Dimona in België: kent u alle facetten van de regeling?

Wat is Dimona?

Dimona is een verplichte administratieve procedure die in België moet gebeuren vóór elke indiensttreding van een werknemer. De werkgever is wettelijk verplicht om de tewerkstelling van elke medewerker aan te geven. Dat gebeurt online, via het webportaal van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Dimona geldt voor alle werknemers met een contract van bepaalde of onbepaalde duur, voor studenten, uitzendkrachten en flexi-jobbers.

Hoe is Dimona ontstaan?

De eerste Dimona-aangifte werd geregistreerd in 1999. Maar het verhaal erachter begint veel eerder, bij het ontstaan van de Belgische sociale zekerheid.

Het ontstaan van de RSZ

Ons huidige socialezekerheidsstelsel ontstond vlak na de Tweede Wereldoorlog. Het uitgangspunt was eenvoudig: de overheid, de werkgevers en de werknemers zouden voortaan samen instaan voor de financiering van de sociale zekerheid. De nieuw opgerichte instelling kreeg de naam RSZ, met als taak de sociale bijdragen te innen en te herverdelen onder de instanties die de sociale rechten beheren.

Gedecentraliseerde aangiftes op papier

Tot in de jaren 80 hield elke werkgever de indiensttredingen bij op een papieren register. Die gegevens gingen vervolgens, periodiek en per post, naar de werkloosheids- of socialezekerheidsdiensten. Deze gedecentraliseerde manier van werken liet veel ruimte voor vertraging, fouten en fraude.

Een digitale omwenteling

Vanaf de jaren 90 veranderde de opkomst van digitale technologie het beheer van de sociale zekerheid grondig. Er ontstond een elektronisch netwerk voor gegevensuitwisseling, dat de taken van de verschillende instellingen moest vereenvoudigen. Stap voor stap kwamen er nieuwe functionaliteiten bij, waaronder de digitale onmiddellijke aangifte bij indiensttreding.

De eerste Dimona

In 1999 trad het systeem van onmiddellijke elektronische aangifte in werking, onder de naam Dimona: “Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte”. Enkele jaren later kwamen daar de driemaandelijkse DmfA-aangiftes bij, met gegevens over de arbeidsprestaties en het loon. De DmfA vulde het geheel van digitale gegevens aan, wat het beheer van de sociale bijdragen en sociale rechten vergemakkelijkte.

Wat is het juridische kader van Dimona in België?

Het reglementaire kader voor de verplichte tewerkstellingsaangifte in België steunt op verschillende wetteksten:

• Het koninklijk besluit van 5 november 2002 is de basis van de hele regeling. Het bepaalt welke werknemers het betreft en maakt Dimona verplicht voor alle werkgevers, zowel in de publieke als de private sector. Ook de aangiftetermijnen en de verplichte vermeldingen staan hierin vastgelegd.
• Daarvoor al opende artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 de deur naar de toekomstige Dimona, door de elektronische inzameling van sociale gegevens goed te keuren.
• Artikel 181 van het Sociaal Strafwetboek legt de sancties vast bij een laattijdige, onbestaande of foutieve aangifte.
• De basis van ons socialezekerheidsmodel steunt op twee wetteksten samen. De besluitwet van 28 december 1944, aangevuld en herzien door de wet van 27 juni 1969, regelt het socialezekerheidsstelsel van de Belgische werknemers. Ze verplicht onder meer de betaling van sociale bijdragen door werkgevers en werknemers, en de herverdeling van de sociale rechten.

Welke begrippen moet u kennen om Dimona te begrijpen?

De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

Als beheersinstelling van de Belgische sociale zekerheid int de RSZ de sociale bijdragen die werkgevers en werknemers betalen. Vervolgens verdeelt ze die bijdragen onder de instellingen die de sociale rechten toekennen (werkloosheid, ziekte, pensioen, en zo verder). De RSZ vervult zo een spilfunctie: ze herverdeelt de middelen en versterkt daarmee de sociale solidariteit. Om die taak te kunnen uitvoeren, is de RSZ afhankelijk van snelle en betrouwbare gegevens uit de Dimona- en DmfA-aangiftes.

Het portaal van de RSZ

De RSZ beschikt over een digitaal platform voor werkgevers, burgers en sociale secretariaten. Op dit onlineportaal vindt u alle stappen die te maken hebben met de organisatie van de sociale zekerheid. Zo'n instrument zorgt voor de centralisatie van beveiligde gegevens en vereenvoudigt het beheer van de sociale rechten. Ondernemingen, of hun sociaal secretariaat, doen er hun Dimona-aangiftes, terwijl werknemers er hun loopbaanoverzicht of de opvolging van hun rechten raadplegen.

Het sociaal secretariaat

In België is het sociaal secretariaat een organisatie, doorgaans opgericht als vzw, erkend door de minister van Sociale Zaken. Deze organisatie voert specifieke administratieve en hr-taken uit in naam van andere werkgevers. Sociale secretariaten ontstonden om werkgevers te ondersteunen bij hun personeelsbeheer, de toepassing van de sociale wetgeving te versterken en de inning van bijdragen te professionaliseren.

Onder de aangeboden diensten:

• De berekening van de loonadministratie, de sociale bijdragen, de bedrijfsvoorheffing, het vakantiegeld, enzovoort.
• De Dimona- en DmfA-aangiftes.
• De opmaak van de loonfiches.
• De administratieve afhandeling van afwezigheden, verlof, arbeidsongeschiktheid, enzovoort.

Het hr-softwarepakket

Naast het RSZ-portaal en het sociaal secretariaat kan ook hr-software helpen bij het beheer van Dimona-aangiftes. Sommige hr-oplossingen beschikken over een rechtstreekse koppeling met de RSZ, waardoor werkgevers aangiftes vanuit hun vertrouwde hr-omgeving kunnen uitvoeren.

Dat kan vooral interessant zijn voor organisaties die regelmatig medewerkers met kortlopende of wisselende contracten inzetten, zoals studenten en flexi-jobbers. Gegevens die al in het hr-systeem aanwezig zijn, kunnen opnieuw worden gebruikt voor de aangifte. Zo hoeft informatie minder vaak manueel te worden ingevoerd en verkleint het risico op fouten.

Afhankelijk van de software kan een hr-tool bovendien helpen om Dimona-aangiftes te versturen, op te volgen en te corrigeren. Door de aangifte te verbinden met andere hr-processen ontstaat één centrale omgeving voor het beheer van medewerkers en hun tewerkstelling.

Dimona beheren met Kelio

De module Kelio Dimona is rechtstreeks gekoppeld aan het portaal van de RSZ en maakt het mogelijk om Dimona-aangiftes vanuit Kelio te versturen en te beheren. De nodige gegevens zijn al beschikbaar in het platform, waardoor dubbele invoer wordt beperkt.

De module ondersteunt ook het beheer van kortlopende contracten, zoals flexi-jobs en studentenarbeid, en maakt het mogelijk om aangiftes eenvoudig op te volgen en waar nodig te corrigeren.