Vitry Frères: hoe beheer je onkostennota’s uit 30 verschillende landen?
Opgericht in 1795 draagt het bedrijf Vitry Frères een rijke geschiedenis van vakmanschap, verfijning en Franse kwaliteit met zich mee. Gespecialiseerd in het ontwerpen van cosmetische accessoires en verzorgingsproducten, exporteert het zijn schoonheidsgeheimen naar meer dan 30 landen wereldwijd.
Die internationale groei weerspiegelt het succes van de producten, maar brengt ook heel wat uitdagingen met zich mee voor de teams van Vitry. Het beheren van onkostennota’s vereist kennis van de specifieke regelgeving per land en houdt de verwerking van meerdere valuta in. Het resultaat: een buitensporige werklast en een verhoogd risico op fouten.
Al vijf jaar kiest Vitry voor Kelio om zijn aanpak van human resources te optimaliseren. Begin 2025 nam het bedrijf ook de nieuwe module Onkostennota’s in gebruik. Die keuze onderstreept de ambitie om de HR-processen verder te professionaliseren: het werk van de teams vereenvoudigen, tijdrovende taken automatiseren, goedkeuringsworkflows versnellen en gegevens beter beveiligen.
Klant sinds
2020
Bijzonderheden
Onkostennota’s in verschillende landen en met verschillende regels
Aantal werknemers
150 werknemers
Soorten projecten
Onkostennota’s
Ontmoeting met Cécilia Chouc
Payroll Manager
De oorspronkelijke behoefte
De 80 vertegenwoordigers van Vitry Frères, onderweg in landen als Canada, Brazilië of Denemarken, verzamelden papieren bewijsstukken en bezorgden die nadien op een eerder willekeurige manier, in de hoop niets te verliezen of te vergeten. Het HR- en boekhoudteam stond vervolgens in voor de manuele invoer, met een aanzienlijk risico op fouten.
De verkopers wachtten vaak tot vrijdag om alles samen te brengen. Dan moest je even gaan zitten, de bonnetjes ingeven en hopen dat je niets vergat…
De verwerking van verschillende valuta, de diversiteit aan profielen en de geldende regelgeving per geografische zone maakten het validatieproces extra complex. Door het gebrek aan efficiëntie en structuur nam deze procedure buitensporig veel tijd in beslag, zowel voor de medewerkers op het terrein als voor het HR- en boekhoudteam.
De opgeloste problematiek
Overtuigd door de voordelen van de Onkostennota-module van Kelio, geeft Vitry Frères de uitrol in handen van Cécilia Chouc, payrollmanager. Instellingen per geografische zone, gebruikstests, smartphone-trainingen: de integratie van de tool is pragmatisch en volledig gericht op de concrete behoeften van de gebruikers.
De werking van de module van Kelio is duidelijk, gebruiksvriendelijk en voor iedereen toegankelijk. De medewerker neemt meteen na de uitgave een foto van het bewijsstuk met zijn smartphone en verstuurt het met één klik. De manager ontvangt het, bekijkt het en keurt de uitgave onmiddellijk goed. Het is eenvoudig, het gaat snel, het maakt echt het verschil! »
Deze digitale tool, ontwikkeld door de experts van Kelio, omvat automatische gegevensherkenning, native multi-valuta beheer, onmiddellijke visualisatie van bewijsstukken en een vereenvoudigd validatieproces. Een belangrijk pluspunt voor Vitry is dat de module zeven valuta beheert die dagelijks door de teams gebruikt worden: de Amerikaanse en Canadese dollar, het Britse pond, de Zwitserse frank, de Deense en Zweedse kroon, en uiteraard de euro.
Het beheer van onkostennota’s vereenvoudigen
Bij Vitry Frères worden nu elke maand honderden onkostennota’s verwerkt volgens een vloeiend proces dat naadloos geïntegreerd is in het dagelijkse werk van de medewerkers. Het handmatig hanteren van papieren documenten en urenlange invoer behoren tot het verleden: de automatisering van het proces levert een enorme tijdswinst op.
Op de baan scannen de vertegenwoordigers hun uitgaven dag per dag. Managers controleren deze snel, zonder dat het HR- en boekhoudteam reminders moet sturen; zij kunnen zich richten op taken met hogere meerwaarde.
Van het registreren van bewijsstukken tot de finale goedkeuring: elke stap in de verwerking van de onkostennota’s wordt strikt gevolgd en beveiligd dankzij automatische blokkeringen in de Kelio-module.
Dankzij de wekelijkse validatie besparen we tot 2 uur per week.
De geïnstalleerde oplossingen
Waarom kiezen voor onze onkostennota-software?
- Vlotte en intuïtieve mobiele gebruikerservaring
- Automatische herkenning van bedragen, btw en datums
- Native ondersteuning van meerdere valuta
- Verhoogde veiligheid dankzij ingebouwde blokkeringen
- Snelle respons en persoonlijke ondersteuning door de teams van Kelio