Empreintes digitales, reconnaissance vocale ou faciale : les données biométriques font l’objet d’une réglementation de plus en plus stricte liée à la protection des données privées. Aujourd’hui intégrées aux documents d’identité en Belgique, peuvent-elles aussi être utilisées en entreprise pour la gestion du temps ou des accès ? Attention, la réponse est subtile et la prudence de mise : tour de la question avec les experts de Kelio.
- La biométrie : données et usages
- Quelques balises juridiques
- Les obligations légales des entreprises
- Les notions qui influencent l’usage de la biométrie
- Nos recommandations pour de bonnes pratiques
La biométrie : quelles données et quels usages ?
Une science devenue technologie</h3>
La biométrie concerne l’étude du vivant au sens large. Elle permet d’analyser la croissance, l’évolution ou l’hérédité des espèces. Dans une société rythmée par l’expansion des technologies numériques et par les préoccupations de sécurité, elle glisse vers un nouveau champ d’application : l’authentification biométrique.
Ce terme désigne l’ensemble des techniques permettant d’authentifier une personne à partir de ses caractéristiques physiques, biologiques ou comportementales. Quelques exemples ? L’identification par empreinte digitale est sans doute la plus connue mais il existe d’autres techniques comme la reconnaissance vocale, la reconnaissance faciale ou, bien sûr, l’analyse ADN.
Quels sont les usages de la biométrie en Belgique ?
En Belgique, l’authentification biométrique est principalement mobilisée pour la conception des passeports et des cartes d’identité électroniques. Elle permet d’identifier les citoyens au moyen de leur photo et de leurs empreintes digitales. Cet usage est encadré par des lois belges et des réglementations européennes. Il existe également des champs d’application au sein des entreprises qui, grâce à des pointeuses biométriques, enregistrent le temps de travail ou autorisent l’accès à certaines zones. Son utilisation en entreprise est donc possible, mais très encadrée. Les règles évoluent, et les employeurs doivent rester prudents et informés.
Enregistrez les temps de travail
Enregistrez les prestations via une badgeuse physique ou virtuelle et évitez les erreurs de ressaisie manuelle. Gagnez du temps grâce à l’automatisation et à la fiabilisation des données.
Quelles évolutions juridiques influencent l’utilisation de la biométrie en Belgique ?
- Le RGPD : le Règlement Général sur la Protection des Données considère les données biométriques comme sensibles. Leur traitement est en principe interdit, sauf exceptions strictement encadrées.
- L’APD : l’Autorité de Protection des Données est l’organisme de contrôle indépendant qui veille au respect du RGPD en Belgique tant dans le secteur privé que public.
- L’AI Act : la loi européenne sur l’intelligence artificielle, entrée en vigueur en août 2024, encadre le développement et l’utilisation des outils d’IA dans l’Union Européenne. Cette loi européenne encadre surtout les systèmes biométriques utilisant l’intelligence artificielle. Les pointeuses traditionnelles (empreintes stockées dans des badges ou bases locales) ne sont pas concernées directement.
La biométrie en entreprise : quelles sont vos obligations légales ?
Vous utilisez la biométrie ou envisagez d’y recourir dans votre entreprise ? En tant que partenaire spécialisé dans l’enregistrement des temps de travail, Kelio vous informe et vous accompagne afin de vous aider à garantir la conformité légale de vos processus. Pour utiliser les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale dans votre gestion d’accès ou votre suivi des prestations, Kelio vous invite à prendre connaissance de vos obligations légales et à opter pour la prudence.
Que nous dit la loi belge sur la biométrie ?
Aujourd’hui, ce sont les dispositions du RGPD qui encadrent l’utilisation des données biométriques. Ce règlement classe les empreintes digitales et la reconnaissance faciale dans la catégorie des données sensibles dont le traitement est, en principe, interdit.
Pour recourir à la biométrie, une entreprise devrait justifier d’une finalité strictement nécessaire, d’une base légale (cfr article 6 du RGPD), et d’une exception autorisant le traitement de données sensibles (cfr article 9 du RGPD). Dans les faits, ces conditions sont particulièrement difficiles à remplir. Par mesure de prudence, vérifiez toujours si vos usages des données biométriques entrent en conformité avec les règles du RGPD.
Traitement des données sensibles : quels sont les concepts à connaître ?
La base légale
Le RGPD a défini des bases légales (art. 6 RGPD) qui autorisent le traitement des données personnelles classiques. Parmi ces motifs, on retrouve le consentement, l’obligation légale, l’intérêt vital ou l’exécution d’un contrat. Pour utiliser des informations privées en toute légalité, l’employeur doit donc disposer d’une base légale.
L’exception relative aux données sensibles
Les données biométriques font partie de la catégorie des données sensibles. La base légale ne suffit donc pas à justifier leur utilisation, sauf exception. L’article 9 du RGPD définit des exceptions possibles pour leur utilisation en entreprise comme l’obligation légale (qui ne s’applique pas dans ce contexte actuellement), le consentement explicite ou l’intérêt public substantiel.
Le consentement explicite
Dans la relation entre employeur et salarié, marquée par un déséquilibre de pouvoir évident, l’obtention d’un consentement explicite est difficile à garantir. Bien que le consentement explicite soit une exception largement utilisée actuellement, la plus grande prudence est recommandée. En septembre 2025, l’APD a lourdement sanctionné une entreprise jugeant que le consentement de ses employés n’était pas valide.
Il est donc plus prudent pour les entreprises de s’appuyer sur d’autres mesures de conformité, comme la justification de la nécessité et de la proportionnalité du traitement, la réalisation d’une AIPD et, si possible, l’utilisation d’alternatives moins intrusives (par exemple, l’identification par badge).
L’intérêt public substantiel
Concernant l’intérêt public substantiel, le RGPD précise que le recours à cette exception doit être prévu par une loi belge ou européenne qui, actuellement, n’existe pas. L’employeur devrait alors prouver que l’utilisation des données biométriques est absolument nécessaire et qu’aucune alternative moins intrusive n’est possible. Il devrait aussi prévoir des mesures de protection pour ses travailleurs.
L’analyse d’impact obligatoire
La Data Protection Impact Assessment ou DPIA est un processus d’analyse, défini par le RGPD, visant à évaluer et réduire les risques liés au traitement de données personnelles. Le DPIA est obligatoire lorsqu’il existe un risque élevé pour les droits et libertés individuels. L’APD considère qu’un DPIA est généralement nécessaire en cas de traitement de données sensibles, en ce comprises les données biométriques.
N’oubliez pas également de mettre à jour votre registre des activités de traitement afin d’y intégrer ce nouveau traitement.
Si l’analyse d’impact révèle un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, il est recommandé de consulter l’APD avant toute mise en œuvre.
Les bonnes pratiques ? Rester dans l’esprit du RGPD
En marge de ces dispositions obligatoires, le respect des principes généraux du RGPD reste un guide approprié pour de bonnes pratiques en entreprise. Même si la conformité de votre entreprise au RGPD et à la loi belge relève de la responsabilité de l’employeur, Kelio vous accompagne en vous garantissant des solutions digitales certifiées et en vous informant de façon transparente.
L’usage de la biométrie en entreprise est une pratique répondant à des conditions légales strictes et complexes à mettre en œuvre. Les employeurs souhaitant y recourir devront faire preuve d’une grande rigueur pour assurer leur conformité légale.
De manière générale, pour favoriser votre conformité au RGPD :
- Limiter la finalité du traitement : les données biométriques doivent être utilisées uniquement pour la finalité prévue (enregistrement du temps ou contrôle d’accès).
- Assurer la proportionnalité : l’usage des données doit être minimal et strictement limité à l’exécution de la finalité.
- Maintenir la transparence : l’entreprise doit communiquer de manière claire et transparente auprès des collaborateurs, en leur expliquant le cadre du traitement, les mesures de sécurité mises en place et leurs droits. Fournir une politique de confidentialité claire et accessible est essentiel.
- Mettre à jour régulièrement le registre des activités de traitement pour y intégrer toute nouvelle utilisation des données biométriques.
- Évaluer périodiquement les procédures internes afin de vérifier leur pertinence et leur conformité aux règles RGPD.
- Consulter l’APD si nécessaire : lorsque l’analyse d’impact révèle un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, il est recommandé de solliciter l’avis de l’Autorité de Protection des Données avant toute mise en œuvre.
- Stocker les gabarits biométriques dans les badges plutôt que dans une base centrale, afin de réduire les risques.
- Privilégier l’usage exclusif des badges (désactivation de la fonction biométrique des pointeuses) si vous avez le moindre doute, pour un enregistrement simple, sûr et conforme.
Le rôle de Kelio
Kelio accompagne les entreprises en fournissant :
- des solutions techniques sécurisées et certifiées,
- des tutoriels et procédures pratiques pour l’enrôlement biométrique sur badge,
- des conseils sur les bonnes pratiques et le paramétrage.
Kelio ne peut pas se substituer à l’entreprise pour réaliser l’AIPD ni définir la base légale. La responsabilité finale de la conformité au RGPD et à la loi belge appartient à l’entreprise.
Conclusion
L’utilisation de la biométrie en entreprise est possible, mais très encadrée. Elle nécessite rigueur et prudence pour respecter le RGPD et les recommandations de l’APD.
Pour simplifier la gestion des temps, les badges offrent une alternative sûre, simple et conforme, tout en permettant de bénéficier des fonctionnalités Kelio sans compliquer les obligations légales.
Vous voulez en savoir plus sur les techniques d’enregistrement du temps de travail ?
