Vous recrutez des étudiants ? Pensez à vos déclarations DIMONA !

Qu’est-ce que la DIMONA étudiant ?

En Belgique, les employeurs des secteurs public et privé doivent informer l’ONSS - Office National de la Sécurité Sociale - lors de l’engagement d’un nouveau salarié. Cette démarche prend la forme d’une déclaration en ligne appelée DIMONA. Celle-ci doit être effectuée avant le début des prestations via le portail en ligne de l’ONSS. Les étudiants jobistes font l’objet d’une déclaration spécifique : la DIMONA STU.

Quelle est la particularité des cotisations sociales des étudiants ?

En matière de contribution à la sécurité sociale, les étudiants exerçant un travail salarié en Belgique sont soumis à une réglementation particulière. Ce régime favorable limite le taux de cotisations sociales, alors nommées cotisations de solidarité, à 2,71% pour l’étudiant et à 5,42% pour l’entreprise. En comparaison, la rémunération d’un salarié classique est soumise à un taux de 13,07% pour le travailleur et de 25 à 32% pour son employeur.

Travail étudiant : quelles sont les obligations légales de l’employeur ?

Les entreprises employant des étudiants doivent être attentives à la législation qui encadre ces contrats de travail particuliers. Quels enjeux ? Protéger une catégorie de travailleurs plus vulnérables autant qu’assurer la conformité légale de l’entreprise.

Respecter les conditions d’embauche

Pour occuper un job étudiant en Belgique, le candidat doit avoir au moins 15 ans et suivre une formation de plein exercice. Ces deux conditions principales, imposées par le droit belge, sont assorties d’une interdiction de port de charges lourdes et de travail de nuit pour les mineurs. Quant aux jobistes de 15 ans, la loi les autorise uniquement à effectuer des travaux légers comme l’accueil ou la logistique simple.

Veiller au contingent annuel

Les réductions de cotisations sociales propres au statut étudiant ne s’appliquent que pour un nombre d’heures défini. Chaque étudiant dispose d’un contingent de 650 h de prestations par année civile, tous employeurs confondus. Pour chaque étudiant recruté, l’employeur devra consulter le volume d’heures disponibles sur le portail en ligne de la sécurité sociale. 

Établir un contrat de travail

Pour pouvoir confier une mission salariée à un étudiant, la loi belge exige la rédaction d’un contrat en bonne et due forme. Ce document comporte les mentions classiques d’un contrat de travail comme les coordonnées des parties, la date de début et de fin d’occupation ainsi que la rémunération. Le contrat étudiant ne peut excéder une durée de 12 mois au risque de se muer, automatiquement, en contrat de travail ordinaire. Dans le cas des étudiants, les contrats successifs sont également soumis à des conditions spécifiques.

Quels sont les avantages du statut étudiant pour l’employeur ?

Pour les étudiants, les premiers jobs sont une opportunité d’engranger de l’expérience professionnelle et de découvrir le monde de l’entreprise. Recourir au personnel étudiant présente également plusieurs avantages pour les employeurs.

Les avantages sociaux du contrat de travail étudiant

Les étudiants forment, pour les employeurs, une main-d’oeuvre moins onéreuse. D’une part, leur salaire est généralement moins élevé que celui des salariés classiques. D’autre part, la rémunération des étudiants bénéficie d’un régime avantageux en termes de cotisations ONSS. Les cotisations patronales sont en effet limitées à 5,42% : une économie substantielle puisque le taux ordinaire varie de 25 à 32%.

Des profils appréciés pour leur flexibilité et leur disponibilité

Les jobistes étudiants apportent une souplesse précieuse à la planification RH en entreprise, particulièrement en période de vacances. L’employeur dispose d’une force de travail pour absorber les pics d’activité et remplacer ses équipes en congé. Constituant un vivier de recrutement qui se renouvelle chaque année, les étudiants sont aussi plus disponibles pendant les week-ends et les soirées.

Contrat étudiant ou flexi-job : quel est le dispositif le plus avantageux ?

Autre dispositif d’emploi alternatif, le flexi-job constitue une source de flexibilité pour gérer les périodes de congés ou de hausse d’activités. Le flexi-job est accessible aux pensionnés et aux salariés au moins à 4/5ème temps. Ce type de contrat dispose de ses propres atouts comme la flexibilité horaire et l’expertise d’un travailleur aguerri. Le contrat étudiant, cependant, conserve un atout majeur grâce à l’importante réduction des cotisations sociales.

Engager un étudiant : quelles sont les différentes étapes ?

Pour accueillir des étudiants dans votre entreprise, en optimisant la simplicité d’organisation et la conformité légale, soyez attentifs à ces différentes étapes :

1. Les conditions d’accès au job étudiant

Assurez-vous de l’âge du candidat et demandez-lui une attestation d’inscription à temps plein dans un établissement d’enseignement.

2. Le contingent d’heures annuel

Consultez le nombre d’heures disponibles dans le contingent annuel de l’étudiant pour bénéficier des avantages sociaux.

3. Le contrat de travail étudiant

Rédigez un contrat de travail écrit à durée déterminée comportant les mentions légales obligatoires et faites-le signer par les deux parties.

4. La déclaration DIMONA STU

Effectuez la déclaration DIMONA, sur le portail en ligne de l’ONSS, avant l’entrée en service de votre jobiste.

5. Les documents et informations RH

Communiquez au nouvel engagé une copie du règlement de travail ainsi que toutes les coordonnées et informations utiles en matière de sécurité et de bien-être au travail.

DIMONA étudiant : comment effectuer la déclaration en ligne ?

Pour bénéficier des cotisations de solidarité, l’employeur doit garantir le respect du cadre légal, notamment en matière de déclaration DIMONA. Seules les heures validées par une DIMONA de type « STU » donneront lieu à la réduction des cotisations sociales patronales.

Quel outil pour déclarer la DIMONA STU ?

Votre équipe RH peut effectuer les DIMONA sur le portail en ligne de l’ONSS. Pour gagner du temps, vous pouvez également confier vos déclarations aux services d’un secrétariat social. Enfin, un logiciel RH comme Kelio, directement connecté au portail de l’ONSS, transmet vos DIMONA de façon simple et automatisée. Sur le portail ou dans votre plateforme RH, n’oubliez pas de sélectionner le type de travailleur « STU ».

Quelles informations doit contenir une DIMONA STU ?

La DIMONA STU reprend le nombre d’heures de travail planifiées pour chaque trimestre d’occupation de l’étudiant. Une déclaration est obligatoire pour tous les trimestres couverts par la durée du contrat, dès lors que des prestations sont prévues. La déclaration contient aussi les coordonnées de l’employeur et du travailleur, la mention du statut étudiant, la date de début et de fin d’occupation.

Simplifiez la gestion de vos étudiants avec Kelio

Entre la rédaction des contrats et la déclaration DIMONA STU, la gestion administrative des étudiants jobistes peut vite devenir chronophage pour vos équipes RH, surtout en période de forte activité. Kelio vous accompagne à chaque étape : planification des prestations et transmission automatisée des DIMONA directement connectée au portail de l'ONSS. Résultat : moins de risques d'erreur ou de retard, une conformité légale assurée, et du temps dégagé pour vous concentrer sur l'intégration de vos jobistes.