Telewerk heeft de voorbije jaren ingang gevonden in heel wat bedrijven. Voor werknemers betekent het namelijk vaak een betere balans tussen werk en privé, minder tijdverlies door woon-werkverkeer en een verhoogde autonomie. Voor werkgevers is het dan weer een extra troef om talenten mee aan te trekken.
Maar hoe zit het met de regels? De hr-experts van Kelio leggen u uit welke wetgeving van toepassing is op telewerk, zodat u goed geïnformeerd aan de slag kunt met uw telewerkbeleid.
Occasioneel vs. structureel telewerk
In België onderscheiden we twee vormen van telewerk: occasioneel telewerk en structureel telewerk. Beide vormen kunnen in één bedrijf voorkomen, maar de wetgeving is nét iets anders.
De wetgeving rond occasioneel telewerk
Occasioneel telewerk wordt geregeld door de wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk (art. 22-28). Het gaat om werkzaamheden die op de bedrijfslocatie van de werkgever kunnen worden uitgevoerd, maar om bepaalde redenen incidenteel en op niet regelmatige basis elders worden verricht.
Welke redenen zijn dat dan? Er zijn twee mogelijkheden:
- Onvoorziene omstandigheden, zoals een staking of zeer slecht weer met verkeershinder tot gevolg, waardoor de werknemer niet naar het bedrijf kan komen.
- Persoonlijke redenen.
In beide gevallen is het belangrijk dat de werknemer het occasioneel telewerk op voorhand en binnen een redelijke termijn aanvraagt. Als werkgever is het niet verplicht om hierop in te gaan, maar als u weigert, moet u dat wel motiveren.
De regelgeving rond structureel telewerk
Voor structureel telewerk moeten we ons wenden tot cao nr. 85. Net zoals occasioneel telewerk gaat het om werkzaamheden die op de bedrijfslocatie kunnen worden uitgevoerd, maar elders worden verricht. Dit gebeurt - en hier zit het verschil - op regelmatige basis.
Structureel telewerk is vrijwillig: het is geen recht, waardoor u aanvragen als werkgever mag weigeren. Maar omgekeerd kunt u het ook niet opleggen: werknemers moeten altijd de kans krijgen om vanuit de onderneming te werken als ze dat wensen.
En wat met de publieke sector?
De wetgeving hierboven is voornamelijk van toepassing op de privésector. Maar ook in de publieke sector is telewerk mogelijk. Het verschil hier is dat elke overheid zelf de regels bepaalt. Werkt u dus voor een overheidsdienst? Vraag dan even na welk kader voor uw organisatie werd uitgewerkt.
Arbeidsvoorwaarden bij telewerk
Zowel voor occasioneel als structureel telewerk is het belangrijk te noteren dat werknemers dezelfde rechten moeten genieten als collega’s die vanop de bedrijfslocatie werken. Ook de werkbelasting en de prestatienormen moeten vergelijkbaar zijn.
In de praktijk komt het er onder meer op neer dat telewerkers de arbeidsduur binnen hun onderneming moeten respecteren. Ze mogen zelf hun werkrooster organiseren, maar moeten dus wel evenveel werkuren presteren. Als werkgever moet u er dan weer voor zorgen dat medewerkers over de juiste apparatuur beschikken. Eventuele kosten zijn voor rekening van de onderneming en ook de rechten op bijscholing, loopbaanontwikkeling enz. blijven onaangetast.
Ten slotte moet u weten dat ook de welzijnswetgeving onverminderd blijft gelden. Bij Kelio raden we iedere onderneming bijgevolg aan om regelmatig bewustzijnssessies te organiseren over ergonomie thuis, goede ventilatie, veilig werken enz.
Lees ook: Hoeveel is de minimale pauzetijd voor werknemers?
Duidelijke afspraken
Goed, u wilt aan de slag met telewerk. Waar begint u nu? Zowel voor structureel als occasioneel telewerk is het belangrijk dat u een aantal afspraken op papier zet. Dat kan in een cao, het arbeidsreglement of de arbeidsovereenkomst. Hieronder geven we een aantal voorbeelden, maar neem er zeker de wetgeving bij om niets over het hoofd te zien.
- Welke apparatuur stelt u als werkgever ter beschikking?
- Hoe bereikbaar moet de werknemer zijn? Kiest u voor een flexibel beleid of eerder stamuren, waarbij telewerkers bijvoorbeeld elke ochtend beschikbaar moeten zijn?
- Is er een vergoeding voor de kosten die gepaard gaan met telewerk?
- Hoe kunnen werkgevers telewerk aanvragen?
- Hoe vaak mogen werknemers telewerken?
- Wat bij ziekte of privé-afspraken tijdens telewerk?
- Waar mogen telewerkers werken? Enkel thuis of ook elders?
- Hoeveel mensen mogen per team tegelijkertijd telewerken? Is er een beurtrol?
Hoe planningssoftware zoals die van Kelio kan helpen
Heel wat werknemers én ondernemingen zijn lovend over telewerk. Om ervoor te zorgen dat de dagelijkse planning niet in het gedrang komt, kan het waardevol zijn om planningssoftware te gebruiken. Met Kelio, bijvoorbeeld, kunnen werkgevers makkelijk aangeven wanneer ze werken en waar.
Is er iemand afwezig? Geen probleem. De teamplanning wordt meteen geüpdatet. Werkt de helft van het team van thuis uit? Ook dat staat aangeduid. Zo kunnen teamleiders en managers de werklast optimaal verdelen en zijn er zelden verrassingen.
Wist u trouwens dat de planningssoftware van Kelio automatisch planningen kan opmaken? De tool kijkt naar de beschikbaarheden van uw team, uw prioriteiten en doelstellingen en doet zo suggesties om nóg efficiënter te werken.
Veelgestelde vragen
Is een vergoeding voor telewerk verplicht?
Voor occasioneel telewerk is het niet verplicht om de onkosten te dekken. Het is namelijk uitzonderlijk en dus is het moeilijk om de kosten in te schatten.
Voor structureel telewerk, daarentegen, moet de werkgever verplicht tussenkomen in de onkosten. Hoe u dat precies aanpakt, mag u zelf kiezen. Zo kunt u opteren voor een forfaitaire vergoeding of een reële vergoeding op basis van bewijsstukken. Zowel de RSZ als de fiscus hebben hierbij maximumbedragen vastgelegd, dus informeer u grondig.
Kan ik telewerk verplichten?
U kunt telewerk niet eenzijdig opleggen. Wel mag u een telewerkbeleid opstellen. Zo biedt u een kader voor zij die aan structureel of occasioneel telewerk willen doen.
Moeten telewerkers altijd van thuis uit werken of mogen ze ook elders werken?
De wetgeving is hier heel soepel in: zolang het werk buiten de bedrijfslocatie plaatsvindt, kan het onder de noemer van telewerk vallen. Werknemers mogen dus van thuis uit werken, maar ook vanop een andere locatie, bijvoorbeeld. Het is aangeraden om hier op bedrijfsniveau duidelijke afspraken rond te maken, zodat uw personeel goed weet wat wel en niet mag.
Kunnen telewerkers overuren maken?
Telewerkers mogen hun uurrooster zelf organiseren. Dat heeft als gevolg dat ze geen overuren kunnen maken. Enkel wanneer u hen als werkgever uitdrukkelijk vraagt om de wekelijkse arbeidsduur te overschrijden, is een vergoeding mogelijk.
