Vitry Frères : comment gérer des notes de frais émises dans 30 pays différents ?
Fondée en 1795, l’entreprise Vitry Frères porte une belle histoire de savoir-faire, de raffinement et de qualité à la française. Spécialisée dans la conception d’accessoires et de soins cosmétiques, elle exporte ses secrets de beauté à travers le monde dans plus de 30 pays.
Son développement international reflète le succès de ses produits mais entraîne aussi de multiples défis pour les équipes de la maison Vitry. Gérer les notes de frais nécessite la maîtrise des réglementations propres à chaque pays et implique la manipulation de nombreuses devises. Résultat : une charge de travail démesurée et un risque d’erreur élevé.
Depuis 5 ans, Vitry a choisi Kelio pour optimiser son approche des ressources humaines. Début 2025, l’entreprise a adopté le nouveau module Notes de frais. Cette décision marque la volonté de l’entreprise de professionnaliser ses processus de gestion RH pour faciliter le travail de ses équipes, automatiser les tâches chronophages, accélérer les trajets de validation et sécuriser ses données.
Client depuis
2020
Particularités
notes de frais multi-devises, multi-règles
Effectif
150
Types de projet
Notes de frais
Rencontre avec Cécilia Chouc
Gestionnaire de paie
Le besoin initial
Les 80 commerciaux de Vitry, lancés sur les routes du Canada, du Brésil ou du Danemark, collectionnaient les justificatifs physiques, avant de les transmettre de façon aléatoire, en espérant ne rien perdre ni oublier. L’équipe RH & comptabilité s’employait ensuite aux tâches de saisie manuelle assorties d’un risque d’erreur important.
Les commerciaux attendaient souvent le vendredi pour tout regrouper. Il fallait se poser, saisir les tickets, espérer ne rien oublier…»
La gestion des différentes devises, la diversité des profils et les réglementations en vigueur selon les zones géographiques augmentaient la complexité du processus de validation. Cette procédure peinait par son manque d’efficacité et de rigueur consommant un temps de travail excessif tant pour les collaborateurs de terrain que pour l’équipe RH & comptabilité.
La problématique résolue
Convaincue par les atouts du module Notes de frais de Kelio, l’entreprise Vitry en confie le déploiement à Cécilia Chouc, gestionnaire de paie. Paramétrage par zone géographique, tests d’utilisation, formations sur smartphone : l’intégration de l’outil est pragmatique et directement axée sur les besoins concrets des utilisateurs.
Le fonctionnement du module Kelio est clair, ludique et accessible à tous. Le collaborateur prend une photo de son justificatif avec son smartphone, immédiatement après la dépense, et l’envoie en un clic. Le manager le reçoit, il analyse et valide la dépense instantanément. C’est facile, c’est rapide, ça change tout !
Cet outil digital imaginé par les experts de Kelio intègre la reconnaissance automatique des données, la gestion native des multi-devises, la visualisation instantanée des justificatifs et un processus de validation simplifiée. Atout important pour la maison Vitry, le module gère 7 devises utilisées chaque jour par ses équipes : le dollar américain et canadien, la livre sterling, le franc suisse, la couronne danoise et suédoise et, bien sûr, l’euro.
Comment passer à un traitement fluide et rapide des notes de frais ?
Désormais, chez Vitry Frères, plusieurs centaines de notes de frais sont traitées, chaque mois, selon une procédure fluide et harmonieusement intégrée dans le quotidien des collaborateurs. Oubliés la manipulation de documents papier et les heures d’encodage manuel, l’automatisation de la procédure entraîne un gain de temps considérable.
Sur la route, les commerciaux scannent leurs dépenses au jour le jour. Elles sont rapidement contrôlées par les managers, sans nécessiter de relance par l’équipe RH & comptabilité qui réserve son énergie pour des tâches à haute valeur ajoutée.
De l’enregistrement des justificatifs à la validation finale, chaque étape du traitement des notes de frais est rigoureusement suivie et sécurisée au moyen de blocages automatiques prévus par le module Kelio.
La validation hebdomadaire permet de gagner jusqu’à 2 heures par semaine.
Les solutions installées
Les + du logiciel de notes de frais
- Utilisation mobile fluide et intuitive
- Lecture automatique des montants, TVA, dates
- Gestion native du multi-devise
- Sécurité renforcée grâce aux blocages intégrés
- Réactivité et accompagnement des équipes Kelio