Waarom een software gebruiken voor het beheer van onkostennota’s?

Wat houdt het beheer van onkostennota’s precies in?

Wettelijke naleving en efficiëntie binnen de onderneming

Tussen administratieve lasten, wettelijke verplichtingen en HR-uitdagingen worden de gevolgen van een ongeorganiseerd beheer van onkosten vaak onderschat.

Een duidelijke strategie, ondersteund door een digitale oplossing, biedt tal van voordelen:
u vermindert de werkdruk, beperkt fouten, verhoogt de wettelijke conformiteit, beheerst uw budget en maakt uw processen efficiënter.

Een goed georganiseerd beheer van onkosten draagt dus bij aan sterkere HR-prestaties en een hogere productiviteit binnen uw bedrijf.

Wettelijk kader: wat zegt de Belgische wet over professionele kosten?

In België gelden professionele kosten als uitgaven die werknemers maken in het kader van hun functie en die noodzakelijk zijn om hun werk uit te voeren. Deze kosten worden terugbetaald door de werkgever, op basis van de werkelijke bedragen of via een forfait. Het forfait moet in verhouding staan tot de effectief gemaakte kosten.

Omdat terugbetalingen van professionele kosten niet als loon worden beschouwd, zijn ze vrijgesteld van belastingen en RSZ-bijdragen. De werkgever moet wel kunnen aantonen dat de uitgaven effectief professioneel zijn en rechtstreeks verband houden met het arbeidscontract. Privéaankopen vallen hier uiteraard niet onder.

Bij een eventuele fiscale controle moet de werkgever het bedrag én het professioneel karakter van de terugbetaalde kosten kunnen bewijzen, bijvoorbeeld aan de hand van onkostennota’s.

Onkostennota’s wegen steeds zwaarder op het bedrijfsbudget

De stijgende kosten onder controle houden

De gemiddelde onkostennota stijgt al enkele jaren. Oorzaken zijn onder meer de inflatie en de hogere prijzen voor brandstof, horeca, hotelovernachtingen en ook de bijkomende kosten van thuiswerk. Professionele kosten nemen daardoor een steeds grotere hap uit het budget, wat nauwgezet beheer belangrijker maakt dan ooit.

Een bron van alledaagse fraude

Fraude met onkostennota’s komt vaker voor dan men denkt — soms zelfs zonder slechte bedoelingen. Onderzoek toont aan dat sommige werknemers deze nota’s beschouwen als een extra voordeel. Voor werkgevers zijn twee zaken essentieel: duidelijke communicatie over wat als professionele kost geldt, en consequente controle. Nieuwe technologieën zoals artificiële intelligentie, die realistische valse bewijsstukken kunnen genereren, maken dit thema nog complexer.

Waarom is een goed beheer van onkosten zo belangrijk?

De voordelen van een efficiënt onkostenbeheer

• Wettelijke naleving

Terugbetalingen van professionele kosten gelden niet als loon. Ze zijn vrijgesteld van belastingen en RSZ-bijdragen, maar moeten correct worden aangegeven.

Bij een controle helpt een gestructureerd beleid om de regelmatigheid van deze uitgaven te bewijzen.

• Volledige traceerbaarheid

Een nauwkeurig beheer zorgt voor een perfecte traceerbaarheid van de professionele uitgaven.
Elke kost kan eenvoudig worden geanalyseerd of verantwoord.

• Minder risico op fouten en misbruik

Een duidelijke en transparante procedure rond onkosten schept duidelijkheid bij medewerkers.

Wanneer iedereen de regels kent, daalt het risico op vergissingen of fraude. Afwijkingen worden sneller opgespoord, waardoor onnodige kosten vermeden worden.

• Betere controle en strategisch inzicht

Met een goed zicht op uw onkosten krijgt u waardevolle informatie over kostentypes, frequentie en mogelijke excessen. Dat helpt om uw budget beter te plannen en te optimaliseren.

• Minder administratie

Het verwerken van onkostennota’s vraagt veel tijd. Door het proces te digitaliseren bespaart u uw HR- en boekhoudteams heel wat werk, vermijdt u invoerfouten en dubbele registraties.

• Meer tevreden medewerkers

Een transparant en gestructureerd beleid versterkt het vertrouwen en het gevoel van rechtvaardigheid binnen het bedrijf. Correcte en snelle terugbetalingen verhogen bovendien de tevredenheid en motivatie van uw medewerkers.

Wat zijn de troeven van een software voor het beheer van onkostennota’s? 

Kelio heeft een digitale oplossing ontwikkeld die het volledige proces van onkostennota’s optimaliseert. Met een gebruiksvriendelijke tool krijgt u een efficiënter en betrouwbaarder beheer.

• Volledig aanpasbaar aan de noden en realiteit van uw bedrijf
• Flexibel en toegankelijk, overal en op elk moment
• Intuïtief platform, eenvoudig in gebruik voor alle betrokken medewerkers
• Kan autonoom gebruikt worden of als geïntegreerde module in de HRIS-software van Kelio.
• De gegevens over de onkostennota’s doorsturen naar het sociaal secretariaat voor vermelding op de loonfiches en op het formulier 281.10 aan het einde van het jaar.

De Kelio-module “Onkostennota’s”: hoe werkt het?

Uw medewerkers scannen hun bewijsstukken met hun smartphone. Deze worden automatisch verwerkt in de module “Onkostennota’s” van Kelio. De verantwoordelijke ontvangt een melding en keurt de uitgave goed via zijn of haar eigen toestel. Daarna kunnen de kosten overgedragen worden naar een boekhoudsoftware.

Een vlotte overgang naar digitale onkostennota’s?

Wilt u de digitalisering van uw onkosten succesvol aanpakken? Bepaal eerst de huidige situatie en uw doelstellingen. Betrek vervolgens de betrokken medewerkers bij de nieuwe procedure en kies een betrouwbare, flexibele oplossing — ondersteund door HR-expertise en technologische knowhow.

Vragen over onze nieuwe module “Onkostennota’s”? 

Neem gerust contact op met de experts van Kelio!