En tant que professionnel·le RH, vous gérez une multitude de processus. Certains se déroulent rapidement… d’autres prennent énormément de temps. Chez Kelio, nous pensons qu’il est essentiel que chaque équipe RH puisse travailler de manière optimale. C’est pourquoi nous partageons ici 9 conseils concrets pour vous aider à simplifier votre gestion administrative du personnel, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
1. Assurez-vous de la qualité des données saisies
Chaque jour, vous traitez une quantité importante de données : salaires, présences et absences, primes, notes de frais, formations, etc. L’idéal est que ces informations soient correctes dès la première saisie, car les rectifications sont longues et chronophages.
Mettez en place des processus clairs : informez les collaborateurs sur la manière et le moment de transmettre les données, et intégrez si possible une étape de contrôle (automatique ou non). Automatisez chaque fois que c’est possible, afin de réduire les erreurs… et demandez-vous toujours si vous avez réellement besoin de toutes ces données.
(Nous reviendrons plus loin sur l’automatisation – poursuivez votre lecture !)
2. Numérisez vos documents
Les documents papier sont fragiles, difficiles à archiver et ralentissent l’administration. Passez donc à une gestion digitalisée autant que possible. Demandez par exemple que les certificats médicaux soient envoyés par e-mail et proposez la signature électronique pour les contrats de travail.
Bonus : les documents numériques peuvent être stockés de manière centralisée dans un SIRH. Fini les recherches fastidieuses dans les classeurs ou les armoires !
3. Centralisez les canaux de communication
Cela vous semblera sûrement familier : un·e collaborateur·rice envoie un certificat par mail, un autre dépose un document dans la boîte RH, un troisième vous contacte via chat, et un dernier vous informe de son absence… à la machine à café de l'entreprise.
Choisissez un (ou deux maximum) canal de communication officiel pour les échanges avec le service RH. Cela vous fera gagner du temps et vous permettra de structurer plus facilement votre administration du personnel.
4. Automatisez avec un logiciel SIRH
Une saisie qualitative, la digitalisation, une communication claire… Très bien, mais comment mettre tout cela en œuvre dans votre entreprise ? Grâce à un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines).
Selon le logiciel choisi, vous pouvez centraliser les horaires, les salaires, les formations, les processus de préboarding et d’onboarding, les absences… Certains outils permettent d’automatiser intégralement des processus, voire de les connecter à votre secrétariat social.
Exemple : vous souhaitez automatiser l’onboarding ? Paramétrez votre SIRH pour que les nouveaux collaborateurs aient accès à un portail avant leur premier jour. Ils y trouvent une checklist : compléter les données de leur fiche salarié, signer le contrat de travail, lire les documents obligatoires, etc.
Avantage : les documents sont envoyés automatiquement. Plus besoin de mails manuels, et les documents sont souvent en ordre avant même le premier jour de travail.
5. Donnez aux employés la main via un portail self-service
Un des grands atouts d’un SIRH, c’est que tout le monde peut y accéder. Profitez-en pour responsabiliser vos collaborateurs via une solution Employee Self Service.
Un·e salarié·e est absent·e ? Il ou elle peut encoder lui-même son absence ou charger son certificat médical. Effectuer des demandes de congés ? Chaque collaborateur·rice peut introduire ses demandes. Changement d’adresse ou agrandissement de la famille ? Là aussi, l’auto-gestion est possible.
Résultat : vous avez plus de temps à consacrer au « hard RH ».
6. Analysez vos données
Vos données RH peuvent vous révéler énormément d’informations : quelles offres d’emploi ont le mieux fonctionné, quels salariés risquent de décrocher, quelles équipes performent davantage…
Grâce aux statistiques, vous repérez plus facilement les tendances, les problèmes et leurs causes. Vous pouvez alors agir plus rapidement, par exemple en mettant en place une stratégie de fidélisation si vous anticipez des départs.
7. Évaluez régulièrement vos processus RH
Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Où les choses coincent-elles ? Demandez régulièrement du feedback à vos collègues, et remettez en question vos processus actuels. Souvent, de petits ajustements peuvent faire une grande différence.
8. Formez continuellement vos équipes RH
Les lois évoluent, tout comme les outils que vous utilisez. Assurez-vous que vos collaborateurs RH soient régulièrement formés pour rester agiles et confiants dans leur travail. Cela améliore leur efficacité et simplifie votre gestion RH au quotidien.
9. Réévaluez votre politique RH et vos procédures
Votre organisation évolue ? Vos règles RH doivent suivre. Prenez le temps – au moins une fois par an – de vérifier si vos processus et votre politique RH sont toujours adaptées aux besoins des collaborateurs et de l’entreprise. Des règles claires et actuelles renforcent la confiance… et l’efficacité.
Prêt·e à simplifier votre administration du personnel ?
