Selon Forbes, pas moins de 80 % des organisations utilisent un logiciel RH. Et dans votre entreprise ? Vous vous demandez si un Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH) fait vraiment la différence ? Et si oui, savez-vous ce que vous pouvez en attendre pour votre entreprise ?
Dans cet article, les experts RH de Kelio expliquent comment un SGRH peut soutenir votre entreprise. Nous passons en revue les principales fonctionnalités et avantages de ce système.
Qu’est-ce qu’un SGRH ?
Un SGRH (Système de Gestion des Ressources Humaines) est une solution logicielle intégrée qui permet d’automatiser et de simplifier l’ensemble des processus RH. Cela inclut le recrutement, la formation, les données du personnel, mais aussi l’administration du personnel et des salaires, la gestion du temps de travail des collaborateurs, des présences et des absences, la génération de rapports sociaux sur les données, etc.
Tout est centralisé en un seul endroit, ce qui permet aux équipes RH de travailler plus efficacement et de se libérer des tâches répétitives pour se concentrer sur des missions plus stratégiques. Grâce à cette centralisation, il est également facile de générer des statistiques et des analyses utiles à l’élaboration de la stratégie RH.
Quelle est la différence entre un SGRH et un HRIS ?
En recherchant des informations sur les logiciels de gestion RH, vous croiserez à la fois les termes SGRH (Système de Gestion des Ressources Humaines) et SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines). Tous deux automatisent les tâches RH, mais présentent une différence subtile.
Un SIRH est, comme son nom l’indique, axé sur la gestion des informations du personnel. Il permet de conserver des données personnelles (adresses, diplômes…), les heures travaillées, les salaires, les avantages extralégaux, les contrats, etc. Idéal pour les tâches administratives de routine, mais ses fonctionnalités s’arrêtent souvent là.
Un SGRH est beaucoup plus complet. En plus de tout ce que propose un SIRH, il permet aussi d’exécuter des tâches opérationnelles et stratégiques : recruter de nouveaux employés (par exemple via un site carrière), suivre les formations et les performances, planifier les entretiens annuels, collecter des statistiques, etc.
Le SGRH est donc une solution complète, là où un SIRH ne couvre qu’un volet des besoins.
Kelio : un SIRH avec la puissance d’un HRMS
Bien qu’on fasse traditionnellement la distinction entre un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) et un HRMS (Human Resource Management System), cette différence tend à s’estomper dans la pratique. Kelio en est un parfait exemple : il est officiellement un SIRH, mais offre toutes les fonctionnalités que l’on attend d’un HRMS complet – et même d’avantage !
De l’administration du personnel au recrutement, en passant par la gestion des temps, la gestion des absences et le pilotage de la performance : Kelio allie puissance administrative et outils stratégiques, entièrement adaptés aux besoins de votre organisation.
Les fonctionnalités clés d'un SGRH.
Un logiciel de GRH est entièrement personnalisable. Vous choisissez les modules que vous souhaitez déployer, et comment ils s’intègrent à vos autres logiciels (ou à ceux de vos partenaires).
Voici les modules les plus fréquemment utilisés par les ressources humaines en entreprise :
- Administration du personnel et données des collaborateurs en conformité avec le RGPD, souvent couplée à une plateforme de self-service
- Tri des candidats et recrutement de talents, avec un logiciel de recrutement et un site carrière intégré pour une diffusion multi-plateforme des offres d'emploi
- Plateforme de gestion des processus des ressources humaines et l'Onboarding des nouveaux collaborateurs
- La paie, une plateforme en liaison au secrétariat social pour l'envoi des prestations de travail, ...
- Formations
- Système de gestion et de suivi des temps de travail
- Planification d’équipe
- Générer des rapports sociaux sur les données de l'entreprise et de ses collaborateurs
Quels sont les avantages d'utiliser un SGRH pour les entreprises ?
Un logiciel de GRH offre de nombreux avantages aux entreprises. Voici, selon nos experts, les quatre plus importants :
- Efficacité et gain de temps : en automatisant les processus RH, vos collaborateurs disposent de plus de temps pour se concentrer sur des tâches stratégiques et humaines au sein de votre entreprise.
- Meilleure précision : moins d’interventions manuelles signifie moins d’erreurs dans votre gestion RH, en particulier dans le traitement des salaires.
- Plus de visibilité pour de meilleures décisions : grâce aux rapports en temps réel, vous avez toujours accès à des données RH précises et à jour pour orienter votre politique.
- Expérience améliorée, pour les collaborateurs comme pour les candidats : via des portails en libre-service, les employés peuvent facilement poser des congés, modifier leurs données ou suivre des formations. Un site carrière renforce votre marque employeur et permet aux candidats de mieux comprendre ce qu’ils peuvent attendre.
SaaS ou solution locale ?
Convaincu qu’un logiciel de GRH peut vous aider ? Il vous reste une dernière question : opterez-vous pour une solution installée localement sur vos serveurs ou pour une version cloud (SaaS) ?
Installation locale : vous gérez vous-même les mises à jour et la maintenance, avec un contrôle total sur la sécurité. L’adaptation du système est plus simple, et vous payez souvent une seule fois pour l’ensemble.
SaaS (Software as a Service) : solution de service par abonnement. Pas besoin de gérer les mises à jour, vous avez toujours accès à la version la plus récente, partout et à tout moment. Parfait pour le télétravail !
Optimisez vos processus RH avec Kelio
Depuis 1993, Kelio accompagne les professionnels RH avec des logiciels adaptés à leurs besoins. Notre SGRH est disponible comme plateforme en SaaS et s’intègre facilement à vos outils existants (y compris ceux de votre secrétariat social).
Découvrez comment notre système de gestion peut simplifier la gestion des données, vos tâches et processus de routine et améliorer votre efficacité administrative au sein de votre entreprise.
Quel est le coût d’un SGRH ?
La grande force d’un Système de Gestion des Ressources Humaines réside dans sa modularité et les fonctionnalités. Le prix dépend du nombre de modules choisis en fonction des fonctionnalités recherchées, du niveau de personnalisation, du nombre d’utilisateurs et du type de solution (locale ou SaaS).
Pour éviter toute surprise, nous vous conseillons d’établir un cahier des charges détaillé par module avant de comparer plusieurs devis.
Un SGRH est-il adapté aux petites entreprises ?
Absolument. Que vous ayez 5 ou 500 collaborateurs, dans le public ou le privé, un SGRH est utile. Chez Kelio, nous constatons qu’à partir de 5 employés, l’automatisation de l'envoi des données pour la paie via une liaison au secrétariat social est déjà très rentable pour les entreprises.
Un SGRH peut-il être connecté à des systèmes existants ?
Oui. Les solutions SGRH / SIRH modernes comme celles de Kelio offrent une grande compatibilité avec les systèmes de gestion de la paie, ERP, les jobboards (plateforme(s) de diffusion d'offres d'emploi), etc.
Combien de temps faut-il pour déployer un SGRH ?
Cela dépend de la taille de votre organisation (nombre d'employés, ...), du nombre de modules et des données à intégrer. En moyenne, il faut compter entre 3 et 6 mois, mais les très grands projets peuvent prendre plusieurs années.
