Qu’est-ce que la Dimona ?

En quoi consiste la déclaration immédiate en ligne ?

La DIMONA (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) permet, aux employeurs, de déclarer l'entrée en fonction d’un collaborateur auprès de l’Office National de Sécurité Sociale. La démarche s’effectue, en ligne, via le portail de l’ONSS. La DIMONA est une obligation légale qui doit advenir avant le début de l’occupation.

Comment effectuer une déclaration DIMONA ?

Une entreprise peut effectuer ses déclarations DIMONA directement sur le portail de l'ONSS via le fichier du personnel. L'entreprise s'identifie, au préalable, en tant qu’employeur avant d'enregistrer chaque début de mission au moyen d’un formulaire en ligne. Pour gagner du temps ou vous simplifier la tâche, vous pouvez aussi mandater un secrétariat social agréé ou utiliser un logiciel connecté à l'ONSS.

Quelles mentions doivent apparaître dans la DIMONA ?

La déclaration immédiate est une procédure simple et rapide. Pour garantir sa validité, elle doit cependant contenir des données complètes et exactes. Voici les mentions obligatoires :

• Le numéro de registre national du travailleur.
• Le nom et le prénom du travailleur.
• Le statut du travailleur ou le mode d'occupation : ouvrier, étudiant, intérimaire, etc.
• La date et l’heure de début de l'entrée en fonction.
• La date de fin quand elle est connue : contrat court, étudiant, extra, etc.
• Les coordonnées de l’employeur et l’unité d’établissement.

La DIMONA est-elle obligatoire pour tous les travailleurs ?

Toutes les personnes liées à votre entreprise par un contrat de travail sont concernées par la DIMONA. L'obligation inclut donc les salariés en CDI et CDD, les étudiants, les flexi-jobbers et les travailleurs intérimaires. Vous ne devez par contre pas effectuer de DIMONA si vous collaborez avec des indépendants qui, par principe, ne sont pas des salariés.

Comment est née la DIMONA en Belgique ?

Dans les années 90, la Belgique a créé un réseau informatique centralisé - la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale. Un outil destiné à interrompre l'usage des registres papier décentralisés et plus complexes à contrôler.

Cette initiative a donné naissance, en 1999, à la déclaration immédiate en ligne : la DIMONA. Depuis, guidé par l'évolution des technologies numériques et du marché de l'emploi, le système évolue. Aujourd'hui, la DIMONA fait notamment l'objet d'une intégration avec les logiciels de paie et les outils digitaux de gestion RH.

Quels sont les objectifs de cette déclaration d'entrée en fonction ?

La DIMONA est devenue un pilier essentiel dans la gestion de la sécurité sociale en Belgique. Elle répond à différents objectifs de contrôle, de suivi et de transparence :

• Identifier les travailleurs.
• Formaliser les liens contractuels entre les salariés et les employeurs.
• Lutter contre le travail non déclaré.
• Contrôler la conformité légale des employeurs.
• Calculer précisément les cotisations sociales.
• Octroyer leurs avantages sociaux aux travailleurs.
• Simplifier le volume de travail administratif.
• Disposer de données fiables pour le suivi de l’emploi en Belgique.

Quelles sont les obligations et sanctions liées à la DIMONA ?

L’Arrêté Royal du 5 novembre 2002 prévoit l’obligation, pour les employeurs des secteurs privés et publics, de déclarer l'entrée en service de chaque travailleur. L’entreprise est également tenue de fournir les mentions légales requises et d'en garantir l’exactitude. Les déclarations doivent être effectuées avant la prise de fonction ou, au plus tard, lorsqu'elle débute.

En cas d’infraction, l'employeur risque une amende, la perte d’avantage sociaux ou encore un redressement de cotisations sociales. Employer des travailleurs non-déclarés comporte d’autres dangers par ailleurs, notamment en cas d’accident du travail.

Quel outil facilite la gestion des DIMONA ?

En tant qu’employeur, vous pouvez déclarer les missions de vos salariés sur le portail de la sécurité sociale. La démarche s'avère parfois complexe ou chronophage cependant, surtout en cas d’erreur ou de changement impromptu.

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Où trouver plus d'informations ?

Pour tout savoir sur la déclaration DIMONA, son cadre légal et vos obligations en tant qu’employeur, consultez le site web de la Sécurité Sociale.