Een prikklok uitrollen: hoe krijgt u iedereen mee aan boord?

Uw bedrijf heeft besloten om de werktijden van medewerkers te registreren via een prikklok. Een strategische beslissing, want met een prikklok heeft u een realtime overzicht van de aan- en afwezigheden, kunt u projecten makkelijker inplannen en uw payroll deels automatiseren.

Maar hoewel de voordelen voor u als werkgever duidelijk zijn, kan er bij medewerkers soms weerstand zijn. Wordt mijn privacy nog wel beschermd? Is dit niet gewoon een extra controlemaatregel? Wat met mijn loon als ik later begin door onvoorziene omstandigheden?

Een prikklok werkt pas als iedereen mee aan boord is. Daarom leggen de hr-experts van Kelio uit hoe u de uitrol van het beste aanpakt.

Alles begint bij een goede voorbereiding

Een prikklok invoeren is meer dan enkel een systeem installeren. Het is een verandering in de manier van werken, en die pakt u het best stap voor stap aan.

Ga op zoek naar een robuust systeem

Niet alle prikklokken zijn gelijk. Kies een prikklok die aansluit bij de behoeften van uw organisatie. Moet het compatibel zijn met uw bestaande payrollsoftware? Is mobiele prikregistratie belangrijk voor medewerkers op baan? En hoe zit het met integratie met toegangscontrole? Investeer in een systeem dat meegroeit met uw bedrijf.

Ook de betrouwbaarheid is belangrijk: u wilt een systeem dat niet gehackt of vervalst kan worden en dat voldoet aan de wetgeving.

Lees trouwens zeker onze tips voor prikklokken in extreme omgevingen.

Ontwikkel een duidelijk beleid

Door duidelijke regels op te stellen, vermijdt u discussies achteraf. Kelio raadt u hierbij aan om die niet alleen vast te leggen, maar een werkgroep op te richten. Overleg met medewerkers van de hr-afdeling, vakbondsafgevaardigden, diensthoofden en een paar werknemers. Zo komen er verschillende standpunten aan bod en is de kans klein dat er aspecten over het hoofd worden gezien.

Wij geven alvast enkel vragen om over te brainstormen:

  • Wat gebeurt er als iemand vergeet te prikken?
  • Hoe wordt overwerk geregistreerd?
  • Wie heeft toegang tot de gegevens?
  • Wordt er bij de jaarlijkse evaluatie gekeken naar de werkelijk gepresteerde uren?

Transparantie en eenduidige afspraken wekken vertrouwen.

Pas het privacybeleid van uw onderneming aan

Tijdsregistratie gaat vaak gepaard met persoonsgegevens. Zorg ervoor dat uw privacyverklaring up-to-date is en dat uw medewerkers weten wat er met hun gegevens gebeurt op het moment dat u de prikklok uitrolt.

Pas het arbeidsreglement aan

Als u een prikklok invoert, moet u dat in België verplicht opnemen in het arbeidsreglement. Zorg ervoor dat de aanpassingen op de juiste manier goedgekeurd worden.

Bereid een handleiding of videotutorial voor

Dat veranderingen niet met open armen worden onthaald, heeft niet altijd te maken met de verandering zelf. Soms is het een technologische drempel die weerstand oproept.

Maak het uw medewerkers zo makkelijk mogelijk met een heldere handleiding of korte video’s. Toon hoe het werkt, leg de belangrijkste regels uit en vertel waar ze terechtkunnen bij vragen.

Tijd om de prikklok aan te kondigen

Door alle technische en administratieve aspecten op voorhand uit te werken, schept u een duidelijk kader. Maar nu moet u dat kader ook nog communiceren. En de manier waarop u dat doet, maakt een wereld van verschil.

Krijg iedereen mee aan boord met warme communicatie

Kelio raadt u aan om niet alleen de regels te presenteren, maar ook uw intenties en verwachtingen uit te spreken. Stel de prikklok niet voor als een controlemaatregel, maar als een tool die ook voordelen biedt voor medewerkers: correcte loonberekening, transparantie in overuren, geen verwarring meer over vakantie- of ziektedagen ...

Kondig het systeem niet louter per mail of op Intranet aan, maar organiseer een infomoment of moedig teamleaders aan om een vragenuurtje te organiseren met het hele team. Creëer ruimte voor vragen en benadruk dat u feedback ernstig neemt.

Bundel veelgestelde vragen

In de eerste weken na de uitrol zult u merken dat bepaalde vragen regelmatig terugkomen. Bundel deze in een FAQ die u voor het hele bedrijf beschikbaar stelt.

Aarzel ook niet om twee of drie maanden na de invoering van de prikklok een nieuw infomoment te organiseren waarin u de vaakst gestelde vragen overloopt en polst naar de eerste ervaringen.

De prikklokken van Kelio: automatiseer uw tijdsregistratie met onze betrouwbare oplossingen

Bij Kelio bouwen we graag mee aan uw bedrijfsdoelen. Daarom bieden we flexibele oplossingen, van klassieke badgelezers tot biometrische systemen en mobiele apps. Onze prikklokken integreren naadloos met uw hr- en payrollsoftware en zijn heel betrouwbaar: u heeft volledige controle over wat er met persoonsgegevens gebeurt.

Ontdek het tijdsregistratiesysteem van Kelio

Gelijkaardige blogartikelen

Is tijdregistratie verplicht voor werkgevers in België?

In België is tijdregistratie maar in twee gevallen wettelijk verplicht. Toch oordeelde het Brusselse arbeidshof in 2020 dat alle werkgevers een tijdregistratiesysteem moeten installeren. Doen ze dat niet, dan is het aan hen om de werkuren van hun werknemers te bewijzen. Alleen is dat moeilijk als ze geen bewijs hebben. Tijd dus om de regels eens op een rij te zetten met de hr-experts van Kelio.

Mobiele prikklok: volg de werktijden van uw werknemers

Vandaag de dag zijn mobiliteit en flexibiliteit essentieel. Urenregistratie van het personeel en hun gewerkte tijden kan een uitdaging worden voor bedrijven met verplaatsende personeel.

Hier komt de mobiele prikklok van pas, een handig apparaat dat deze uitdaging efficiënt en eenvoudig aanpakt. In dit artikel bespreken we de mobiele prikklok, vaste prikklok en de verschillende soorten prikklokken. En de voordelen van digitale urenregistratie met Kelio.

Is het einde van de badge in zicht?

Op de dag van vandaag is het mogelijk om zijn werktijden te tikken of een toegang te openen … zonder badge! Hoe? Er bestaan 2 mogelijkheden: aan de hand van een smartphone die dankzij de BLE-NFC-technologie over een virtuele badge beschikt en zal voor een Kelio-prikklok gepresenteerd worden in plaats van een badge (beschikbaar vanaf versie 4.6 van Kelio); of via een “virtuele boeking”, dit wil zeggen dat de verklaring van de werktijden rechtstreeks via ingaven op een pc, smartphone of tablet kunnen gebeuren zonder een prikklok nodig te hebben. Zoom op deze twee mogelijkheden om te boeken zonder badge!