De digitale transitie zet zich steeds verder door, zowel in bedrijven als in de openbare diensten. HR-afdelingen zien geleidelijk de nieuwigheden opduiken die verband houden met het eGov 3.0-project. Dit programma, opgezet door de Belgische overheid, heeft tot doel de gegevensuitwisseling tussen werkgevers en de sociale zekerheid te vergemakkelijken. Wat betekent dit voor uw bedrijf en hoe kunt u profiteren van de digitalisering van HR-gegevens? De experts van Kelio verdiepen zich voor u in het onderwerp.
eGov 3.0: modernisering van de aangifte van loon- en werkuren
eGov 3.0 is een programma voor de digitalisering van de diensten van de sociale zekerheid in België. Dit grootschalige project wil innovatieve en efficiënte middelen ontwikkelen voor het verzamelen, verwerken en communiceren van gegevens. De overheid wil zo de bestaande systemen moderniseren om de uitwisseling van HR-gegevens tussen werkgevers en de RSZ te verbeteren. Het doel: de aangifte van loon- en werkuren vereenvoudigen.
Een performante openbare dienst in een veranderende maatschappij
De principes die de sociale zekerheid sturen, evolueren mee met de veranderingen in onze maatschappij en de wetgeving. Tegelijkertijd boomen digitale technologieën, wat leidt tot voortdurende innovaties. De behoeften van burgers en instellingen veranderen, waardoor er behoefte is aan gebruiksvriendelijke, vereenvoudigde en snelle oplossingen. Het eGov 3.0-project ziet digitale technologieën als een antwoord op deze behoeften en een kans om de openbare diensten moderner, innovatiever en dynamischer te maken.
De beleidslijnen van het eGov 3.0-project
Het eGov 3.0-project wordt gestuurd door enkele basisprincipes. Het nieuwe digitale systeem voor het verzamelen en verwerken van gegevens voor de sociale zekerheid moet duurzaam en flexibel zijn, zodat het zich kan aanpassen aan veranderende behoeften. De gebruiker staat centraal in het project, met een bijzondere focus op digitale inclusie, om de toenemende digitale kloof tegen te gaan. Toegankelijkheid en transparantie van gegevens, evenals procesvereenvoudiging, vormen de rode draad bij de keuze en ontwikkeling van de tools.
Zal de digitale optimalisatie van de openbare diensten een impact hebben op uw HR-beheer?
Het eGov 3.0-project raakt ook het bedrijfsleven, dat verplicht is HR-gegevens door te sturen naar de sociale zekerheidsinstellingen. Hoewel u op termijn moet kunnen profiteren van een eenvoudiger en efficiënter systeem, zal de implementatie van het nieuwe systeem waarschijnlijk een aanpassing vergen van uw HR-medewerkers.
Eenmalige gegevensinvoer voor uw HR-gegevens
De verschillende toepassingen van het eGov 3.0-project streven naar het “only once”-principe: dankzij een centrale datalaag worden de gegevens gecentraliseerd en hoeven ze slechts één keer ingevoerd te worden. Het verzenden, raadplegen en verwerken van gegevens wordt sneller en veiliger.
Een aanpassingsperiode aan de nieuwe tools
Als werkgever gebruikt u het portaal van de sociale zekerheid of beheert u uw HR-gegevens via gespecialiseerde software. U zult dus de nieuwe geïntegreerde diensten op het portaal kunnen testen, of deze taak toevertrouwen aan een HR-platform. Kelio ontwikkelt geavanceerde digitale oplossingen om uw HR-beheer te moderniseren en biedt hoogwaardige diensten om uw werk te vereenvoudigen.
Een gebruiksgerichte aanpak
Het eGov 3.0-project neemt een nieuw paradigma aan: de logica baseren op de gebruikerservaring in plaats van op de structuur van de instellingen. U zult dus werken in een digitale omgeving die het uitvoeren van uw taken vergemakkelijkt.
Extra aandacht voor veiligheid
Dataveiligheid is een steeds crucialer thema bij de digitalisering van informatiebeheer. De centralisatie en toegankelijkheid van werknemersgegevens vereisen optimale beveiligingssystemen en beschermingsnormen waaraan bedrijven strikt moeten voldoen.
Digitalisering : nieuwe verplichtingen voor bedrijven
In een streven naar vereenvoudiging en efficiëntie versnelt de overheid de digitale transitie van de openbare diensten. Nieuwe verplichtingen duiken op, zowel voor burgers als voor bedrijven en zelfstandigen.
Verplichte elektronische facturatie
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle Belgische zelfstandigen en bedrijven die btw-plichtig zijn. Digitale facturen zullen via het beveiligde Europese Peppol-netwerk worden verstuurd. Ze zullen veilig en automatisch verwerkt worden, wat de fiscale conformiteit bevordert.
De online dienst Flexi at work
Gebruikt u het flexi-job-systeem in uw bedrijf? Tot nu toe werden de loongegevens van uw flexi-werknemers gehaald uit de DMFA-aangiften. Voortaan moet u deze informatie maandelijks doorgeven via de onlinedienst “Flexi at work”. De gegevensverwerking verloopt sneller, wat zowel werkgevers als werknemers ten goede komt.
Waarom zou u uw eigen digitale optimalisatie versnellen?
De Belgische overheid investeert in digitale technologieën om de overdracht en het beheer van werknemersgegevens te vereenvoudigen. Het implementeren van performante digitale tools binnen uw bedrijf is ook een troef om uw HR-gegevens optimaal te verwerken, op te slaan, te beveiligen, toegankelijk te maken en te benutten.
3 goede redenen om de verwerking van HR-gegevens in uw bedrijf te digitaliseren
1. Toegankelijkheid van gegevens: uw HR-gegevens, gecentraliseerd in één digitaal platform, zijn overal en altijd toegankelijk, vanaf eender welke smartphone, computer of tablet, en voor alle betrokkenen tegelijk. Bovendien kunt u toegangsrechten voor de betrokken werknemers op verschillende niveaus beheren. De gegevensverwerking en samenwerking tussen uw teams verloopt sneller, vlotter en efficiënter.
2. Nauwkeurigheid en veiligheid van gegevens: in een gecentraliseerd digitaal systeem worden gegevens slechts één keer ingevoerd. Dit bespaart tijd door repetitieve administratieve taken te verminderen en te automatiseren, en het beperkt ook het risico op fouten. Een kwaliteitsvolle tool helpt u om de juistheid van ingevoerde gegevens te controleren en biedt sterke garanties op het vlak van cybersecurity.
3. Meerwaarde van gegevens: dankzij een HRIS-software (*Human Resources Information System*) krijgt u toegang tot functies voor data-analyse. Rapporten, statistieken en voorspellingen verrijken uw managementstrategie en helpen u om uw acties en situatie te evalueren voor een weloverwogen besluitvorming.
3 tips voor een succesvolle digitale transitie
1. Kies de juiste digitale tools
Uw digitaal HR-platform moet op lange termijn performant en afgestemd zijn op uw behoeften. Onderzoek de verschillende opties om er zeker van te zijn dat uw tool modulair, krachtig, evolutief en intuïtief is.
2. Betrek uw HR-specialisten
Doe een beroep op de expertise van uw HR-medewerkers om het succes van uw digitale transitie te garanderen. Door hen de leiding te geven over het project, vertrouwt u op de best uitgeruste professionals om dit tot een goed einde te brengen, terwijl u hun erkenning en motivatie vergroot.
3. Optimaliseer uw werkprocessen
De beste HR-software kan een gebrekkige organisatie niet compenseren. Om het volledige potentieel van uw tool te benutten, heeft u efficiënte werkprocessen nodig. Profiteer van dit digitaliseringsproject om uw behoeften te evalueren, verbeterpunten te identificeren en optimale werkprocedures in te voeren.
Wist u dat er publieke financiële steun bestaat voor digitale transformatie?
Om bedrijven te ondersteunen bij hun digitale transitie, heeft de overheid verschillende financiële steunmaatregelen opgezet. Afhankelijk van de regio waar uw bedrijf gevestigd is, kunt u aanspraak maken op premies, cheques of voordelige leningen voor consultancy, digitalisering of andere initiatieven die verband houden met de digitale transitie.
Wilt u meer weten over de functionaliteiten die Kelio ontwikkelt voor de digitalisering van uw HR-gegevens?
