Pour garantir une gestion conforme et optimale des notes de frais dans votre entreprise, une bonne maîtrise de la législation belge est indispensable. Que recouvre la notion de frais propres à l’employeur ? Quels sont les justificatifs à fournir et les procédures à suivre ? Quelles méthodes de remboursement sont autorisées ?
Les spécialistes de Kelio vous invitent à faire le tour des obligations légales et des bonnes pratiques en matière de notes de frais.
- Quelle base légale encadre les remboursements de frais professionnels ?
- Comment justifier les remboursements de frais ?
- Méthode de remboursement : frais réels ou frais forfaitaires ?
- Quelles obligations fiscales et comptables pour les entreprises ?
- Les bonnes pratiques pour votre conformité légale
Quelles notions légales gravitent autour de la note de frais ?
Les frais propres à l’employeur
La note de frais est un outil, interne à l’entreprise, qui facilite la gestion des remboursements de frais professionnels. Comment la loi belge définit-elle la notion de « frais propres à l’employeur » ? Il s’agit de dépenses, effectuées et payées par le travailleur, pour le compte de son employeur. Ces frais doivent être strictement liés à l’exécution du travail et au bon déroulement des activités de l’entreprise.
Les remboursements de frais professionnels
Les frais professionnels engagés par un salarié lui sont ensuite, naturellement, remboursés par l’employeur. Ces montants ne peuvent être assimilés à un avantage ou à une forme de rémunération au risque d’être soumis à l’impôt et aux cotisations sociales. L’entreprise veillera donc à disposer des justificatifs appropriés pour prouver qu’il s’agit de remboursements de frais propres à l’employeur. Le droit belge prévoit deux modes de remboursement : sur base de frais réels ou via des indemnités forfaitaires.
La note de frais
La note de frais ne répond pas à une obligation légale à proprement parler. Cet outil de gestion interne constitue un choix judicieux pour favoriser le traitement et le suivi des remboursements de frais propres à l’employeur. La note de frais permet de documenter et d’enregistrer clairement toutes les données utiles à la justification des montants remboursés.
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Quels textes de loi encadrent le remboursement des frais professionnels en Belgique ?
Le régime juridique des notes de frais en Belgique repose essentiellement sur l’article 57 du Code des impôts sur les revenus de 1992, complété ultérieurement par la loi du 21 juin 2021.
- L’article 57 du Code des impôts :
Ce texte spécifie que les indemnités accordées au personnel ou aux dirigeants, à titre de remboursement de frais propres à l’employeur, ne sont admises fiscalement que si elles sont justifiées et consignées sur des fiches individuelles et un relevé récapitulatif. - La loi du 27 juin 2021 :
Elle renforce l’obligation de transparence. À partir de l’année 2022, tous les remboursements de frais propres à l’employeur, forfaitaires ou basés sur des justificatifs, doivent être déclarés sur les fiches fiscales 281.10, pour les salariés, ou 281.20, pour les dirigeants.
Que dit la réglementation belge en matière de justificatifs ?
Pour qu’un remboursement de frais professionnels soit admis fiscalement, il doit être clairement différencié de toute forme de rémunération au moyen d’un justificatif conforme. L’employeur est tenu d’apporter la preuve que la dépense est réelle, supportée par le travailleur et strictement liée à l’activité professionnelle. Cette preuve repose sur des justificatifs probants, comme des tickets de caisse, des factures ou des reçus, qui mentionnent la date, le montant et la nature de la dépense. En vue des contrôles fiscaux ou sociaux, ces documents sont conservés, sous format papier ou électronique, pendant une durée minimale de 10 ans après la clôture de l’exercice fiscal.
Quels types de frais professionnels sont admis par la loi ?
Seules les dépenses strictement nécessaires à la réalisation des activités de l’entreprise sont considérées comme des frais professionnels. Le législateur attend de l’entreprise qu’elle soit en mesure d’établir un lien clair et objectif entre l’objet de la dépense et l’exécution du travail. Le carburant consommé pour se rendre à un rendez-vous professionnel, le défraiement d’un opérateur de formation ou l’achat de fournitures de bureau sont des exemples de frais professionnels courants. En cas de contrôle fiscal, si l’entreprise ne parvient pas à fournir une justification suffisante, l’exemption d’impôt et de cotisations sociales, pour les remboursements concernés, peut être remise en question.
Deux formes de remboursement : frais réels ou forfaitaires
La réglementation juridique prévoit deux méthodes de remboursement pour les frais propres à l’employeur :
- Le salarié reçoit le remboursement exact des montants engagés sur base des justificatifs détaillés qu’il fournit à son employeur, c’est la méthode des frais réels.
- L’employeur peut également opter pour un système de forfait. Pour en définir le montant ou le pourcentage, il existe des références officielles et des barèmes, par exemple en matière de déplacements ou de télétravail. L’entreprise peut aussi calculer ses propres montants forfaitaires notamment pour les coûts de téléphonie ou de représentation. En cas de contrôle, ces montants seront justifiés par une analyse des coûts réels et un calcul objectif.
Comment déclarer vos remboursements de frais ?
Depuis 2022, l’obligation de transparence dans la justification des remboursements de frais propres à l’employeur a été renforcée. Les montants exacts, qu’ils soient forfaitaires ou basés sur les frais réels, doivent désormais être déclarés sur les fiches fiscales 281.10, pour les salariés, et 281.20 pour les dirigeants. Cette précision apportée par la loi du 21 juin 2021 vise à améliorer le contrôle et la traçabilité des remboursements de frais professionnels.
Traçabilité comptable et fiscale : quelles sont les obligations de l’employeur ?
Une gestion optimale des remboursements de frais repose sur un suivi efficace. En prévision des contrôles fiscaux, l’employeur tient donc un relevé de l’ensemble des remboursements et organise l’archivage rigoureux de tous les justificatifs. Ces opérations apparaissent également dans la comptabilité de l’entreprise, où elles sont enregistrées dans des comptes spécifiques, distincts de toute forme de rémunération. Chaque montant remboursé est ventilé selon la nature de la dépense et rattaché à un justificatif ou à une note de calcul en cas de forfait. L’entreprise s’assure de la cohérence entre les données comptables, les montants remboursés et les informations reprises sur les fiches fiscales.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
Vous n’avez pas respecté vos obligations légales en matière de remboursement de frais professionnels, que risquez-vous ? Le législateur a prévu plusieurs types de sanctions :
- La non-déductibilité fiscale : des remboursements incorrectement justifiés peuvent entraîner le refus de la déduction fiscale et une augmentation de l’imposition de l’entreprise.
- L’amende administrative : en cas de manquement aux obligations légales en matière de déclaration fiscale, l’employeur risque une amende.
- La requalification : des remboursements considérés comme non justifiés risquent d’être assimilés à une forme de rémunération et soumis à des charges sociales et fiscales pour l’employeur comme pour le salarié.
- La cotisation « commission secrète » : dans certains cas, l’administration exige le paiement d’une cotisation pouvant grimper jusqu’à 100% des montants remis en question.
Quelles sont les bonnes pratiques pour une gestion optimale des notes de frais ?
Quelques procédures simples renforcent la conformité légale de votre entreprise et augmentent l’efficacité de votre gestion des frais professionnels :
- Une politique de gestion des frais professionnels
Élaborez et rédigez une politique de gestion des remboursements de frais professionnels au sein de l’entreprise, en définissant les catégories de dépenses remboursables, les calculs forfaitaires éventuels, les procédures de validation et de justification, les documents à remplir et à fournir, les délais de transmission des notes de frais, etc. - Une traçabilité des dépenses et des remboursements
Effectuez un relevé et un suivi rigoureux des dépenses professionnelles et des remboursements de frais accordés à vos salariés. - Un archivage intelligent des notes de frais
Conservez et classez soigneusement toutes les notes de frais et les justificatifs fournis par vos employés, ainsi que les éventuelles notes de calcul forfaitaires. Organisez-les selon différents critères comme la nature ou l’auteur de la dépense afin de pouvoir en extraire des données exploitables pour la comptabilité, la fiscalité ou l’analyse stratégique des dépenses. - Un outil digital de gestion des notes de frais
Optez pour une solution numérique qui accélère et simplifie le traitement des notes de frais et des justificatifs au sein de votre entreprise.
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