Logiciel de planning vs Excel : quel outil choisir pour votre planification RH ?

Excel : spécialiste du tableur depuis 40 ans

Commercialisé par Microsoft dès les années 80, Excel est destiné à créer des tableaux, gérer des bases de données simples et automatiser le traitement de l'information. Très efficace pour son usage cible, le tableur s’est installé dans les habitudes de nombreuses entreprises. Accessible, peu coûteux et très populaire, Excel se révèle pertinent pour de multiples utilisations privées, professionnelles ou encore scolaires.

L'usage d'Excel en gestion de planning

Si un tableur Excel permet de piloter une planification simple sur base de données limitées, il ne s'agit pas d'un dispositif de planification au sens strict. De nombreux professionnels des ressources humaines rencontrent d'ailleurs les limites d’un outil détourné de son objectif initial. Les encodages multiples, la faiblesse de la traçabilité et du contrôle ainsi que les lacunes en fonctionnalités automatisées sont autant de sources d'erreurs conséquentes.

L'avènement des logiciels de planification

Début 2000, apparaissent les premiers logiciels modernes dédiés à la Gestion des Temps et Activités (GTA). Depuis, ces solutions numériques innovent en permanence offrant des fonctionnalités de plus en plus polyvalentes et performantes. Le monde professionnel accomplit sa transformation digitale même si le coût et le process d’implémentation restent des freins pour certaines entreprises. L’automatisation des process RH garantit un gain de temps et d’argent tout en limitant les erreurs et en renforçant la conformité légale.

Les limites d’un planning Excel

Alléchante par son coût limité et son accessibilité, la planification RH sur Excel comporte cependant des risques qui pourraient alourdir votre budget. Quelles sont les limites d'un tableur en gestion de planning ? :

• Trop de place pour l'erreur humaine : les saisies manuelles multiples, la duplication de données et de fichiers ou l'utilisation de formules complexes augmentent le risque d'erreur et de plannings inexacts.
• Une gestion collaborative limitée : l'outil tableur n'a pas été conçu pour être modifié par plusieurs utilisateurs simultanément. Des calculs erronés, l'écrasement de données ou la lenteur de chargement font partie des risques encourus.
• Des lacunes en contrôle et traçabilité : la détection d'erreurs ou de doublons exige un paramétrage manuel à l'efficacité relative tandis que la traçabilité des modifications d’un fichier reste limitée.
• Une expertise difficile à partager : un planning Excel, souvent façonné par un utilisateur seul à en maîtriser l'usage, devient un outil complexe à reprendre en cas d'absence ou de départ de l'entreprise.
• Les défis de la scalabilité : les capacités d'un tableur sont rapidement dépassées dans le contexte d'une planification multi-sites et multi-équipes, assortie de contraintes variées et nécessitant le brassage de nombreuses données.
• Une faible contribution à la conformité légale : Excel n'intègre pas le contrôle des multiples règles juridiques en matière de temps de travail. Un paramétrage manuel est nécessaire et souvent peu adapté.

Les réponses d'un logiciel de planification

Le logiciel de planning est un outil digital conçu pour traiter l’ensemble des enjeux de la planification RH. Paramétrable, complet et robuste, il s’adapte aux réalités des petites et grandes structures.

Un panel de fonctionnalités ciblées pour a planification RH

• Création, mise à jour et visualisation de plannings multi-équipes et multi-sites,
• Intégration de nombreuses contraintes comme la disponibilité ou les compétences,
• Suivi et prise en compte des absences, scénarios alternatifs automatisés,
• Enregistrement du temps de travail,
• Reporting, etc.

Le logiciel de planning déploie un ensemble de fonctionnalités sur-mesure pour répondre à tous les besoins de la planification RH. Pensé pour rationnaliser les processus de travail, il favorise un usage de l'outil collectif et reproductible.

Une gestion de données centralisée et automatisée

L'ensemble des variables, liées à la planification, est centralisé dans un outil unique, encodé une seule fois et mis à jour de façon automatisée. Synchronisable avec votre ERP, le logiciel GTA gère les données avec un maximum d’efficacité et un minimum d’erreurs.

Une interface partagée et un design adaptatif

L’affichage optimal d’un tableau Excel nécessite un écran de grande taille. Au contraire, une interface logicielle s'ajuste aux écrans de PC pour une lisibilité constante. De conception collaborative, le logiciel RH favorise le partage et la mise à jour de données sécurisées entre tous les acteurs concernés.

Des dispositifs de communication automatisés

La planification est un processus souple qui s'adapte en permanence aux changements et aux imprévus, nécessitant des canaux de communication réactifs. Grâce aux fonctionnalités d'un logiciel RH, la communication est fluide et automatisée. Elle accélère le flux des informations en matière de modification horaire ou d'absence imprévue.

Des alertes pour faciliter la conformité légale

Le module GTA de Kelio intègre les réglementations légales en matière de temps travail. Par exemple, des pauses ou des durées de prestations non-respectées sont signalées par une alerte. Des erreurs rapidement identifiées et corrigées renforcent la conformité juridique mais également l’efficience du process.

Une contribution à la qualité de vie au travail

Une solution digitale fluide et performante facilite le travail des professionnels des RH. Ils disposent d’une vue d’ensemble sur leur planification ainsi que de fonctionnalités pratiques pour la mettre en œuvre. En gagnant en réactivité et en souplesse, le système répond davantage aux besoins spécifiques du terrain et des collaborateurs.

Vous gérez encore vos plannings sur Excel ? Passez à une solution plus fiable et performante avec Kelio. Centralisez vos données, automatisez la gestion des horaires et des absences, facilitez la collaboration et sécurisez votre conformité légale.