Enregistrer le temps de travail devient obligatoire : conseils et outils pour préparer votre entreprise

• Suivi du temps de travail : réglementation actuelle et future
• Les entreprises concernées et les méthodes utilisées
• Le système d’enregistrement pour votre entreprise
• Les avantages d’un logiciel GTA
• Préparer votre entreprise pour le jour-j

2027 : la Belgique applique la jurisprudence européenne

Via deux arrêts émis en 2019 et en 2024, la Cour de justice de l’UE exige des États membres la création d’un cadre légal imposant aux entreprises l’intégration d’un système objectif, fiable et accessible pour enregistrer le temps de travail des salariés. Rappelant cette jurisprudence européenne, le gouvernement belge a annoncé, en novembre dernier, l’application de cette obligation à partir du 1er janvier 2027. Dès cette date, les heures de prestation de tous les travailleurs belges devront donc être enregistrées sans cependant que les modalités précises ne soient encore définies.

Le suivi du temps de travail en Belgique

Jusqu’à présent et hors exception, le droit belge n’imposait pas l’enregistrement du temps de travail à strictement parler. Implicitement cependant, ce suivi est indispensable pour respecter une autre obligation existant dans le chef des entreprises : être en mesure de prouver le respect des durées de prestation et des temps de pause. Disposer d’un logiciel GTA – Gestion des Temps et Activités – fait partie des bonnes pratiques recommandées aux employeurs.

D’ici à 2027, les règles actuelles restent d’application imposant l’enregistrement des données suivantes :

• Les prestations des salariés en horaires flottants.
• Les dérogations aux horaires des travailleurs à temps partiel.
• Les heures de travail des collaborateurs appartenant à certains secteurs comme le transport, la construction, l’Horeca, etc.

Quels employeurs seront concernés par l’enregistrement du temps de travail ?

Dès le 1er janvier 2027, tous les employeurs belges devront disposer d’un système de suivi des prestations de leurs salariés. Sont donc concernées toutes les entreprises privées ou publiques, de tous les secteurs d’activité, des PME aux plus grandes structures, quelle que soit leur forme juridique. Ne travaillant pas sous le régime d’un contrat de travail, les indépendants ne seront pas soumis à cette obligation.

Tableur, badgeuse ou solution numérique : comment enregistrer les prestations ?

En pratique, les employeurs devront instaurer dans leur entreprise, un système qui consigne, a minima, l’heure de début et de fin d’activité, ainsi que les temps de pause. Le législateur a prévu une obligation de résultat mais pas de moyens, les entreprises pourront donc choisir librement leur méthode. Quel que soit le dispositif privilégié, les critères à respecter, tels qu’explicités actuellement, sont l’objectivité, la fiabilité et l’accessibilité.

La pointeuse

Avec une pointeuse – ou badgeuse – classique, les travailleurs pointent, en début et fin de prestation, à l’aide d’une carte ou d’un badge nominatif. Les données sont ensuite importées sur un support numérique.

L’outil digital

Un logiciel RH dédié enregistre le temps de travail par différents biais : via un smartphone, un ordinateur ou une badgeuse, et traite les données automatiquement.

Le document papier ou le tableur partagé

L’option du fichier Excel ou de la feuille de suivi papier reste une alternative autorisée.

Quel système d’enregistrement du temps de travail convient à votre entreprise ?

L’utilisation d’un document papier ou d’un fichier partagé reste, bien sûr, l’option la plus accessible financièrement et la plus rapide à mettre en place. Elle comporte cependant des limites notables en termes de fiabilité, de rigueur ou de traçabilité de l’information.

La badgeuse physique constitue un outil très pratique et fiable surtout lorsque les salariés travaillent essentiellement sur site. Elle devient moins pertinente quand les équipes se déplacent beaucoup ou prestent en télétravail.

Dans la lignée de la digitalisation RH en plein essor, de nombreux employeurs optent désormais pour l’utilisation d’un logiciel GTA qui peut être connecté à une pointeuse mais ouvre aussi les portes du pointage virtuel.

Quels sont les avantages d’un logiciel de suivi des heures de travail ?

Une plateforme de comptabilisation des prestations entraîne votre gestion des ressources humaines à un niveau supérieur tant en matière de performance que de perspectives.

• Avec un logiciel GTA, vos salariés pointent via leur smartphone ou leur ordinateur.
• Les données sont enregistrées, stockées, tracées et sécurisées automatiquement.
• Le risque d’erreur ou de perte d’information diminue drastiquement.
• Les tâches d’encodage sont réduites et le processus de traitement des données accéléré.
• L’information est centralisée dans un seul logiciel, accessible à tous, partout et tout le temps.
• La rigueur et l’automatisation facilitent la conformité légale.
• Les dispositifs de sécurité et les contrôles d’accès favorisent le respect du RGPD.
• Le logiciel GTA s’intègre avec d’autres dispositifs numériques comme un outil comptable ou un ERP.
• Le traitement optimal des données permet d’extrapoler d’autres usages au service de la gestion RH et stratégique de l’entreprise. 

Transition vers l’enregistrement du temps de travail : comment préparer votre entreprise ?

Vous disposez d’une année pour anticiper la mise en conformité de votre entreprise avec les dispositions de cette nouvelle obligation légale. Comment préparer le terrain pour une transition efficace et sereine ?

• Analysez les différents régimes et horaires de travail mis en œuvre dans votre société.
• Impliquez des représentants des travailleurs et récoltez leurs points de vue sur le projet.
• Sur base de ces informations, choisissez l’outil le plus pertinent par rapport aux caractéristiques de votre entreprise.
• En synergie avec votre prestataire de services et votre équipe RH, planifiez l’implémentation du logiciel étape par étape.
• Définissez la méthode d’utilisation de l’outil d’enregistrement et informez les travailleurs, en amont, le plus clairement possible.
• Élaborez une procédure de conservation et d’accessibilité des données en préparation des contrôles de l’inspection sociale.

Quelles sont les étapes avant l’entrée en vigueur de cette obligation d’enregistrement ?

Si l’obligation de l’enregistrement du temps de travail a été officialisée en novembre dernier, le texte législatif définitif n’est pas encore connu. La réglementation devra être adoptée, promulguée et publiée au Moniteur belge. Dans ce texte, les employeurs pourront consulter leurs obligations exactes et exhaustives, le type de données à enregistrer ainsi que les délais de conservation et les modalités de consultation. Le gouvernement devrait aussi créer des documents pratiques pour conseiller et guider les entreprises dans leur mise en conformité.

Comment Kelio peut vous aider ?

L’enregistrement des temps de travail se situe au cœur de l’expertise de Kelio. Dans les fonctionnalités et technologies de nos outils autant que par la compétence de nos spécialistes, nous poursuivons l’objectif de vous offrir les solutions les plus adaptées à vos besoins. Le logiciel GTA de Kelio est en évolution constante et toujours en adéquation avec les obligations légales en vigueur. Nos professionnels en RH vous informent et vous accompagnent pour aider votre entreprise à appréhender les nouvelles réglementations.

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