Quelle attention consacrez-vous à la gestion des frais professionnels dans votre entreprise ? Le traitement des notes de frais implique une charge administrative et comptable, accompagnée d’un risque d’erreurs et parfois même de fraude. À l’occasion de la sortie du tout nouveau module « Notes de frais » de Kelio, on en profite pour faire le tour de la question. Voici quelques actualités, pistes et balises pour vous guider vers un suivi performant des notes de frais.
- Frais professionnels : enjeux structurels et cadre légal.
- Des notes de frais et des risques de fraude en hausse.
- Les avantages d’un suivi optimisé des dépenses en entreprise.
- Les atouts d’un logiciel de gestion des notes de frais.
- Digitalisation des notes de frais : pour une transition fluide.
Quelles implications gravitent autour des notes de frais ?
En entreprise : pour une conformité légale et une efficience organisationnelle
Entre charge administrative, obligations légales et enjeux RH, les répercussions d’une gestion des notes de frais improvisée sont parfois sous-estimées. Une politique stratégique solide, soutenue par un outil digital dédié, apporte de nombreux bénéfices à votre organisation. Vous allégez la charge de vos équipes, limitez le risque d’erreurs, favorisez la conformité légale, maîtrisez vos budgets et augmentez l’efficacité de vos processus de travail. Un suivi des notes de frais optimisé participe à une approche des RH plus performante et à une meilleure productivité pour votre entreprise.
Au regard de la loi : quel cadre juridique pour les frais professionnels en Belgique ?
En Belgique, les frais professionnels sont définis comme des dépenses effectuées par des travailleurs et nécessaires à l’exécution de leur fonction. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur sur base des valeurs réelles ou par forfait. Le montant du forfait doit être en adéquation avec les sommes effectivement avancées par le travailleur.
Ces remboursements n’étant pas considérés comme une rémunération, ils ne sont pas soumis à l’impôt ni aux cotisations de sécurité sociale. L’employeur est tenu de s’assurer que les dépenses engagées par ses salariés correspondent à la définition de frais professionnels. Autrement dit, elles sont directement liées à l’exécution du contrat de travail et ne peuvent, évidemment, concerner des achats privés.
En cas de contestation par l’administration fiscale, l’employeur doit prouver le montant et le caractère professionnel des frais remboursés, notamment en produisant des documents justificatifs comme des notes de frais.
Gestion des notes de frais
Automatisez votre gestion des notes de frais grâce au logiciel Kelio. Gérez les dépenses professionnelles et libérez-vous de cette charge administrative.
Des notes de frais qui coûtent de plus en plus cher aux entreprises
Maîtriser la hausse des notes de frais
Les notes de frais affichent une tendance à la hausse depuis plusieurs années. En cause : l’inflation et l’augmentation des prix du carburant, de la restauration ou de l’hôtellerie, mais aussi les coûts liés au développement du télétravail. Au fil des années, les frais professionnels pèsent de plus en plus lourd dans le budget des entreprises qui ont un intérêt grandissant à en maîtriser l’impact financier au moyen d’une gestion rigoureuse.
Un terrain de jeu pour la fraude ordinaire
La fraude à la note de frais est une habitude courante, parfois même relativement inconsciente. Les études réalisées dans ce domaine pointent la méconnaissance de salariés qui considèrent les notes de frais comme un avantage complémentaire. Dans le chef de l’employeur, deux pistes d’action sont essentielles : la communication, pour clarifier le cadre des frais professionnels, et le contrôle pour encourager le respect des règles. Aujourd’hui, les technologies d’IA, capables de produire de faux justificatifs particulièrement crédibles, annoncent des défis supplémentaires pour les entreprises et l’administration fiscale.
Quelle est l’importance d’une bonne gestion des frais professionnels en entreprise ?
Quels sont les avantages d’un suivi efficace des notes de frais ?
- La conformité légale
Les remboursements des frais professionnels ne constituent pas une rémunération. Ils ne sont ni soumis à l’impôt sur le revenu pour le salarié, ni assujettis à l’ONSS. Cependant, ils doivent être enregistrés correctement par l’entreprise et justifiés par des pièces comptables. En cas de contrôle, un suivi rigoureux des notes de frais permet à l’entreprise de démontrer leur régularité et leur conformité.
- La traçabilité
Grâce à une gestion minutieuse des notes de frais, la comptabilité dispose d’une traçabilité irréprochable en matière de dépenses professionnelles. Chaque dépense peut ainsi être analysée ou justifiée sans ambiguïté.
- La prévention des abus
En optant pour une politique structurée au sujet des notes de frais, l’employeur communique un message transparent à ses collaborateurs. Une procédure claire et connue court moins de risques d’être enfreinte. Les fraudes ou les erreurs sont aussi repérées plus facilement, ce qui limite les coûts injustifiés.
- La maîtrise des coûts et la vision stratégique
Adoptez une approche stratégique des notes de frais pour composer une vision globale de vos dépenses. Grâce à ces données, vous identifiez les différents types de frais, leur fréquence et les excès éventuels afin d’améliorer la gestion budgétaire de votre entreprise.
- La rationalisation de la gestion administrative
Le traitement des notes de frais entraîne une charge administrative conséquente. Automatiser votre gestion des frais professionnels avec un outil digital libère le temps de vos équipes administratives et comptables, limite les erreurs d’encodage et les doublons.
- Une gestion RH cohérente
Une politique cohérente et structurée en matière de frais professionnels renforce la transparence et le sentiment d’équité au sein de l’organisation. Elle contribue aux bonnes pratiques d’une gestion des ressources humaines performante et améliore l’ambiance de travail. La satisfaction des salariés augmente grâce à des remboursements corrects et plus rapides.
Quels sont les atouts d’un logiciel de gestion des notes de frais ?
Kelio a développé une solution digitalisée, basée sur l’analyse de vos besoins de terrain, pour optimiser l’ensemble du processus de suivi des notes de frais. Objectifs : grâce à un outil simple d’utilisation, vous offrir les atouts d’une politique de frais professionnels efficiente.
- Un outil personnalisable qui s’adapte aux enjeux et aux besoins concrets de votre entreprise.
- Une solution flexible, disponible pour tous les utilisateurs, partout et à tout moment.
- Une plateforme intuitive, simple d’utilisation et accessible à tous les profils concernés avec un accès adapté à leur fonction.
- Un module qui peut être utilisé de façon autonome ou intégré au logiciel SIRH de Kelio.
- Envoyer les données sur les notes de frais vers le secrétariat social pour une mention sur les fiches de paies et la fiche 281.10 en fin d’année.
Le module « Notes de frais » de Kelio : comment ça marche ?
Vos salariés scannent leurs justificatifs avec leur smartphone qui sont ensuite traités automatiquement dans le module « Notes de frais » conçu par Kelio. Avertis par une notification, les managers approuvent la dépense sur leur propre téléphone. Les frais professionnels peuvent ensuite être exportés vers les logiciels comptables.
Comment assurer une transition fluide vers la digitalisation de vos notes de frais ?
Pour aborder efficacement la digitalisation de vos notes de frais, définissez le périmètre du projet en actant les constats actuels et en projetant vos objectifs. Préparez votre nouvelle procédure de gestion des frais professionnels en impliquant les collaborateurs concernés. Optez pour une solution numérique robuste et modulable, portée par l’expertise RH et technologique d’un partenaire solide.
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