Dimona en Belgique : connaissez-vous toutes ses facettes ?

Qu'est-ce que la Dimona ?

La Dimona est une procédure administrative obligatoire, en Belgique, avant toute entrée en fonction d’un salarié. L’employeur est légalement tenu de déclarer la mise au travail de chaque collaborateur. La démarche s’effectue en ligne sur le portail web de l’Office National de la Sécurité Sociale. La Dimona s’applique à tous les travailleurs en CDI et CDD, aux étudiants, aux intérimaires et aux flexi-jobbers.

Depuis l'émergence de la sécurité sociale, d'où provient la Dimona ?

La première déclaration Dimona est enregistrée en 1999. Mais son histoire prend ses racines bien plus tôt, dans la création du système de sécurité sociale en Belgique.

La création de l’ONSS

Notre système de sécurité sociale actuel est né juste après la deuxième guerre mondiale. L'idée fondamentale qui l'inspire ? L’État, les employeurs et les travailleurs vont désormais financer la sécurité sociale ensemble. L'organisme nouvellement créé s'appelle l'ONSS : il a pour mission de percevoir les cotisations sociales et de les redistribuer aux instances qui gèrent les droits sociaux.

Des déclarations papier décentralisées

Jusqu’aux années 80, les embauches sont consignées sur un registre papier tenu par l’employeur. Ces informations transitent ensuite par courrier, périodiquement, vers les instances de chômage ou de sécurité sociale. Cette gestion de données décentralisée laisse beaucoup de place aux retards de traitement, aux erreurs et à la fraude.

Une révolution numérique

L’émergence des technologies numériques transforme profondément la gestion de la sécurité sociale à partir des années 90. Un réseau électronique d’échange de données se développe pour faciliter les missions des différentes institutions. Progressivement, les fonctionnalités se multiplient et parmi elles : la déclaration immédiate à l’emploi par voie digitale.

La première Dimona

En 1999, le système de déclaration électronique immédiate entre en vigueur. Il est nommé Dimona pour "Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte". Quelques années plus tard, apparaissent les déclarations trimestrielles DmfA portant sur les prestations de travail et la rémunération. La DmfA vient compléter le panel des données numériques qui facilitent la gestion des cotisations sociales et des droits sociaux.

Quel est le cadre juridique de la Dimona en Belgique ?

Le cadre réglementaire de la déclaration obligatoire de l’emploi en Belgique repose sur plusieurs textes de loi :

• L’arrêté royal du 5 novembre 2002 est le texte fondateur du dispositif. Il définit les travailleurs concernés et généralise l’obligation de la Dimona à tous les employeurs des secteurs public et privé. Y sont également précisés les délais de déclaration et les mentions requises.
• Préalablement, l’article 38 de la loi du 26 juillet 1996 ouvrait les portes à la future Dimona en approuvant la collecte électronique des données sociales.
• L’article 181 du Code pénal social explicite les sanctions en cas de déclaration tardive, inexistante ou erronée.
• Le socle de notre modèle de sécurité sociale repose sur la combinaison de deux textes légaux. L’arrêté-loi du 28 décembre 1944, complété et révisé par la loi du 27 juin 1969, organise le système de sécurité sociale des salariés belges. Il impose notamment le paiement des cotisations sociales par les employeurs et les travailleurs, ainsi que la redistribution des droits sociaux.

Quelles sont les notions incontournables pour maîtriser le processus Dimona ?

L'Organisme National de la Sécurité Sociale

Organisme de gestion de la sécurité sociale belge, l’ONSS collecte les cotisations sociales payées par les employeurs et les employés. Il pilote, ensuite, la redistribution de ces cotisations aux organismes responsables de l’attribution des droits sociaux (chômage, maladie, pension, etc.). L’ONSS joue un rôle d'institution pivot qui assure le rééquilibrage des ressources pour renforcer la solidarité sociale. La transmission rapide de données fiables, au travers des déclarations Dimona ou DMFA, est indispensable à l'accomplissement de ses missions.

Le portail de l’ONSS

L’ONSS dispose d’une plateforme numérique destinée aux employeurs, aux citoyens et aux secrétariats sociaux. Sur ce portail en ligne sont accessibles l’ensemble des démarches liées à l’organisation de la sécurité sociale. Un tel outil garantit la centralisation de données sécurisées et simplifie la gestion des droits sociaux. Les entreprises, ou leur secrétariat social, y effectuent les Dimona tandis que les travailleurs y consultent leur historique de carrière ou le suivi de leurs droits.

Le secrétariat social

En Belgique, le secrétariat social est une structure - généralement constituée sous la forme d’une ASBL - agréée par le Ministère des Affaires sociales. Cet organisme exécute des tâches administratives et RH spécifiques pour le compte d’autres employeurs. Les secrétariats sociaux ont été créés pour assister les employeurs dans leur gestion du personnel, renforcer l’application de la législation sociale et professionnaliser la perception des cotisations.

Parmi les services proposés :

• Le calcul de la paie, des cotisations sociales, du précompte professionnel, du pécule de vacances, etc.
• Les déclarations Dimona et DmfA.
• L’émission des fiches de salaire.
• Les démarches administratives inhérentes aux absences, congés, incapacités de travail, etc.

Le logiciel de gestion RH

Certains logiciels de gestion des ressources humaines comportent désormais une fonctionnalité dédiée à la déclaration immédiate. À partir du module Kelio Dimona, directement connecté au portail de l'ONSS, vous pouvez déclarer et gérer vos mises à l’emploi très facilement. Les mentions requises sont déjà encodées dans votre plateforme digitale limitant le double encodage et le risque d’erreurs. La fonctionnalité Dimona et les autres processus de travail RH forment un ensemble cohérent facilitant une gestion intégrée et automatisée pour vos contrats courts type flexi-job et étudiant.