Votre entreprise a décidé d’enregistrer les horaires de travail des collaborateurs à l’aide d’une badgeuse. C’est une décision stratégique : avec une badgeuse, vous obtenez une vue en temps réel des présences et absences, vous planifiez plus facilement les projets, et vous automatisez en partie la gestion de la paie.
Mais même si les avantages sont clairs pour vous en tant qu’employeur, les collaborateurs peuvent parfois montrer des signes de réticence. Ma vie privée est-elle encore respectée ? Est-ce simplement un outil de contrôle supplémentaire ? Que se passe-t-il avec mon salaire si je commence plus tard à cause d’un imprévu ?
Une badgeuse ne fonctionne que si tout le monde est à bord. C’est pourquoi les experts RH de Kelio vous expliquent comment réussir au mieux son déploiement.
Tout commence par une bonne préparation
Mettre en place une badgeuse ne se résume pas à installer un système. C’est un véritable changement dans la manière de travailler, et il vaut mieux l’aborder étape par étape.
Optez pour un système robuste
Toutes les badgeuses ne se valent pas. Choisissez une badgeuse qui correspond aux besoins spécifiques de votre organisation. Doit-elle être compatible avec votre logiciel de paie existant ? La possibilité de badger via mobile est-elle essentielle pour vos collaborateurs en déplacement ? Et qu’en est-il de l’intégration avec le contrôle d’accès ? Investissez dans un système capable d’évoluer avec votre entreprise.
La fiabilité est également primordiale : vous avez besoin d’un système inviolable, conforme à la législation en vigueur.
N’hésitez pas à consulter nos conseils pour l’usage de badgeuses dans des environnements extrêmes.
Développez une politique claire
En établissant des règles précises, vous évitez les discussions et malentendus par la suite. Kelio vous recommande non seulement de formaliser ces règles, mais aussi de créer un groupe de travail. Associez-y des membres du service RH, des représentants syndicaux, des chefs de service ainsi que quelques collaborateurs.
Cela permet d’avoir une diversité de points de vue et de ne rien laisser de côté.
- Que se passe-t-il si un collaborateur oublie de badger ?
- Comment les heures supplémentaires sont-elles enregistrées ?
- Qui a accès aux données ?
- Les heures réellement prestées sont-elles prises en compte lors de l’évaluation annuelle ?
La transparence et des règles claires renforcent la confiance.
Adaptez la politique de confidentialité de votre entreprise
L’enregistrement du temps de travail implique souvent le traitement de données à caractère personnel. Assurez-vous que votre déclaration de confidentialité est à jour et que vos collaborateurs savent ce qu’il advient de leurs données au moment où vous déployez la badgeuse.
Mettez à jour le règlement de travail
En Belgique, l’installation d’une badgeuse doit obligatoirement être reprise dans le règlement de travail. Veillez à ce que ces modifications soient validées selon la procédure légale.
Préparez un guide ou une vidéo tutorielle
Le rejet d’un changement ne vient pas toujours du changement en soi. Parfois, c’est une barrière technologique qui suscite des résistances.
Facilitez la transition pour vos collaborateurs à l’aide d’un guide clair ou de courtes vidéos explicatives. Montrez concrètement comment la badgeuse fonctionne, résumez les principales règles et indiquez à qui ils peuvent s’adresser en cas de question.
Il est temps d’annoncer l’arrivée de la badgeuse
En préparant tous les aspects techniques et administratifs à l’avance, vous posez un cadre clair. Mais encore faut-il le communiquer correctement. Et la manière dont vous le faites peut faire toute la différence.
Embarquez tout le monde grâce à une communication bienveillante
Kelio vous conseille de ne pas vous limiter à présenter les règles, mais aussi d’exprimer vos intentions et vos attentes. Ne présentez pas la badgeuse comme un outil de contrôle, mais comme un outil qui apporte également des avantages concrets aux collaborateurs : calcul précis du salaire, transparence sur les heures supplémentaires, plus de confusion concernant les jours de congé ou de maladie...
Ne vous contentez pas d’un simple mail ou d’une annonce sur l’intranet. Organisez un moment d’information ou encouragez les team leaders à prévoir un moment d’échange avec leurs équipes. Créez un espace pour les questions et montrez que vous prenez les retours au sérieux.
Rassemblez les questions que vous recevez
Dans les premières semaines suivant le déploiement, vous constaterez que certaines questions reviennent régulièrement. Rassemblez-les dans une FAQ accessible à l’ensemble de l’entreprise.
N’hésitez pas non plus à organiser, deux ou trois mois après l’introduction de la badgeuse, une nouvelle séance d’information pour passer en revue les questions les plus fréquentes et recueillir les premiers retours d’expérience.
Les badgeuses Kelio : automatisez l’enregistrement du temps avec des solutions fiables
Chez Kelio, nous nous engageons à contribuer activement à la réussite de vos objectifs d’entreprise. C’est pourquoi nous proposons des solutions flexibles : des lecteurs de badges classiques aux systèmes biométriques, en passant par des applications mobiles.
Nos badgeuses s’intègrent parfaitement à vos logiciels RH et de paie, tout en garantissant une fiabilité optimale : vous gardez un contrôle total sur le traitement des données personnelles.
Quels sont les avantages d’une badgeuse ?
Une badgeuse offre une vue en temps réel des présences et absences, facilite la planification du personnel et permet d’intervenir rapidement en cas d’écarts. Le logiciel de Kelio s’intègre en plus aisément à votre système de paie. Les prestations, heures supplémentaires, primes, absences… sont automatiquement transmises à votre secrétariat social, ce qui réduit considérablement les risques d’erreur.
La badgeuse est-elle obligatoire en Belgique ?
L’enregistrement du temps de travail n’est légalement obligatoire que dans quelques cas bien précis, mais il est fortement recommandé. Pour en savoir plus, consultez notre article : « L’enregistrement du temps est-il obligatoire pour les employeurs en Belgique ? »
Quels types de badgeuses existe-t-il ?
Il existe différents types de systèmes. Les plus courants sont : les lecteurs de badge, les lecteurs biométriques, les badgeuses mobiles, et les badgeuses en ligne. Le système le plus adapté dépend de l’organisation du travail dans votre entreprise. Par exemple, pour les collaborateurs régulièrement en déplacement, une badgeuse mobile est essentielle. Pour suivre les prestations en télétravail, mieux vaut opter pour une badgeuse en ligne via un portail web.
