Om een conforme en optimale verwerking van onkostennota’s binnen uw onderneming te garanderen, is een grondige kennis van de Belgische wetgeving onmisbaar. Wat wordt verstaan onder kosten eigen aan de werkgever? Welke bewijsstukken moeten worden voorgelegd en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke terugbetalingsmethoden zijn toegestaan?
De specialisten van Kelio nodigen u uit om een overzicht te krijgen van de wettelijke verplichtingen en de goede praktijken op het vlak van onkostennota’s.
- Welke wettelijke basis regelt de terugbetaling van beroepskosten?
- Hoe verantwoordt u de terugbetaling van kosten?
- Terugbetalingsmethode: werkelijke kosten of forfaitaire kosten?
- Welke fiscale en boekhoudkundige verplichtingen gelden voor ondernemingen?
- Goede praktijken voor wettelijke conformiteit
Welke juridische begrippen zijn verbonden aan de onkostennota?
Kosten eigen aan de werkgever
De onkostennota is een intern hulpmiddel dat het beheer van de terugbetaling van beroepskosten vergemakkelijkt. Hoe definieert de Belgische wet het begrip “kosten eigen aan de werkgever”? Het gaat om uitgaven die door de werknemer worden gedaan en betaald voor rekening van de werkgever. Deze kosten moeten strikt verband houden met de uitvoering van het werk en met de goede werking van de activiteiten van de onderneming.
Terugbetaling van beroepskosten
De beroepskosten die een werknemer maakt, worden vervolgens logischerwijs door de werkgever terugbetaald. Deze bedragen mogen niet worden beschouwd als een voordeel of als een vorm van loon, op straffe van onderwerping aan belastingen en sociale bijdragen. De onderneming moet daarom beschikken over de juiste bewijsstukken om aan te tonen dat het gaat om terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever. Het Belgisch recht voorziet twee terugbetalingswijzen: op basis van werkelijke kosten of via forfaitaire vergoedingen.
De onkostennota
De onkostennota is op zich geen wettelijke verplichting. Dit interne beheersinstrument is echter een verstandige keuze om de verwerking en opvolging van de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever te optimaliseren. De onkostennota maakt het mogelijk om alle nuttige gegevens voor de verantwoording van de terugbetaalde bedragen duidelijk te documenteren en te registreren.
Welke wetsartikelen regelen de terugbetaling van beroepskosten in België?
Het juridische kader voor onkostennota’s in België is voornamelijk gebaseerd op artikel 57 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992, later aangevuld door de wet van 21 juni 2021.
- Artikel 57 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen:
Deze bepaling stelt dat vergoedingen die aan personeel of bedrijfsleiders worden toegekend als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, fiscaal enkel worden aanvaard indien zij worden verantwoord en opgenomen op individuele fiches en een samenvattende opgave. - De wet van 21 juni 2021:
Deze wet versterkt de transparantieverplichting. Vanaf het jaar 2022 moeten alle terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever, zowel forfaitair als op basis van bewijsstukken, worden aangegeven op de fiscale fiches 281.10 voor werknemers of 281.20 voor bedrijfsleiders.
Beheer van onkostennota's
Automatiseer uw onkostennota’s beheer dankzij de Kelio. Beheer zakelijke uitgaven en ontlast uzelf van deze administratieve last.
Wat zegt de Belgische regelgeving over bewijsstukken?
Om fiscaal aanvaard te worden, moet de terugbetaling van beroepskosten duidelijk worden onderscheiden van elke vorm van loon via een geldig bewijsstuk. De werkgever moet kunnen aantonen dat de uitgave werkelijk werd gedaan, door de werknemer werd gedragen en strikt verband houdt met de beroepsactiviteit. Dit bewijs steunt op overtuigende documenten zoals kassatickets, facturen of ontvangstbewijzen die datum, bedrag en aard van de uitgave vermelden. Met het oog op fiscale of sociale controles worden deze documenten, op papier of elektronisch, minimaal 10 jaar bewaard na de afsluiting van het boekjaar.
Welke soorten beroepskosten worden wettelijk aanvaard?
Enkel uitgaven die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten van de onderneming worden als beroepskosten beschouwd. De wetgever verwacht dat de onderneming een duidelijk en objectief verband kan aantonen tussen de aard van de uitgave en de uitvoering van het werk. Brandstofkosten voor een professionele verplaatsing, de vergoeding van een opleidingsverstrekker of de aankoop van kantoormateriaal zijn courante voorbeelden. Bij een fiscale controle kan de vrijstelling van belastingen en sociale bijdragen voor de betrokken terugbetalingen in vraag worden gesteld indien onvoldoende verantwoording wordt geleverd.
Twee vormen van terugbetaling: werkelijke kosten of forfaitaire kosten
De regelgeving voorziet twee methoden voor de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever:
- De werknemer ontvangt de exacte terugbetaling van de gemaakte kosten op basis van de gedetailleerde bewijsstukken die hij aan zijn werkgever bezorgt: dit is de methode van de werkelijke kosten.
- De werkgever kan ook kiezen voor een forfaitair systeem. Voor de bepaling van het bedrag of percentage bestaan er officiële referenties en barema’s, bijvoorbeeld voor verplaatsingen of telewerk. De onderneming kan ook eigen forfaitaire bedragen berekenen, onder meer voor telefonie- of representatiekosten. Bij een controle moeten deze bedragen worden verantwoord via een analyse van de reële kosten en een objectieve berekening.
Hoe geeft u de terugbetaling van kosten aan?
Sinds 2022 is de transparantieverplichting bij de verantwoording van de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever versterkt. De exacte bedragen, zowel forfaitair als gebaseerd op werkelijke kosten, moeten voortaan worden vermeld op de fiscale fiches 281.10 voor werknemers en 281.20 voor bedrijfsleiders. Deze precisering, ingevoerd door de wet van 21 juni 2021, heeft tot doel de controle en traceerbaarheid van de terugbetaling van beroepskosten te verbeteren.
Boekhoudkundige en fiscale traceerbaarheid: wat zijn de verplichtingen van de werkgever?
Een optimaal beheer van kostenvergoedingen steunt op een efficiënte opvolging. Met het oog op fiscale controles houdt de werkgever een overzicht bij van alle terugbetalingen en organiseert hij een rigoureuze archivering van alle bewijsstukken. Deze verrichtingen worden ook opgenomen in de boekhouding van de onderneming, in specifieke rekeningen die duidelijk worden onderscheiden van elke vorm van loon. Elk terugbetaald bedrag wordt uitgesplitst volgens de aard van de uitgave en gekoppeld aan een bewijsstuk of, in geval van een forfait, aan een berekeningsnota. De onderneming waakt over de samenhang tussen de boekhoudkundige gegevens, de terugbetaalde bedragen en de informatie op de fiscale fiches.
Welke sancties gelden bij niet-naleving?
Wanneer u uw wettelijke verplichtingen inzake de terugbetaling van beroepskosten niet naleeft, kunnen verschillende sancties volgen:
- Fiscale niet-aftrekbaarheid: onjuist verantwoorde terugbetalingen kunnen leiden tot weigering van de fiscale aftrek en een hogere belasting voor de onderneming.
- Administratieve boete: bij niet-naleving van de fiscale aangifteverplichtingen riskeert de werkgever een boete.
- Herkwalificatie: niet-verantwoorde terugbetalingen kunnen worden beschouwd als loon en onderworpen worden aan sociale en fiscale lasten voor zowel werkgever als werknemer.
- De “geheime-commissieloon”-bijdrage: in bepaalde gevallen kan de administratie een bijdrage eisen die kan oplopen tot 100% van de betwiste bedragen.
Wat zijn de goede praktijken voor een optimaal beheer van onkostennota’s?
Enkele eenvoudige procedures versterken de wettelijke conformiteit van uw onderneming en verhogen de efficiëntie van uw kostenbeheer:
- Een beleid voor het beheer van beroepskosten
Stel een duidelijk beleid op voor de terugbetaling van beroepskosten, waarin u de terugbetaalbare kostencategorieën, eventuele forfaitaire berekeningen, validatie- en verantwoordingsprocedures, vereiste documenten en indieningstermijnen vastlegt. - Traceerbaarheid van uitgaven en terugbetalingen
Zorg voor een nauwkeurige registratie en opvolging van beroepsuitgaven en toegekende kostenvergoedingen. - Slimme archivering van onkostennota’s
Bewaar en klasseer zorgvuldig alle onkostennota’s, bewijsstukken en eventuele forfaitaire berekeningsnota’s. Orden ze volgens criteria zoals de aard of de auteur van de uitgave, zodat bruikbare gegevens kunnen worden geëxtraheerd voor boekhouding, fiscaliteit of strategische kostenanalyse. - Een digitale tool voor het beheer van onkostennota’s
Kies voor een digitale oplossing die de verwerking van onkostennota’s en bewijsstukken binnen uw onderneming versnelt en vereenvoudigt.
Efficiënt beheer van onkostennota’s? De nieuwe Kelio-module is er voor u!
Met een geavanceerde digitale tool, zoals de door Kelio ontwikkelde module “onkostennota’s”, vereenvoudigt u processen, versnelt u workflows, bespaart u tijd en vermindert u het risico op fouten. Van de digitalisering van bewijsstukken tot de geautomatiseerde boekhoudkundige integratie en een vlot validatieproces: Kelio biedt u een complete en toegankelijke oplossing die uw wettelijke conformiteit bevordert en uw dagelijkse beheer vereenvoudigt.
Meer weten? Onze experts beantwoorden graag al uw vragen. Contacteer ons!
