Werkgevers, zowel uit de publieke als de private sector, moeten vanaf 2027 de werktijd van hun werknemers registreren. Deze beslissing van de Belgische federale regering werd eind november vorig jaar bekendgemaakt, als onderdeel van de begrotingsafspraken. Wat jarenlang een discussiepunt was, wordt nu concreet: bedrijven moeten zich voorbereiden op de integratie van een tijdregistratiesysteem. Nieuwe regelgeving, toegestane registratiemethoden, implementatietips… onze HR-experts helpen je bij een soepele overgang.
- Werktijdregistratie: huidige en toekomstige regelgeving
- Welke bedrijven dit aangaat en welke methodes gebruikt worden
- Het juiste registratiesysteem voor jouw bedrijf
- Voordelen van een tijdregistratiesoftware
- Hoe je je bedrijf klaarmaakt voor D-day
2027: België volgt Europese jurisprudentie
Door twee arresten van het Europees Hof van Justitie in 2019 en 2024 moeten de lidstaten een wettelijk kader creëren dat bedrijven verplicht een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem te gebruiken om de werktijd van werknemers te registreren. Op basis van deze Europese jurisprudentie kondigde de Belgische regering in november aan dat deze verplichting ingaat vanaf 1 januari 2027. Vanaf die datum moeten alle prestaties van Belgische werknemers geregistreerd worden, al zijn de precieze modaliteiten nog niet volledig vastgelegd.
Registreer de werktijden
Registreer de prestaties via een fysieke of virtuele badgelezer en vermijd fouten bij handmatige herinvoer. Bespaar tijd dankzij automatisering en de betrouwbaarheid van gegevens.
Werktijdregistratie in Beglië
Tot nu toe was het Belgische recht (behalve in uitzonderlijke gevallen) niet strikt verplicht om werktijd te registreren. Impliciet is een registratie wel noodzakelijk om aan andere verplichtingen te voldoen, zoals het kunnen aantonen van correcte prestaties en pauzetijden. Een tijdregistratiesoftware behoort tot de aanbevolen goede praktijken voor werkgevers.
Tot 2027 blijven de huidige regels gelden, waaronder de registratie van:
- Prestaties van werknemers met glijdende werkuren
- Afwijkingen op de uren van deeltijdwerkers
- Werktijden van werknemers in bepaalde sectoren zoals transport, bouw, horeca, enz.
Welke werkgevers moeten werktijd registreren?
Vanaf 1 januari 2027 moeten alle Belgische werkgevers een systeem hebben om de prestaties van hun werknemers te volgen. Dit geldt voor alle private en publieke bedrijven, ongeacht de sector of grootte, van KMO’s tot grote ondernemingen. Zelfstandigen vallen niet onder deze verplichting, omdat ze niet onder een arbeidsovereenkomst werken.
Spreadsheet, badge of digitale oplossing: hoe registreer je de prestaties?
In de praktijk moeten werkgevers een systeem instellen dat minstens de begin- en einduren van de activiteit registreert, inclusief pauzes. De wetgever legt een resultaatsverplichting op, maar geen specifieke methode: bedrijven kunnen dus vrij kiezen hoe ze dit doen. Ongeacht de gekozen methode moeten de criteria objectiviteit, betrouwbaarheid en toegankelijkheid worden gerespecteerd.
De prikklok
Met een klassieke prikklok registreren werknemers begin- en einduren met een persoonlijke kaart of badge. De gegevens worden nadien digitaal verwerkt.
Het digitale systeem
HR-software registreert werktijd via smartphone, computer of badge en verwerkt de gegevens automatisch.
Papieren document of gedeelde spreadsheet
Een Excel-bestand of papieren urenstaat blijft een toegestane optie.
Welk tijdregistratiesysteem past bij jouw bedrijf?
Een papieren document of gedeeld bestand is natuurlijk financieel toegankelijk en snel in te voeren, maar heeft duidelijke beperkingen op het vlak van betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en traceerbaarheid.
Een fysieke prikklok is praktisch en betrouwbaar, vooral als werknemers vooral ter plaatse werken. Bij veel verplaatsingen of telewerk wordt dit minder handig.
Door de groeiende digitalisering van HR kiezen steeds meer werkgevers voor tijdregistratiesoftware, die kan worden gekoppeld aan een badge maar ook virtueel registreren mogelijk maakt.
Voordelen van een werktijdregistratiesoftware
Een platform voor werktijdregistratie tilt HR-management naar een hoger niveau, zowel op vlak van efficiëntie als strategische inzichten:
- Werknemers registreren hun uren via smartphone of computer
- Gegevens worden automatisch opgeslagen, getraceerd en beveiligd
- Kans op fouten of gegevensverlies daalt drastisch
- Invoerwerk vermindert en dataverwerking verloopt sneller
- Alle informatie is gecentraliseerd en overal toegankelijk
- Nauwkeurigheid en automatisering helpen bij wettelijke compliance
- Beveiliging en toegangscontrole ondersteunen GDPR-naleving
- Integratie met andere digitale tools zoals boekhoudsoftware of ERP
- Geoptimaliseerde gegevensverwerking maakt extra HR- en strategische analyses mogelijk
Voorbereiden op werktijdregistratie: hoe pak je dit aan?
Je hebt een jaar om je bedrijf klaar te stomen voor de nieuwe wettelijke verplichting. Zo maak je de overgang soepel en efficiënt:
- Analyseer de verschillende werkregimes en uren in je bedrijf.
- Betrek werknemersvertegenwoordigers en verzamel hun feedback.
- Kies het meest geschikte tool op basis van je bedrijfskenmerken.
- Plan de implementatie van de software stap voor stap, samen met je dienstverlener en HR-team.
- Stel duidelijke gebruiksregels op en informeer werknemers op voorhand.
- Werk een procedure uit voor het bewaren en toegankelijk maken van gegevens voor sociale inspecties.
Wat moet gebeuren voor de invoering van de verplichting?
Hoewel de verplichting eind november werd aangekondigd, is de definitieve wet nog niet gepubliceerd. De regelgeving moet nog goedgekeurd, afgekondigd en in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd worden. In dat document vinden werkgevers hun exacte verplichtingen, welke gegevens geregistreerd moeten worden, bewaartermijnen en consultatiemodaliteiten. Het kabinet zal ook praktische tools voorzien om bedrijven te begeleiden bij de naleving.
Hoe kan Kelio helpen?
Werktijdregistratie zit in het DNA van Kelio. Zowel met onze tools als met de expertise van onze specialisten zorgen we ervoor dat bedrijven oplossingen krijgen die volledig aansluiten bij hun behoeften. Onze Tijdregistratiesoftware evolueert continu en blijft volledig in lijn met de wettelijke verplichtingen. Onze HR-professionals informeren en begeleiden bedrijven bij de nieuwe regelgeving.
Wil je professioneel begeleid worden en werken met geavanceerde tools?
Neem contact op met de experts van Kelio, zij beantwoorden al je vragen!
