Ontmoeting van Alexandre Locufier, Administratief Directeur
Werktijden opvolgen met een tijdregistratiesoftware
« Wij hebben zeker tijd bespaard omdat wij meer tijd kunnen besteden aan opleiding dan aan administratie. De traceerbaarheid is verbeterd dankzij dit systeem die alles kan beheren. »
<
Geïnstalleerde oplossing bij de klant
(voor 160 personen):
Instituut "Le Foyer de Roucourt": een instelling voor jongeren met sociale en familiale problemen
Het Foyer de Roucourt Instituut is een instelling voor jongeren met sociale en familiale problemen. De instelling telt 160 werknemers en 14 gebouwen, waarvan één voor administratie is. De andere zijn woonplaatsen en elk gebouw is voorzien van een prikklok.
De effectieve prestatiegegevens verzamelen met een software voor tijdregistratie
« Het was ongeveer 8 jaar geleden en toen moesten wij de werktijden op een efficiëntere manier opvolgen omdat wij alles in Excel bijhouden en overtypen. De meeruren moest berekend worden met deze Excel en het was een redelijk zware administratieve taak. Wij wouden deze dus vereenvoudigen en real-time gegevens hebben over de prestaties van de werknemers om gelijkheid binnen het bedrijf te garanderen en ons op feiten te baseren in plaats van een Excel. »
De tijdregistratiesoftware Kelio antwoordde deze nood: een zicht over de werktijden, uurroosters, personaliseerbare tellers: overuren, …
Vereenvoudig het beheer van vakantiedagen, afwezigheden en de overdracht naar het sociaal secretariaat.
Le Foyer de Roucourt was op zoek naar bijkomende functionaliteiten waaraan Kelio een oplossing kon geven.
« Vervolgens hebben wij de planningsmodule en de Paylink module erbij genomen. »
De module Paylink laat toe om de variabele prestatiegegevens door te sturen naar een sociaal secretariaat voor loonuitbetaling.
Een HR-portaal voor het personeel dient om de tijdregistratieprocessen en het beheer hiervan te decentraliseren. Elke werknemer wordt autonoom voor het beheer en de opvolging van zijn verlofdagen en afwezigheden. Deze persoonlijke ruimte bevat tijdregistratie, opvolging van activiteiten en de werkplanning. De gegevens worden gedeeld met de manager om de HR-processen te vereenvoudigen.
Betrouwbare gegevens verzameld in één HR-software
Le Foyer de Roucourt maakte gebruik van handgeschreven documenten en vulde Excellijsten in om de prestaties op te volgen. Zij hebben snel de voordelen van een software voor tijdregistratie kunnen merken.
« Vroeger gebeurde dit in Excel en bepaalde uren hadden een bepaalde kolom, dit kon vaak fout lopen en dus waren de gegevens niet altijd betrouwbaar. Kelio heeft toegelaten om de gegevens betrouwbaar te maken en het proces de automatiseren dankzij het tikken van de gepresteerde uren, omdat er in onze sector een premiesysteem is in functie van de gepresteerde uren in de avond, ‘s nachts of in het weekend. Langs de kant van de gebruikers zijn er ook voordelen waarneembaar, zij kunnen noteren wanneer er overuren gepresteerd worden en een commentaar schrijven om deze te verantwoorden. Dit kan via computer of smartphone gebeuren en is echt handig. »
Een prikkloksysteem heeft gelijkheid gebracht tussen de medewerkers van het instituut.
De voordelen van een tijdregistratiesysteem in SaaS
Le Foyer de Roucourt had een tijdregistratiesoftware nodig waar managers en werknemers zich aanmelden op eender welk moment door gewoon te beschikken over een internet-browser zonder moeilijke informatica-structuren te moeten beheren.
« Kelio is bereikbaar vanuit thuis en mijn medewerkers kunnen ook het programma bereiken vanuit eender welke plek om hun verlofaanvragen in te dienen of om planningen te bekijken. Een ander groot voordeel is de eenvoudigheid van de helpdesk, zij zijn zeer reactief. Ik merk een echte evolutie tegenover het verleden. »
Kelio is een tijdregistratiesoftware die beschikbaar is in SaaS-modus en biedt veel voordelen aan:
- Toegang tot de software en uw gegevens via een internetverbinding
- 24 uur per dag en 7 dagen per week toegankelijk vanuit alle webbrowsers
- Regelmatige updates van de software, conform het contract
- Beveiliging van uw gegevens
- Automatische aanpassing van de apparatuur op basis van uw veranderende behoeften
- Service Level Agreement (SLA) van 99,9%, een van de hoogste in de markt
Kelio zet zich in om ervoor te zorgen dat uw Kelio-oplossing 99,9% van de tijd toegankelijk is en dit elke dag van de week, dus ook in het weekend, overnacht en op feestdagen.
Softwareconfiguratie
