Rencontre avec Alexandre Locufier, Directeur administratif
Effectuer le suivi des temps de travail dans un logiciel de gestion des temps
« On a certainement gagné du temps car maintenant on peut consacrer plus de temps à l’éducatif qu’à l’administratif. On a gagné en traçabilité grâce à ce système qui peut tout gérer. »
Solutions installées chez le client
(pour 160 personnes) :
L'institut le Foyer de Roucourt : une institution pour jeunes en difficulté sociale et familiale
L’institut le Foyer de Roucourt est une institution pour jeunes en difficulté sociale et familiale. L'institution compte 160 salariés et 14 bâtiments dont un est uniquement administratif. Les autres sont des lieux de vie et chaque bâtiment est équipé d’une pointeuse.
Récolter les prestations réelles avec un logiciel de gestion des temps
Le Foyer de Roucourt cherchait une pointeuse et un logiciel pouvant intégrer facilement les pointages réalisés afin de récolter les prestations réelles des salariés et compter les heures supplémentaires.
« C'était il y a environ 8 ans et à l’époque nous avions besoin de suivre les temps de travail de façon plus efficace car nous encodions tout dans Excel. Il fallait également calculer le crédit-débit avec le solde d’heures et donc c’était assez lourd d’un point de vue administratif. L’idée était donc de simplifier ce travail. Nous voulions également avoir de vraies données sur les temps de prestations des salariés afin de garantir l’équité au sein de l’entreprise et ne pas se fier sur des impressions mais bien sur des faits réels. »
Le logiciel de gestion des temps Kelio répondait à ce besoin : aperçu des temps de travail, prise en compte des horaires, compteurs personnalisables, heures supplémentaires, …
Simplifier la gestion des congés, absences et le transfert vers un logiciel de paie
Le Foyer de Roucourt cherchait des fonctionnalités supplémentaires auxquelles Kelio a su répondre.
« Par la suite nous avons évolué avec le module Planning et le module Paylink. Le portail permet à présent également à nos collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs demandes de congés, ce qui facilite le processus de demandes de congé. »
Le module Paylink de Kelio permet de transférer les variables de paie (absences, présences, prestations, heures supplémentaires) vers un secrétariat social.
Le portail RH pour le personnel permet de décentraliser les processus de gestion des temps et de gestion RH. Chaque salarié devient autonome pour la gestion des congés & absences. Cet espace personnel inclut la gestion des temps, le suivi d’activités et le planning de travail. Les données sont partagées avec le manager afin de simplifier les processus RH.
Des données fiables regroupées dans un logiciel RH
Le Foyer de Roucourt utilisait des documents manuscrits et remplissait des fichiers Excel pour effectuer le suivi des prestations. Ils ont rapidement remarqué les bénéfices de l'usage du logiciel de gestion des temps.
« Avant, dans Excel, chaque temps de prestation avait une colonne. C’était propice aux erreurs et les données n’étaient pas toujours fiables. Kelio permet de rendre les données de prestation fiables et d’automatiser le processus grâce au pointage, puisque dans notre secteur nous avons un système de prime en fonction des heures de prestations si c’est le soir, la nuit ou le weekend. Du côté des utilisateurs ils peuvent également noter lorsqu'ils font des heures supplémentaires afin de les justifier et faire cela sur PC ou smartphone c'est vraiment pratique. »
Le système de pointage a permis de garantir l'équité au sein des salariés du Foyer de Roucourt.
Les bénéfices d’un logiciel de gestion des temps en SaaS
Le Foyer de Roucourt cherchait un logiciel de gestion des temps sur lequel managers et collaborateurs peuvent se connecter à tout moment via un navigateur Internet sans avoir à gérer des infrastructures informatiques complexes.
« Je peux accéder à Kelio depuis chez moi et mes collaborateurs peuvent également se connecter au logiciel depuis n’importe quel endroit pour faire leurs demandes ou consulter les plannings. Un autre grand avantage est également la facilité de l’assistance, ils sont très réactifs. Je remarque une vraie amélioration par rapport au passé. »
Le logiciel Kelio est un logiciel de gestion des temps disponible en mode SaaS offrant de nombreux avantages :
- Accès au logiciel et aux données via une simple connexion internet
- Accessible 24h/24 et 7j/7 depuis un navigateur internet
- Mises à jour régulières et automatiques du logiciel
- Sécurisation de vos données
- Ajustement automatique des équipements selon l’évolution de vos besoins
- Service Level Agreement (SLA) de 99,9%, l’un des plus élevés du marché
Kelio s'engage à fournir une solution qui soit accessible 99,9% du temps, tous les jours de la semaine, y compris les week-ends, la nuit et les jours fériés.
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