Omdat medewerkers hun onkosten daardoor op elk moment kunnen aangeven, ook onderweg, gaan bonnetjes minder snel verloren.
Onkostennota's via smartphone beheren is flexibel en praktisch voor teams, en vermindert het risico op vergeten of verloren bewijsstukken.
Software waar iedereen in uw bedrijf mee aan de slag kan
Voor medewerkers
- Ultrasnelle gegevensverwerking via smartphone en pc dankzij OCR-technologie die bewijsstukken automatisch uitleest.
- Realtime opvolging van aanvragen, altijd en overal, zonder lange verwerkingstijden of onzekerheden.
- Automatisch beheer van kilometervergoedingen en uitgaven in vreemde valuta.
- Beveiligde archivering gedurende 10 jaar met bewijskracht volgens de fiscale wetgeving.
Voor managers
- Vlotte validatieworkflow met automatische meldingen zodat onkostennota's snel kunnen worden goedgekeurd, zelfs onderweg.
- Synchronisatie met zakelijke bankkaarten om uitgaven te centraliseren en efficiënt te controleren.
Voor hr-medewerkers en boekhouders
- Automatische validatie volgens workflows die u zelf kunt instellen en aanpassen aan uw structuur.
- Rechtstreekse koppeling met uw boekhoudsoftware: onkostennota's worden meteen doorgestuurd naar uw boekhoudsoftware, zonder dat u zelf iets manueel hoeft in te geven.
- Geavanceerde rapportage: volg uitgaven per type, project, klant, werknemer of status, en exporteer uw gegevens naar Excel®.
Waarom zou u de software voor onkostenbeheer van Kelio kiezen?
De onkostenmodule in de HRIS-software van Kelio bevat verschillende geavanceerde toepassingen waarmee u zakelijke uitgaven eenvoudig en efficiënt kunt beheren:
- Personaliseerbare validatieworkflow: stel uw eigen validatieworkflows in, afhankelijk van de structuur van uw onderneming, en verwerk gegevens vlot volgens uw interne beleid.
- Geautomatiseerde boekhouding: goedgekeurde onkostennota's worden meteen doorgestuurd naar uw boekhoudsoftware, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken om fouten en u ook minder tijd verliest.
- Geavanceerde gebruikersprofielen: u kiest zelf wie wat kan doen, zodat u onkostennota's vlot en conform uw eigen beleid kunt opvolgen.
- Analytische uitsplitsing van uitgaven: analyseer kosten per klant, project of dossier, zodat u altijd zicht heeft op uw budget en weloverwogen beslissingen kunt nemen.
- Beveiligde archivering: Kelio zorgt ervoor dat alle bewijsstukken traceerbaar blijven volgens de toepasselijke fiscale normen en wetgeving in België.
De voordelen voor uw bedrijf zijn duidelijk:
- Een optimaal proces: onkosten worden automatisch verwerkt en goedgekeurd.
- Minder fouten: gegevens worden automatisch ingevuld; u hoeft niets manueel te doen.
- Conform de wetgeving: afgestemd op de fiscale en boekhoudkundige normen in België.
- Transparante opvolging: alles verloopt gecentraliseerd, zodat u steeds zicht heeft op uw financiën.
- Mobiel en flexibel: het platform is zowel online als via mobiel beschikbaar, zodat medewerkers hun onkosten altijd en overal kunnen aangeven.
Probeer de software van Kelio gratis uit en ontdek zelf hoe onze oplossing uw onkostenbeheer internationaal kan transformeren. Met Kelio maakt u van een administratieve last een krachtige hefboom voor al uw werknemers.
FAQ: alles wat u moet weten over Kelio's beheersoftware voor onkosten
Welke functies mogen zeker niet ontbreken in software voor onkostenbeheer?
Een softwarepakket voor onkostenbeheer moet minstens de volgende functies bevatten om ervoor te zorgen dat bedrijven hun uitgaven snel en efficiënt kunnen verwerken:
- Uitgaven automatisch invoeren via foto's of kaarten;
- Vergoedingen online opvolgen;
- Kilometervergoedingen, facturen en betalingen beheren;
- Conformiteit met de fiscale normen om fouten te vermijden.
De module van Kelio gaat zelfs nog verder met:
- Online toegang zodat werknemers en managers uitgaven makkelijk kunnen bijhouden;
- Integratie met boekhoudprogramma's voor een naadloze gegevensoverdracht;
- Realtime opvolging van vergoedingen en betalingen;
- Gedetailleerde rapporten om bedrijfsuitgaven te analyseren en kosten te optimaliseren.
Hoe kan ik de foutenmarge verlagen met software voor onkostenbeheer?
De traditionele methodes om uitgaven te registreren, en dan vooral papieren onkostennota's, zijn gevoelig voor fouten. Met een softwarepakket wordt die foutenmarge een pak kleiner dankzij:
- Optische herkenning: de oplossing leest bewijsstukken automatisch uit.
- Koppeling met betaalkaarten: zakelijke transacties worden automatisch geregistreerd en gesorteerd.
- Controletools: inconsistenties en afwijkingen op het interne uitgavenbeleid worden meteen gemeld.
Kelio gebruikt AI-gebaseerde OCR-technologie om gegevens automatisch uit te lezen. U kunt in realtime ook nog altijd controleren.
Kan ik de software koppelen aan een bestaand boekhoudpakket?
Ja, de meeste moderne onkostensoftware is ontworpen om compatibel te zijn met de populairste boekhoudprogramma's. Zo kunt u:
- de gegevens in uw onkostennota's automatisch overdragen naar uw boekhoudsoftware;
- de gegevens identiek houden op alle platformen die uw bedrijf gebruikt;
- betalingen en vergoedingen traceerbaarder maken.
Vraag een gratis demo en controleer meteen zelf of onze oplossing compatibel is met uw huidige tools!
Hoe verwerk ik onkostennota's conform de fiscale normen?
Software voor onkostenbeheer bevat verschillende functies om ervoor te zorgen dat uw uitgaven verwerkt worden volgens de fiscale normen:
- archivering met bewijskracht volgens de wettelijke vereisten;
- automatische berekening van de btw om de belastingaangifte te vereenvoudigen;
- realtime opvolging om ervoor te zorgen dat de interne en fiscale normen worden toegepast.
Bij een belastingcontrole vindt u alle informatie netjes geordend online terug.
Hoe rol ik de software voor onkostenbeheer van Kelio uit binnen mijn bedrijf?
Volg deze belangrijke stappen om de oplossing van Kelio vlot in uw bedrijf uit te rollen:
- Vul de bedrijfsgegevens in: werknemersgegevens (bv. persoonlijke wagen of bedrijfswagen) en het uitgavenbeleid.
- Pas de functies aan uw beleid aan: zet regels op (bv. vergoedingsplafonds, kilometervergoedingen) en creëer validatieworkflows.
- Train uw teams: geef een gratis demo of voorzie een gebruikershandleiding zodat iedereen meteen aan de slag kan.
- Test het systeem: probeer vóór u de software uitrolt alle functies uit en neem bijvoorbeeld eens een foto van een bewijsstuk of archiveer een onkostennota.
