Les vacances ont une signification différente pour chaque entreprise. Certaines ferment leurs portes collectivement, d’autres ralentissent leur activité, tandis que d’autres connaissent une période de forte affluence. Les employés prennent massivement des congés ou, au contraire, redoublent d’efforts. Quelle que soit votre situation, une bonne gestion du planning du personnel est essentielle. Les experts RH de Kelio vous partagent leurs meilleurs conseils pour optimiser la gestion du planning de votre personnel et des absences pendant les périodes de congés.
5 conseils pour un planning efficace du personnel en période de congés
Conseil 1 : Définissez des règles claires en matière de congés
Des règles transparentes en entreprise garantissent une gestion équitable et structurée des congés entre les salariés. Mettez en place une politique claire précisant comment les demandes de congé doivent être soumises et approuvées. Informez vos collaborateurs suffisamment tôt des délais à respecter et précisez s’il existe des périodes où les congés sont limités afin de garantir une bonne gestion du planning et des absences.
- Anticipez également les situations courantes :
- Que se passe-t-il si un collaborateur ne prend pas tous ses jours de congé ?
- Le report des congés à l’année suivante est-il autorisé ?
- Que faire si un salarié tombe malade pendant ses congés ?
- Est-il possible d’annuler un congé déjà validé ?
Il peut être très utile d’analyser les expériences des années précédentes. Certains aspects n’ont peut-être pas fonctionné aussi bien que prévu, et vous pourriez en tirer des enseignements pour améliorer l'organisation des congés et absences au sein de votre entreprise cette année.
Conseil 2 : Identifiez les besoins de chaque département
Toutes les équipes n’ont pas les mêmes besoins en personnel pendant la période des vacances. Kelio vous recommande donc de collaborer avec les managers et responsables de service afin d’analyser quelles tâches et fonctions sont indispensables.
Appuyez-vous également sur les données de performances des années précédentes. S’il existe des périodes d’activité plus intense ou, au contraire, des moments plus calmes, vous pouvez anticiper et définir à l’avance le nombre minimum de collaborateurs nécessaires pour assurer la continuité du travail.
Conseil 3 : Planifiez les congés bien à l’avance
Plus tôt vous commencez la planification des congés de vos employés, mieux c’est. Encouragez vos collaborateurs à soumettre leurs préférences de vacances suffisamment à l’avance afin de gérer au mieux le planning et les absences au sein de votre organisation.
Cela vous permet :
- D’éviter une gestion de planning de travail et d'absences de dernière minute,
- De mieux gérer les éventuelles demandes de congés qui se chevauchent,
- D’anticiper les périodes de travail où plus de collaborateurs sont nécessaires et de prendre les mesures adéquates en amont.
Plus de conseils ? À lire aussi : Comment optimiser la gestion des absences dans votre entreprise
Conseil 4 : Prévoyez du renfort si nécessaire
L’une des mesures proactives les plus efficaces est d’anticiper les besoins en renfort. Faire appel à des étudiants, des collaborateurs flexibles ou des intérimaires peut vous aider à gérer les périodes de forte activité. Au sein de votre entreprise, il peut aussi être pertinent d’organiser une rotation du personnel pour mieux répartir la charge de travail par période. Dans tous les cas, plus vous commencez le planning tôt, plus la période des congés se déroulera sereinement et vous diminuerez le risque d'erreurs et de solutions à trouver en dernière minute.
Conseil 5 : Définissez des priorités
Toutes les tâches n’ont pas le même degré d’urgence pour vos salariés. Consultez les objectifs de votre entreprise (ou de chaque service) et distinguez les missions essentielles de celles qui peuvent attendre. En établissant des priorités claires, vos équipes pourront travailler de manière optimale avec les ressources disponibles.
Pourquoi ne pas vous faire aider par un logiciel ?
Aujourd’hui, beaucoup d'entreprises utilisent encore Excel pour leur gestion des absences alors que de nombreux outils permettent de gérer les demandes de congé et d’optimiser le planning du personnel pendant les périodes de congés.
Le principal atout de l'outil Kelio ? Notre logiciel de planification génère automatiquement des plannings en fonction des disponibilités de votre équipe, de vos priorités et de vos objectifs. Résultat : une organisation encore plus efficace !
De plus, les demandes de congés sont gérées de manière décentralisée. Les salariés enregistrent leurs propres demandes d'absences dans le logiciel via PC, tablette ou smartphone et les plannings sont mis à jour en temps réel. Les collaborateurs peuvent consulter eux-mêmes leur planning et celui de l'équipe mise en place en temps réel. Ils peuvent s'apercevoir des absences sans voir les raisons. Cela est uniquement réservé aux responsables et responsables des ressources humaines pour une question de protection des données privées.
Chaque collaborateur dispose également de son accès à son planning et calendrier ainsi que son solde de jours de congés qui est automatiquement déduit à chaque prise.
La gestion des congés dans Excel, c'est fini ! Les innombrables tableaux Excel qui sont souvent source d'erreurs à cause des actions réalisées manuellement pourront définitivement disparaître afin de laisser place à l'automatisation. plus de tracas d'oubli ! Les collaborateurs introduisent leurs demandes en ligne et tout est enregistré dans leur propre calendrier et leur solde de jours est automatiquement déduit. Du côté des managers, ils auront une vue éclairée sur les soldes de jours de congés de leurs collaborateurs avant d'accepter leurs demandes de repos.
Des avantages non négligeables sont intéressants à considérer avec Kelio. Ce logiciel SIRH est également une solution avancée de gestion des temps, de planning et de gestion des absences. Par ailleurs, Kelio permet d'envoyer automatiquement toutes les données sur les heures de travail, les jours de congés et les absences vers les secrétariats sociaux afin d'établir la paie des salaires. Plus aucun transfert de tableau Excel ne sera nécessaire grâce à cette solution tout-en-un.
FAQ
Les employeurs peuvent-ils refuser un congé ?
Oui, un employeur peut refuser des demandes de congés de ses collaborateurs, mais uniquement sous certaines conditions bien précises et avec une justification valable. Parmi les raisons possibles :
- La demande du salarié n’a pas été introduite dans les délais requis.
- Trop d’employés souhaitent prendre leurs congés en même temps et trop d'absences peuvent contribuer à la mise en péril l’activité de l’entreprise.
- Il s’agit d’une période de forte activité, et l’absence ne peut pas être compensée par d’autres collègues, une autre équipe ou des travailleurs temporaires.
Les parents ont-ils automatiquement la priorité pendant les vacances scolaires ?
En théorie, non. Accorder systématiquement la priorité aux parents dans l’attribution des congés peut être considéré comme discriminatoire envers les employés sans enfants. Cependant, dans la pratique, de nombreuses entreprises essaient d’adapter les vacances en fonction des besoins des familles, ce qui peut parfois susciter des frustrations. La clé ? Une communication ouverte ! Impliquez toute l’équipe dans la planification des congés et demandez-leur ce qu’ils considèrent comme une répartition équitable. Pourquoi ne pas mettre en place un système ou modèle de rotation d’une année à l’autre ? La mise en place d'un processus de gestion des demandes d'absences permettra d'améliorer votre gestion des planning. Vos salariés bénéficieront également de plus de clarté sur les règles à suivre et le processus de demande de congé auprès de leur manager.
Comment résoudre les conflits liés aux congés et absences ?
Des règles claires et une communication anticipée sont essentielles. En tant que manager, n’hésitez pas à impliquer tous les employés pour faire le planning des dates des périodes de congés et absences afin d’établir une répartition équitable dans l'équipe. Un dialogue ouvert permet souvent d’éviter les frustrations et de trouver des solutions acceptables pour toute l'équipe.
Que faire en cas d’absences imprévues ?
Une absence imprévue reste, par définition, imprévisible… mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas vous y préparer ! Anticipez en mettant en place un plan de secours pour une meilleure gestion au sein de votre service ou entreprise :
- Identifiez les collaborateurs capables d’assumer plusieurs rôles au sein de l'entreprise à l'aide d'un outil adapté.
- Établissez des procédures basées sur des données précises pour faire appel rapidement à des remplaçants temporaires.
Une bonne organisation en amont vous aidera à gérer ces imprévus avec plus de sérénité et à assurer la continuité de votre activité.
