Les professionnels des ressources humaines jonglent avec de nombreuses tâches et responsabilités. Parfois même tellement, qu’il leur reste peu de temps pour ce qui compte vraiment : l’accompagnement humain et la réflexion stratégique de l'entreprise. Pour éviter que votre équipe ne soit noyée de tâches répétitives, vous pouvez recourir à des solutions digitales. Les experts RH de Kelio vous expliquent quelles sont les options disponibles et comment choisir le meilleur logiciel de gestion du personnel pour votre organisation.
Quelles solutions existent pour la gestion du personnel au sein de mon organisation ?
Le paysage des logiciels de gestion des ressources humaines est vaste.
Tout d’abord, il existe des outils spécialisés conçus pour prendre en charge une ou plusieurs tâches spécifiques. Par exemple, en tant qu'employeur ou responsable du recrutement, un ATS (Applicant Tracking System) vous aide dans le recrutement de nouveaux talents, grâce à une diffusion automatisée des offres d'emploi et bien plus encore. Une badgeuse vous permet de savoir qui est présent ou absent sur le lieu de travail, et un logiciel d’onboarding facilite l’arrivée de vos nouveaux salariés. Il existe aussi des solutions pour analyser automatiquement les CV, automatiser la paie ou encore maintenir la motivation de vos équipes.
En parallèle, certains logiciels centralisent plusieurs de ces tâches dans un seul et même outil. Ce sont des solutions globales, souvent entièrement personnalisables. On distingue trois grandes catégories :
- SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines – HRIS)
- GCH (Gestion du Capital Humain – HCM)
- SGRH (Système de Gestion des Ressources Humaines – HRMS)
La différence entre les trois est assez subtile. Un SIRH se concentre principalement sur les données du personnel et facilite les tâches clés comme la paie, l’administration du personnel, la gestion des présences/absences des salariés, la gestion des temps de travail, générer un contrat de travail pour un nouveau salarié, la formation passée du salarié, etc.
Un GCH inclut en général toutes les fonctionnalités d’un SIRH, mais y ajoute des outils axés sur le développement des collaborateurs : recrutement, formations, compétences, évaluation, intégration, suivi des performances, etc.
Enfin, un SGRH est le système le plus complet pour les ressources humaines. Il intègre les fonctionnalités des deux autres, tout en offrant des statistiques plus poussées sur les données du personnel et du travail, idéales pour la génération de rapports.
Comment choisir le bon logiciel de gestion du personnel pour votre entreprise ?
Chaque solution RH a ses avantages et ses inconvénients. Le choix dépendra donc des objectifs et des besoins spécifiques de votre organisation. Voici quelques critères à prendre en compte pour faire un choix éclairé :
La taille de votre entreprise et la capacité d’évolution
Les petites structures privilégieront souvent des solutions simples et immédiatement opérationnelles. À l’inverse, les grandes organisations auront besoin de systèmes modulaires ou personnalisés, capables de gérer des processus complexes (sites multiples, intégration avec d’autres outils, multilinguisme, conformité internationale…).
Posez-vous la question : quels sont les objectifs de votre organisation à court et à long terme ? Si vous envisagez déjà une croissance et du recrutement de personnel, optez pour une solution évolutive pour vos ressources humaines.
Votre secteur d’activité
Les priorités ne sont pas les mêmes pour une entreprise industrielle et une société de consultance en informatique. Là où l’une aura besoin d’un outil performant de gestion du temps des salariés, l’autre misera plutôt sur des modules de télétravail et de formation.
Conseil : choisissez des outils adaptés au secteur de votre entreprise.
Facilité d’utilisation
Des bons outils RH doivent être intuitif, tant pour l’équipe RH que pour le management et les salariés qui les utiliseront au cours de leurs journées. Les tableaux de bord doivent être clairs pour le gestionnaire du service, la navigation fluide, et la prise en main des outils doit être rapide.
À tester absolument : demandez une démo et évaluez l’interface. Combien de temps de mise en route faut-il à un nouvel utilisateur pour être autonome ? Existe-t-il des guides ou des formations ? Est-ce que la solution me permet de répondre à mes obligations en termes de droit social et besoins en communication avec les salariés ?
Les fonctionnalités
Identifiez les modules dont vous avez réellement besoin. Si votre budget le permet, choisissez une solution offrant déjà de nombreuses fonctionnalités de base, mais qui reste évolutive au fil du temps.
Conseil : réfléchissez à vos besoins actuels et futurs.
Intégration et compatibilité
La solution de gestion du personnel doit pouvoir s’intégrer facilement avec vos autres outils internes (comptabilité, paie, planning, ERP…).
Vérifiez les points suivants :
L’échange de données est-il automatisé ?
Des API ou connexions existantes sont-elles disponibles ?
Support technique
Un logiciel n’est jamais meilleur que le service qui l’accompagne. Il est important qu’un fournisseur vous assiste lors de l’installation, mais propose aussi des formations et un accompagnement à long terme.
À vérifier : y a-t-il un support local, dans votre langue ? Quelle est la réactivité en cas de question ou de panne ? Des SLA (accords de niveau de service) sont-ils proposés ?
Découvrez le support proposé par Kelio
Conformité et sécurité
Les équipes RH manipulent de nombreuses données sensibles, comme les fiches de paie ou les documents personnels. Il est donc crucial de choisir une solution conforme aux normes de sécurité les plus strictes (comme ISO 27001) et au RGPD.
À contrôler : le logiciel est-il régulièrement mis à jour d’un point de vue légal ? Le fournisseur suit-il proactivement les évolutions dans le droit ?
Prix et modèle tarifaire
Il existe une grande variété de modèles tarifaires : investissement unique, abonnement, prix tout compris, tarif par utilisateur, par module, etc.
Attention aux frais cachés : l’implémentation, les mises à jour, les formations et le support sont souvent facturés séparément, ce qui peut s’ajouter au prix d’utilisation de base.
Rapports et tableaux de bord
Les décisions RH stratégiques doivent s’appuyer sur des données fiables. Idéalement, vous devez pouvoir définir vos propres indicateurs clés (KPI), créer des tableaux de bord et exporter les données, sans l’aide du responsable ou service IT.
Conseil : établissez avec votre équipe RH la liste des rapports nécessaires, et demandez explicitement aux fournisseurs ce qui est possible de rassembler comme données dans l'administration du personnel.
Accès à distance
Avec le travail hybride, il est essentiel que vos employés puissent accéder aux outils de gestion des temps de travail, de gestion des activités et des tâches en cours, aux demandes de congés et leurs données RH à tout moment et depuis n’importe où en dehors de l'organisation – que ce soit via ordinateur, tablette ou smartphone.
Exemple : le logiciel propose-t-il un environnement cloud sécurisé ?
Les solutions Kelio
Kelio propose une gamme de logiciels conçus pour répondre aux besoins variés du personnel des ressources humaines modernes. Notre plus grand atout ? Toutes nos solutions sont entièrement personnalisables.
Que vous recherchiez une fonction spécifique – comme un ATS (un logiciel de recrutement pour la diffusion des offres d'emploi et la sélection des meilleurs talents et des compétences recherchées par le gestionnaire ou le responsable) ou une badgeuse – ou une solution globale pour la gestion et l'administration des données du personnel de type SIRH ou SGRH, nous construisons avec vous la solution la plus adaptée au bon fonctionnement de votre département des ressources humaines et de ses employés.
Comment savoir quel logiciel de gestion du personnel convient le mieux à mon entreprise ?
Analysez vos processus RH actuels, identifiez les points de friction et définissez les fonctionnalités essentielles. Pensez également à la scalabilité et à la compatibilité avec vos autres outils.
Un logiciel RH en cloud est-il sécurisé ?
Oui, à condition que le fournisseur respecte les dernières normes de sécurité et les exigences du droit au niveau de la protection des données personnelles, le RGPD. Il est donc essentiel d’examiner attentivement les mesures de sécurité mises en place par le prestataire.
Puis-je intégrer un logiciel RH avec d’autres systèmes ?
La plupart des solutions RH modernes permettent des intégrations avec d’autres applications de l’entreprise, comme la comptabilité, la gestion du temps ou les ERP.
