Vakantie betekent voor elke onderneming iets anders. Sommige bedrijven sluiten collectief de deuren, andere doen het rustiger aan en nog andere beleven hoogdagen. Personeel neemt massaal verlof of, integendeel, steekt een extra tandje bij. Wat het geval ook is, een goede personeelsplanning is onontbeerlijk. De hr-experts van Kelio geven hun beste tips, zodat u de vakantieperiodes optimaal kunt organiseren.
5 tips voor een efficiënte personeelsplanning tijdens vakantieperiodes
Tip 1: Maak duidelijke afspraken rond verlof
Transparante verlofregels zorgen voor een eerlijke en gestructureerde aanpak. Stel een duidelijk beleid op waarin u vastlegt hoe verlof aangevraagd en goedgekeurd wordt. Communiceer tijdig over deadlines voor aanvragen en bepaal of er periodes zijn waarin verlof beperkt is. Anticipeer ook alvast op veelvoorkomende situaties:
- Wat als iemand niet al zijn of haar verlofdagen opneemt?
- Kan verlof overgedragen worden naar het volgende jaar?
- Wat als iemand ziek wordt tijdens zijn of haar vakantie?
- Kan verlof geannuleerd worden?
Het kan hierbij heel waardevol zijn om te kijken naar voorgaande jaren. Misschien verliepen sommige zaken niet zo vlot als verwacht en kunt u daar nu lessen uit trekken?
Tip 2: Breng voor iedere afdeling de behoeften in kaart
Niet elke afdeling heeft dezelfde personeelsbehoeften tijdens de vakantieperiode. Kelio raadt u dan ook aan om samen te zitten met de verschillende managers of diensthoofden en te analyseren welke taken en functies onmisbaar zijn. Neem er ook even de prestaties van vorige jaren bij. Als er bijvoorbeeld duidelijke pieken en dalen zijn in de activiteit, dan kunt u al op voorhand vastleggen hoeveel medewerkers minimaal aanwezig moeten blijven.
Tip 3: Plan verlof ruim op voorhand in
Hoe vroeger u begint met de verlofplanning, hoe beter. Vraag medewerkers om hun vakantievoorkeuren op tijd door te geven. Zo vermijdt u niet alleen last-minutewijzigingen, maar kunt u ook rekening houden met overlappingen én proactief maatregelen nemen voor periodes die toch net iets meer werkkracht vereisen.
Meer tips? Lees ook: wat is afwezigheidsbeheer binnen een bedrijf?
Tip 4: Voorzie versterking waar nodig
Eén zo’n proactieve maatregel is tijdig nadenken over versterking. Met studenten, flexibele werkkrachten of interimers kunt u piekmomenten opvangen. Ook intern kan het soms interessant zijn om personeel te laten roteren. Sowieso geldt dat hoe vroeger u versterking kunt organiseren, hoe zorgelozer de vakantieperiodes zullen zijn.
Tip 5: Stel prioriteiten
Niet alle taken zijn even dringend. Neem er de doelstellingen van uw organisatie (of de afdeling) bij en maak een onderscheid tussen essentiële en minder urgente werkzaamheden. Door duidelijke prioriteiten te stellen, kunnen teams optimaal werken met de beschikbare bezetting.
Waarom laat u zich niet helpen door software?
Tegenwoordig bestaan er heel wat softwarepakketten om verlofaanvragen op te volgen en uw personeelsplanning tijdens vakantieperiodes optimaal te organiseren. De grootste troef van Kelio? Onze planningssoftware kan automatisch planningen opmaken. De tool kijkt naar de beschikbaarheden van uw team, uw prioriteiten en doelstellingen en doet zo suggesties om nóg efficiënter te werken.
Verlofaanvragen verlopen bovendien gedecentraliseerd. Dat betekent dat elke werknemer zelf zijn of haar aanvragen registreert en dat planningen in realtime bijgewerkt worden.
Mogen werkgevers verlof weigeren?
Werkgevers mogen verlof weigeren, maar enkel onder heel specifieke voorwaarden. Die moeten bovendien grondig gemotiveerd worden. Mogelijke redenen kunnen zijn: een verlofaanvraag werd niet op tijd ingediend, er nemen te veel werknemers tegelijkertijd verlof waardoor de bedrijfsvoering in het gedrang komt, of er is sprake van een piekperiode en het werk kan niet opgevangen worden door collega’s of tijdelijke werknemers.
Hebben ouders automatisch voorrang tijdens schoolvakanties?
In theorie hebben ouders geen voorrang bij hun verlofaanvraag. Dat is namelijk discriminerend tegenover personeelsleden zonder kinderen. In de praktijk gebeurt het echter vaak dat bedrijven de schoolvakanties houden voor gezinnen. En dat zorgt soms voor frustratie. Open communicatie is hierbij belangrijk: betrek het hele team bij de vakantieplanning en vraag iedereen eerlijk welke verdeling zij redelijk vinden. Misschien kunnen jullie wel een beurtrol afspreken?
Hoe kan ik conflicten over vakanties oplossen?
Heldere afspraken en tijdige communicatie zijn cruciaal. Wees niet bang om het hele team bij de vakantieplanning te betrekken om zo tot een eerlijke verdeelsleutel te komen.
Wat als er onverwachte afwezigheden zijn?
Een onverwachte afwezigheid is uiteraard … onverwacht, maar dat betekent niet dat u zich er niet op kunt voorbereiden. Voorzie een back-upplan en denk op voorhand al eens na over hoe u medewerkers polyvalent kunt inzetten of tijdelijke vervangers snel kunt inschakelen.
