Als hr-medewerker staat u in voor een dozijn processen. Sommige gaan heel snel … of nemen juist heel veel tijd in beslag. Kelio vindt het belangrijk dat elk hr-team optimaal kan werken en dus denken we graag mee over manieren om de personeelsadministratie te vereenvoudigen. In dit artikel delen we 9 tips, zodat u uw tijd en energie kunt steken in wat écht telt.
1. Zorg voor kwalitatieve input
Als hr-medewerker verwerkt u elke dag honderden gegevens en cijfers: lonen, aan- en afwezigheden, premies, kostennota’s, opleidingen … Idealiter zijn deze gegevens van de eerste keer goed, want correcties zijn tijdrovend.
Investeer daarom in duidelijke processen: laat werknemers weten hoe en wanneer ze welke gegevens moeten doorgeven en zorg eventueel voor een (automatische) controlestap. Automatiseer waar mogelijk, zodat de foutenmarge daalt en stel uzelf de vraag of u alle gegevens wel écht nodig heeft.
Op automatisering gaan we verderop trouwens dieper in, dus lees zeker verder!
2. Digitaliseer documenten
Papieren documenten zijn kwetsbaar en vertragen uw administratie. Zet dus maximaal in op digitalisatie. Vraag medewerkers om ziektebriefjes of attesten per mail door te sturen en laat arbeidsovereenkomsten bijvoorbeeld digitaal ondertekenen.
Extra pluspunt? Digitale documenten kunt u heel eenvoudig centraal bewaren. Zo hoeft u niet meer in mappen en kasten te zoeken naar het juiste document.
3. Stroomlijn de communicatie
Het klinkt u vast bekend in de oren: de ene stuurt een certificaat op per mail, de andere dropt een document in het postvak van de hr-afdeling, nog iemand anders stuurt een chatbericht en oh ja, via via heeft u aan het koffiezetapparaat vernomen dat een collega afwezig is.
Denk na over één, maximaal twee kanalen die medewerkers kunnen gebruiken om met u te communiceren. Zo bespaart u niet alleen tijd, maar wordt uw personeelsadministratie ook een pak eenvoudiger.
4. Automatiseer met HRIS-software
Kwalitatieve input, digitaliseren, communicatie stroomlijnen ... Klinkt allemaal goed en wel, maar hoe pakt u dat nu aan? HRIS-software of Human Resources Information System-software is daar ideal voor.
Afhankelijk van het pakket dat u aanschaft, kunt u niet alleen uurroosters centraliseren, maar ook payroll, opleidingen, preboarding en onboarding, aan- en afwezigheden … Vaak kunt u volledige processen automatiseren en zelfs koppelen aan de software van uw sociaal secretariaat.
Een voorbeeld: stel dat u de onboarding wil vereenvoudigen. U kunt uw HRIS zo instellen dat nieuwe werknemers nog vóór de eerste werkdag toegang krijgen tot een portaal. Daar zien ze dan een checklist: het werknemersfiche aanvullen, het arbeidscontract ondertekenen, bepaalde documenten vóór de eerste dag lezen …
Het grote voordeel? De documenten worden automatisch opgestuurd. U hoeft dus zelf geen mails te versturen én de kans is groter dat alle personeelsadministratie al voor de eerste dag in orde is.
5. Laat werknemers zelf informatie opgeven
Een van de grote voordelen van een HRIS is dat u iedereen toegang kunt geven tot de software. En dat brengt ons meteen tot de volgende tip: laat medewerkers zoveel mogelijk zelf doen, via Employee Self Service. Afwezigen? Vraag hen om zelf hun afwezigheid en ziektebriefje te registreren. Zij kunnen ook een afwezigheidsaanvraag indienen. Ook adreswijzigingen, gezinsuitbreiding enz. kunt u perfect uit handen geven. Zo heeft u meer tijd voor hard HR.
6. Verzamel statistieken
Gegevens vertellen u niet alleen welke vacatures het aantrekkelijkst waren, welke personen dreigen uit te vallen of welke teams beter presteren. Ze zijn ook ideaal om uw workflow te optimaliseren.
Met statistieken kunt u namelijk trends, problemen en hun oorzaak opsporen en vervolgens doelgerichte verbeteringen uitwerken. Heeft u op basis van een historische analyse het gevoel dat bepaalde werknemers uit de boot dreigen te vallen? Dan kunt u proactief retentietechnieken uitrollen.
7. Evalueer regelmatig uw personeelsadministratie
Welke processen lopen vlot? Waar loopt het vast? Door regelmatig feedback te vragen aan collega’s én zelf een kritische blik te werpen op de bestaande workflows, ontdekt u optimalisatiekansen. Kleinere aanpassingen kunnen vaak al een groot verschil maken.
8. Voorzie voldoende bijscholing voor hr-medewerkers
Wetgeving verandert, net als de tools waarmee u werkt. Door hr-medewerkers continu bij te scholen, blijft uw team wendbaar én zelfzeker. Ze kunnen collega’s beter ondersteunen, met als gevolg dat uw personeelsadministratie verder vereenvoudigt.
9. Herbekijk regelmatig het personeelsbeleid en de hr-procedures
Organisaties veranderen, en dus moeten ook uw hr-richtlijnen mee evolueren. Evalueer jaarlijks of uw beleid nog aansluit bij de behoeften van de werknemers én het bedrijf. Transparante en actuele procedures zorgen voor vertrouwen en, vooral, efficiëntie.
Klaar om uw personeelsadministratie te vereenvoudigen?
Veelgestelde vragen
Waarom is personeelsadministratie zo tijdrovend?
Veel administratieve taken gebeuren handmatig of zijn verspreid over verschillende systemen. Dat zorgt voor dubbel werk en vaak ook meer fouten.
Wat zijn de voordelen van digitaliseren?
Door maximaal te digitaliseren, kunt u makkelijker bij documenten, kunt u routinetaken automatiseren, en werkt u vlotter samen met uw hr-collega’s.
Hoe kies ik de juiste HRIS-software?
Kijk naar de behoeften van uw bedrijf. Welke routinetaken wilt u automatiseren? Hoe graag is uw onderneming? Met welke andere tools wilt u graag verbinden (bv. de payrollsoftware van uw sociaal secretariaat)? Al deze factoren kunnen uw keuze beïnvloeden.
