Wat is de Dimona?

Wat houdt de onmiddellijke aangifte online in?

De Dimona (Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte) laat werkgevers toe om de indiensttreding van een medewerker te melden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Deze Dimona-aangifte gebeurt online, via het portaal van de RSZ. Dimona is een wettelijke verplichting die moet gebeuren vóór het begin van de tewerkstelling.

Hoe doet u een Dimona-aangifte?

Een onderneming kan haar Dimona-aangifte rechtstreeks indienen op het portaal van de RSZ via het personeelsbestand. De werkgever identificeert zich eerst als werkgever en registreert vervolgens elke opstart van een tewerkstelling met een online formulier. Om tijd te winnen, kunt u ook een erkend sociaal secretariaat mandateren of gebruikmaken van software die met de RSZ verbonden is.

Welke gegevens moeten in de Dimona staan?

De onmiddellijke aangifte is een eenvoudige en snelle procedure. Om geldig te zijn, moet ze wel volledige en correcte gegevens bevatten. Dit zijn de verplichte vermeldingen:

• Het rijksregisternummer van de werknemer.
• De naam en voornaam van de werknemer.
• Het statuut of de tewerkstellingswijze van de werknemer: arbeider, student, uitzendkracht, flexi-jobber enzovoort.
• De datum en het uur van de indiensttreding.
• De einddatum wanneer die gekend is: kort contract, student, extra, dagcontract enzovoort.
• De gegevens van de werkgever en de vestigingseenheid.

Is de Dimona verplicht voor alle werknemers?

Iedereen die via een arbeidsovereenkomst aan uw onderneming verbonden is, valt onder de Dimona-verplichting. Dat geldt dus voor werknemers met een contract van onbepaalde en bepaalde duur, studenten, flexi-jobbers en uitzendkrachten. Voor een Dimona-aangifte student volstaat één aangifte met vermelding van het aantal uren. U hoeft daarentegen géén Dimona te doen wanneer u samenwerkt met zelfstandigen, want zij zijn in principe geen werknemers.

Hoe is de Dimona in België ontstaan?

In de jaren 90 richtte België een gecentraliseerd informaticanetwerk op: de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Een instrument dat een einde moest maken aan de papieren, gedecentraliseerde registers die veel moeilijker te controleren waren.

Op die manier ontstond in 1999 de onmiddellijke aangifte online: de Dimona. Sindsdien evolueert het systeem, gestuurd door de opkomst van digitale technologie en de veranderende arbeidsmarkt. Vandaag wordt de Dimona onder meer geïntegreerd met loonsoftware en digitale hr-software voor personeelsbeheer.

Wat zijn de doelstellingen van deze aangifte van indiensttreding?

De Dimona is uitgegroeid tot een essentiële pijler in het beheer van de sociale zekerheid in België. Ze beantwoordt aan verschillende doelstellingen van controle, opvolging en transparantie:

• Werknemers identificeren.
• De contractuele band tussen werknemer en werkgever formaliseren.
• Zwartwerk en niet-aangegeven arbeid tegengaan.
• De wettelijke conformiteit van werkgevers controleren.
• De sociale bijdragen (RSZ) correct berekenen.
• Werknemers hun sociale voordelen toekennen.
• Het volume aan administratief werk vereenvoudigen.
• Over betrouwbare gegevens beschikken voor de opvolging van de tewerkstelling in België.

Welke verplichtingen en sancties zijn verbonden aan de Dimona?

Het Koninklijk Besluit van 5 november 2002 verplicht werkgevers uit de privé- en de openbare sector om de indiensttreding van elke werknemer aan te geven. De onderneming is bovendien verplicht om de vereiste wettelijke vermeldingen te verstrekken en de juistheid ervan te garanderen. De Dimona-aangifte moet gebeuren vóór de indiensttreding of, ten laatste, op het moment dat die begint.

Bij een inbreuk riskeert de werkgever een boete, het verlies van sociale voordelen of een herziening van de sociale bijdragen. Werknemers zonder Dimona tewerkstellen brengt daarnaast nog andere risico's met zich mee, zeker bij een arbeidsongeval. De sociale inspectie voert hierop gerichte controles uit, onder meer via flitscontroles.

Welke tool vereenvoudigt het beheer van uw Dimona-aangiften?

Als werkgever kunt u de tewerkstelling van uw werknemers aangeven op het portaal van de sociale zekerheid. Toch brent dit soms wat complexiteit met zich mee, zeker bij een fout of een onverwachte wijziging.

Om zonder kopzorgen uw Dimona-aangiften in te dienen, kan je gebruik maken van de module Kelio Dimona. Wij ontwierpen een eenvoudige en efficiënte Dimona-software om sneller en efficiënter te kunnen werken. Maak uw Dimona-aangifte online voor uw korte termijncontracten (flexijobs, studenten), rechtstreeks vanuit de Kelio-software. De aangifte kadert in een samenhangend geheel van hr-processen die gemeenschappelijke gegevens gebruiken, zodat alles gestroomlijnd kan verlopen.

Conform de AVG (GDPR) en het Belgische arbeidsrecht versterkt onze module de wettelijkheid van uw personeelsbeheer. Flexi-jobs, paritaire comités of variabele uurroosters: de tool houdt rekening met de geldende regelgeving in België. Gecentraliseerd in één tool wordt elke actie rond tewerkstelling veel betrouwbaarder getraceerd.

Met Kelio Dimona:

• Verstuurt u uw Dimona-aangifte razendsnel dankzij de gegevens die al in de software aanwezig zijn.
• Past u foutieve aangiften makkelijk aan (Dimona Update) en kunt u een aangifte vlot annuleren (Dimona Cancel).
• Genereert u dagcontracten die gekoppeld zijn aan de geregistreerde prestaties.
• Doet u eenvoudig de Dimona flexi-job, Dimona-aangifte student of aangiften voor werknemers met variabele uren.
• Vermijdt u dure boetes dankzij een geautomatiseerde en vereenvoudigde aanpak van uw Dimona.

Wil je meer weten? Ontdek onze Kelio Dimona-module.

Waar vindt u meer informatie?

Wilt u alles weten over de Dimona-aangifte, het wettelijke kader en uw verplichtingen als werkgever? Raadpleeg dan de website van de Sociale Zekerheid.