Le télétravail s’est largement imposé ces dernières années au sein des entreprises en Belgique et dans d'autres pays, tant dans le secteur public que privé. Pour les travailleurs, il offre une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie privée, réduit les déplacements entre le domicile et le lieu de travail et renforce l’autonomie.
Pour l’employeur, il représente un véritable atout pour attirer et fidéliser les talents, tout en s’inscrivant dans un cadre de travail moderne et flexible.
Mais quelles sont les règles à respecter ?
Les experts RH de Kelio vous expliquent les dispositions légales applicables au télétravail en Belgique, afin que vous puissiez organiser cette forme de travail dans le respect de la loi et dans les meilleures conditions.
Télétravail occasionnel vs. télétravail structurel
En Belgique, on distingue deux types de télétravail / télétravailleur : le télétravail occasionnel et le télétravail structurel. Ces deux formes peuvent coexister au sein d'une même entreprise, mais leur cadre légal est légèrement différent.
La législation sur le télétravail occasionnel
Le télétravail occasionnel est régi par la loi du 5 mars 2017 relative au travail faisable et maniable (articles 22 à 28). Il s’agit d’un travail qui pourrait être effectué dans les locaux de l’employeur, mais qui, pour certaines raisons spécifiques, est exercé de manière ponctuelle ailleurs, comme au domicile du travailleur.
Quelles sont ces raisons ? Il y en a deux principales :
- Des circonstances imprévues, comme une grève ou des conditions météorologiques extrêmes rendant les déplacements difficiles.
- Des raisons personnelles.
Dans les deux cas, le travailleur doit introduire une demande dans un délai raisonnable. L’employeur n’est pas tenu d’accepter cette demande, mais en cas de refus, il doit le motiver.
Le cadre juridique du télétravail structurel
Le télétravail structurel est encadré par la CCT n° 85 (convention collective de travail nationale). Comme pour le télétravail occasionnel, il concerne des fonctions pouvant être effectuées dans les locaux de l’entreprise, mais réalisées ailleurs. La différence principale réside dans la régularité : le télétravail structurel est pratiqué sur une base régulière.
Ce type de télétravail reste volontaire : ni l’employé ni l’employeur ne peuvent l’imposer. Le contrat de travail ou un avenant doit clairement en définir les modalités, et les télétravailleurs doivent toujours avoir la possibilité d’effectuer leur mission depuis les locaux de l’entreprise, s’ils le souhaitent.
Et dans le secteur public ?
La législation évoquée ci-dessus s’applique principalement au secteur privé. Mais le télétravail dans la fonction publique est également possible. La différence, c’est que chaque administration définit son propre cadre. Vous êtes actif dans un service public en Belgique ou au fédéral ? Renseignez-vous sur les règles internes mises en place au sein de votre institution.
Conditions de travail en télétravail
Que le télétravail soit occasionnel ou structurel, il est essentiel de garantir aux télétravailleurs les mêmes conditions d’emploi que leurs collègues présents dans les locaux de l’entreprise. Cela inclut notamment une charge de travail équivalente et des normes de performance similaires.
Concrètement, cela signifie que les télétravailleurs doivent respecter la durée du travail en vigueur dans l’organisation. Ils peuvent organiser leur propre emploi du temps, mais doivent accomplir le même nombre d’heures que les autres employés.
De son côté, l’employeur a la responsabilité de la mise à disposition du matériel nécessaire au télétravailleur pour effectuer le télétravail dans de bonnes conditions. Les coûts éventuels liés à l’équipement ou à la connexion sont à la charge de l’entreprise. Par ailleurs, les droits à la formation, à l’évolution de carrière ou à l’accompagnement social doivent être maintenus sans restriction.
Enfin, il est important de rappeler que la législation sur le bien-être au travail continue de s’appliquer pleinement, même lorsque le travail est effectué au domicile ou depuis l’étranger. Chez Kelio, nous conseillons vivement aux employeurs d’organiser régulièrement des sessions de sensibilisation à destination des télétravailleurs, abordant notamment les bonnes pratiques en matière d’ergonomie, de mesures de sécurité, de conseil en prévention des risques et de qualité de l’air à domicile.
A lire aussi: Quelle est la durée minimale de pause pour les télétravailleurs ?
Des accords clairs pour un télétravail bien encadré
Vous souhaitez mettre en place le télétravail dans votre entreprise ? Très bonne initiative. Mais par où commencer ? Que ce soit pour le télétravail structurel ou occasionnel, il est essentiel de formaliser un certain nombre d’accords. Ceux-ci peuvent être repris dans une convention collective de travail (CCT), le règlement de travail, ou encore directement dans le contrat de travail.
Voici quelques exemples de points à clarifier, en veillant à toujours vous référer aux dispositions légales en vigueur en Belgique :
- Quel type de matériel est fourni par l’employeur (ordinateur, connexion, chaise ergonomique, etc.) ?
- Quelles sont les règles en matière de disponibilité ? Optez-vous pour une organisation flexible ou imposez-vous des plages fixes (heures de présence obligatoires, par exemple le matin) ?
- Une indemnité est-elle prévue pour couvrir les frais liés au travail à domicile (connexion internet, électricité, etc.) ?
- Comment les travailleurs peuvent-ils faire une demande de télétravail ?
- Quelle est la fréquence maximale autorisée pour télétravailler ? Par période, par équipe ?
- Que se passe-t-il en cas de maladie ou de rendez-vous privé pendant une journée de télétravail ?
- Le lieu de télétravail est-il limité au domicile, ou peut-il aussi être effectué depuis un autre pays ou un autre endroit (coworking, résidence secondaire à l’étranger, etc.) ?
- Existe-t-il une limite au nombre de télétravailleurs en simultané par service ? Une rotation est-elle mise en place ?
En définissant ces éléments de manière claire et transparente, vous garantissez un cadre sécurisé et équitable pour tous les travailleurs, tout en assurant une bonne organisation du travail et du télétravail dans l’entreprise.
Comment un logiciel de planification comme Kelio peut accompagner le télétravail
De nombreux travailleurs et employeurs apprécient les avantages du télétravail. Cependant, pour que cette organisation du travail n’impacte pas la planification quotidienne, l’usage d’un outil dédié peut s’avérer essentiel.
Le module télétravail du logiciel de planification Kelio, par exemple, permet aux collaborateurs d’indiquer facilement leurs horaires et leur lieu de travail : au domicile, dans les locaux de l’entreprise, ou ailleurs, en Belgique ou à l’étranger.
Un collaborateur est absent ? Le système met automatiquement à jour la planification de l’équipe. La moitié du service travaille à distance ? C’est indiqué en temps réel. Grâce à cette fonctionnalité, les managers peuvent équilibrer la charge de travail, anticiper les périodes critiques, et assurer un cadre de travail fluide, sans mauvaises surprises.
Et ce n’est pas tout : saviez-vous que la solution Kelio peut générer automatiquement des plannings ? En tenant compte des disponibilités, des priorités et des objectifs définis, l’outil propose des suggestions intelligentes pour un travail plus efficace, que ce soit en présentiel ou à distance.
FAQ
Une indemnité pour le télétravail est-elle obligatoire ?
Pour le télétravail occasionnel, l’employeur n’a pas l’obligation de rembourser les frais engagés. Ce type de travail étant exceptionnel, il est difficile d’évaluer précisément les coûts.
En revanche, pour le télétravail structurel, l’intervention financière de l’employeur est obligatoire. Vous êtes libre de choisir la forme de remboursement : soit via une indemnité forfaitaire, soit via un remboursement réel sur base de documents justificatifs. Attention, des plafonds fiscaux et sociaux sont fixés par l’ONSS et le SPF Finances. Il est donc essentiel de bien vous informer sur les dispositions qui sont d'application.
Puis-je imposer le télétravail dans mon entreprise ?
Non, vous ne pouvez pas imposer unilatéralement le télétravail à vos travailleurs. En revanche, vous pouvez élaborer un cadre clair via une politique interne ou disposition dans le contrat. Celle-ci permet de définir les règles du télétravail structurel ou occasionnel, tout en laissant la liberté aux travailleurs d’y adhérer ou non.
Le télétravail doit-il toujours s’effectuer à domicile ?
La loi est relativement souple à ce sujet. Le télétravail désigne toute forme de travail effectué en dehors des locaux de l’entreprise. Le domicile est donc une option, mais les travailleurs peuvent également exercer leurs fonctions depuis un autre lieu : espace de coworking, résidence secondaire, en Belgique ou même dans un autre pays, à condition que cela soit convenu avec l’employeur. Il est vivement conseillé de fixer ces mesures dans votre convention d'entreprise ou contrat de travail.
Les télétravailleurs peuvent-ils effectuer des heures supplémentaires ?
En principe, les télétravailleurs organisent eux-mêmes leur emploi du temps, ce qui exclut le cadre classique d’heures supplémentaires. Toutefois, si l’employeur demande expressément au travailleur de dépasser la durée hebdomadaire de travail, une compensation peut être prévue, conformément aux règles établies dans votre entreprise ou votre convention collective.
