Comment effectuer une planification du personnel pour votre magasin ?

Une bonne planification en magasin commence par les horaires d'ouverture et la fréquentation client attendue par jour et par heure. Déterminez l'effectif minimum par fonction (caissier, vente, magasin), tenez compte des absences fixes et intégrez des réserves pour les moments de pointe comme les dimanches commerçants et les périodes de soldes. Un logiciel comme Kelio Planning automatise ce processus en fonction de la disponibilité et des modèles historiques.

Quel logiciel RH est approprié pour une entreprise de commerce en Belgique ?

Pour une chaîne de retail belge, un package logiciel RH est le plus approprié s'il combine la planification des effectifs, l'enregistrement du temps, la gestion des absences et une interface de paie dans un seul système. Kelio est une plateforme qui offre en plus, du contrôle d'accès intégré et du matériel propre (terminaux de pointage), ce qui rend la plateforme particulièrement pertinente pour les magasins avec plusieurs points de vente ou des zones à sécuriser.

Comment gérer son personnel sur plusieurs points de vente de magasin ?

Avec un système RH multi-points de vente comme Kelio, vous gérer les présences, les horaires et les congés de tous les magasins à partir d'un seul environnement central. Kelio vous permet de configurer différentes règles CCT par magasin et de donner à chaque responsable de magasin accès à la planification qui le concerne sans compromettre la vue d'ensemble du service RH.

Comment planifier mon équipe en magasin pour les dimanches et les jours fériés ?

Les dimanches et les jours fériés demandent une logique de planification particulière : effectif plus important, mélange de fonctions spécifique et respect des primes légales pour le travail le dimanche et les jours fériés. Avec Kelio, vous pouvez établir des modèles de planification par type de jour et vous pouvez les réutiliser à chaque fois qu'un dimanche ou un jour férié approche. Le système suit automatiquement quels collaborateurs ont déjà travaillé les dimanches.

Qu'est-ce qui change pour les commerçants avec l'enregistrement obligatoire du temps à partir de 2027 ?

À partir du 1er janvier 2027, une obligation d'enregistrement du temps plus large entrera en vigueur en Belgique. Pour les commerçants, cela signifie que la présence de tous les collaborateurs (y compris les salariés à temps partiel et les travailleurs temporaires) doit être enregistrée de manière précise et numérique. Un système comme Kelio respecte cette obligation grâce à l'enregistrement automatique du temps via terminal, smartphone ou tablette.

Comment intégrer mon logiciel RH avec mon secrétariat social ?

Kelio offre une interface de paie compatible avec plus de 160 logiciels de paie et secrétariats sociaux. Les composantes salariales variables (heures de présence, heures supplémentaires, heures spéciales, primes et soldes d'absence) sont automatiquement préparées pour l'export vers votre logiciel de paie, via un canal sécurisé (e-mail ou SFTP).

Quel terminal de pointage est le plus approprié pour un magasin ou une chaîne de magasins ?

Les Kelio Visio X4 et X7 sont des terminaux de pointage tactiles spécialement adaptés aux environnements où les collaborateurs peuvent pointer rapidement : magasins, entrepôts et points de distribution. Les terminaux sont intuitifs à l'utilisation, fonctionnent avec des badges RFID et offrent également une identification biométrique. Kelio propose aussi des options plus légères (TimeBox) pour les petits magasins et une solution smartphone pour les collaborateurs sans poste de travail fixe.

Kelio peut-il gérer les contrats des étudiants et des travailleurs flexibles ?

Kelio gère tous les types de contrats, y compris les contrats à temps plein, à temps partiel et les intérimaires. Pour les étudiants et les flexi-jobs, ce sont des formes de contrat qui peuvent également être générés via l'administration du personnel. Kelio est configurable en fonction de votre CCT et votre règlement du travail, de sorte que les formes de contrat particulières bénéficient d'un enregistrement du temps et d'un couplage de paie corrects.

Comment sécurisez l'accès à mon entrepôt et ma zone de caisses dans mon magasin ?

Avec Kelio, vous définissez les droits d'accès par zone et par heure. Votre entrepôt, la zone de caisse et le back-office reçoivent chacun un profil d'accès distinct. Un caissier n'a par exemple pas accès à la zone de l'entrepôt en dehors de ses heures de travail. En cas d'incendie ou d'incident, vous pouvez immédiatement obtenir une liste complète d'appel nominal via le module d'évacuation incendie.

Kelio est-il aussi adapté aux petits magasins et aux détaillants indépendants ?

Oui. Kelio fonctionne avec des formules d'abonnement modulaires qui sont évolutives, des petits magasins indépendants aux grandes chaînes de détail. Pour les petits magasins, le terminal TimeBox est un point d'entrée abordable pour l'enregistrement du temps. La solution cloud ne nécessite pas d'infrastructure serveur propre et est disponible immédiatement après l'implémentation.

☆ ★ ☆ ★ ☆ ★ ☆ ★ ☆ ★ 99% tevreden klanten

HR-software voor retail en winkels in België

Retail vraagt een strakke organisatie van roosters, aanwezigheid en personeelsadministratie, van de kassamedewerker tot de filiaalmanager. Kelio brengt personeelsplanning, tijdregistratie en toegangscontrole samen in één platform, afgestemd op de Belgische retailmarkt.

Belgische retailers kiezen voor Kelio

100% conform GDPR en arbeidsrecht

39 jaar software-expertise

Meertalige ondersteuning

Piek- en seizoensgebonden drukte

Vang onverwachte pieken op en beheer moeiteloos seizoensgebonden schommelingen in al uw winkels

Optimale personeelsplanning

Maak efficiënte planningen op maat van de openingstijden en de klantenaantallen voor elk verkooppunt.

HR-tools voor winkelmanagers

Geef uw filiaalmanagers intuïtieve tools om de dagelijkse aanwezigheden en onvoorziene situaties te vereenvoudigen.

Meerdere contracten & loonverwerking

Volg flexi-jobs, studenten en vaste krachten eenvoudig op en verstuur prestaties in één klik naar uw sociaal secretariaat.

Kelio-software voor roosterbeheer voor de automatische verwerking van afwezigheden en werktijden

Personeelsplanning compatibel met je openingsuren en piekmomenten

Koopzondagen, soldenperiodes, kerstvakantie en onverwachte drukte zetten je personeelsplanning onder druk. Kassiers, verkoopmedewerkers en magazijnpersoneel hebben elk andere roosters nodig, en een mismatch kost je zowel klanttevredenheid als budget.

Planningspatronen dupliceren voor terugkerende weekschema's en rotaties
Werkuren op jaarbasis beheren om overuren te vermijden en seizoenspieken op te vangen
Uitzendkrachten eenvoudig integreren bij activiteitspieken
Automatische alerts bij onderbezetting of onverwacht afwezige medewerkers
Planning opvolgbaar op jaar-, maand-, week-, dag- en uurniveau

Meer informatie over planning

Goed om te weten

Kelio geeft je HR-team en filiaalmanagers een volledig overzicht van de vaardigheden van de medewerkers en hun afwezigheden. Je stelt optimale roosters op voor elke dag van de week en schakelt naadloos bij seizoenspieken.

Alle filialen onder één HR-systeem

Als je winkelketen meerdere vestigingen telt, weet je hoe tijdrovend het is om aanwezigheid, verlof en roosters per filiaal bij te houden. Elke winkel heeft eigen openingsuren, eigen cao-regels en een eigen personeelsmix. Zonder centraal systeem verlies je het overzicht.

Aanwezigheid en afwezigheid registreren via de Kelio Visio X7 of X4 touchscreen-terminals
Realtime overzicht van aanwezigheid per filiaal, per afdeling en per medewerker
Verschillende cao's per winkel opvolgen vanuit één beheersomgeving
Tijdregistratie ook mogelijk via smartphone, tablet of pc
Rapportage per filiaal: aanwezigheidsuren, overuren en afwezigheidsbalansen

Meer over tijdregistratie

Goed om te weten

Met Kelio beheer je aanwezigheid, roosters en verlof voor al je filialen vanuit één centraal dashboard. De Kelio Visio X7 en X4-terminals brengen tijdregistratie rechtstreeks naar de winkelvloer. Intuïtief, betrouwbaar en zonder papier dat verloren kan gaan.

Van vaste medewerker tot uitzendkracht: beheer alle contractvormen in één systeem

De Belgische retail draait op een gevarieerde mix van contractvormen: parttime vaste medewerkers, uitzendkrachten voor piekmomenten en tijdelijke contracten voor de soldenperiode. Elke contractvorm heeft eigen regels voor aanwezigheid, loon en sociale bijdragen. Handmatige opvolging kost uren en vergroot het risico op fouten.

Je vaste en tijdelijke contracten dagelijks opvolgen
HR-documenten digitaal ondertekenen en automatisch archiveren
Onboarding en offboarding van nieuwe medewerkers stroomlijnen
Loonverwerking automatiseren via koppeling met meer dan 160 salarisprogramma’s en sociale secretariaten
Cao-regels configureerbaar instellen per arbeidsreglement

Meer over personeelsadministratie

Goed om te weten

Vanaf 1 januari 2027 treedt een uitgebreidere tijdregistratieplicht in werking. Kelio centraliseert alle personeelsdossiers en contractgegevens op één veilige plek. HR-documenten, van arbeidsovereenkomsten tot attesten, onderteken je digitaal, ook vanop afstand. De payroll-interface stuurt variabele looncomponenten automatisch naar je sociaal secretariaat.

Beveilig je winkelzones en controleer toegang per locatie en tijdstip

Je magazijn, kassa-zone en back-office bevatten waardevolle goederen en gevoelige informatie. Niet elke medewerker heeft toegang nodig tot elke ruimte en bij een winkelketen met meerdere vestigingen is een manuele controle van toegangsrechten simpelweg onhaalbaar.

Toegangsrechten per zone en tijdstip configureren per medewerkertype
Circulatiestromen en aanwezigheid per zone bewaken in realtime
Personeelstellingen uitvoeren bij brand- en ontruimingsoefeningen
Multi-site toegangscontrole beheren vanuit één centrale interface

Meer informatie over toegangscontrole

Goed om te weten

Kelio laat je toegangsrechten per zone en tijdvak configureren voor elke medewerker. Vanuit één centraal platform beheer je alle vestigingen op afstand en houd je een volledig auditspoor bij van wie waar wanneer aanwezig was.

Een vereenvoudigd HR-beheer

Een vereenvoudigd HR-beheer

Kelio helpt ons onze HR-informatie te centraliseren, onze tools betrouwbaarder te maken en het dagelijkse werk van de teams te vereenvoudigen.

Christine CABELA RH Manager

Lees het volledige testimonial

Beheer van de planning

Beheer van tijd en activiteiten

Afwezigheidsbeheer

Terminal Kelio Visio X7

Verloning

Hoe maak ik een personeelsplanning voor mijn winkel?

Een goede winkelplanning start met je openingsuren en verwachte klantenstroom per dag en uur. Bepaal de minimale bezetting per functie (kassamedewerker, verkoop, magazijn), hou rekening met vaste afwezigheden en bouw reserves in voor piekmomenten zoals koopzondagen en soldenperiodes. Software zoals Kelio automatiseert dit proces op basis van beschikbaarheid en historische patronen.

Welke HR-software is geschikt voor een retailbedrijf in België?

Voor een Belgische retailketen is een HR-softwarepakket het meest geschikt als het personeelsplanning, tijdregistratie, afwezigheidsbeheer en een payroll-interface in één systeem combineert. Kelio is een van de weinige platformen die daarbovenop ook geïntegreerde toegangscontrole en eigen hardware (prikklokken) biedt, wat het platform bijzonder relevant maakt voor winkels met meerdere filialen of beveiligde zones.

Hoe beheer ik mijn personeel over meerdere winkelfilialen?

Met een multi-filiaal HR-systeem zoals Kelio beheer je aanwezigheid, roosters en verlof voor al je vestigingen vanuit één centrale omgeving. Kelio laat je per filiaal verschillende cao-regels en arbeidsregelingen configureren en geeft elke filiaalmanager toegang tot de relevante planning zonder het globale overzicht van de HR-afdeling te doorbreken.

Hoe plan ik mijn winkelteam voor koopzondagen en feestdagen?

Koopzondagen en feestdagen vragen een aparte planningslogica: hogere bezetting, specifieke functiemenging en naleving van de wettelijke premies voor zondag- en feestdagenwerk. Met Kelio Planning stel je modelplanningen op per dagtype en hergebruik je die telkens als een geplande koopzondag of feestdag nadert. Het systeem houdt automatisch bij welke medewerkers reeds op zondagen gewerkt hebben.

Wat verandert er voor retailers met de verplichte tijdregistratie vanaf 2027?

Vanaf 1 januari 2027 treedt in België een uitgebreidere verplichting tot tijdregistratie in werking. Voor retailers betekent dit dat aanwezigheid van alle medewerkers (inclusief deeltijdsen en tijdelijke krachten) nauwkeurig en digitaal geregistreerd moet worden. Een systeem zoals Kelio voldoet aan deze verplichting dankzij automatische tijdregistratie via terminal, smartphone of tablet.

Hoe integreer ik mijn HR-software met mijn sociaal secretariaat?

Kelio biedt een payroll-interface die compatibel is met meer dan 160 salarisprogramma's en sociale secretariaten. Je variabele looncomponenten (aanwezigheidsuren, overuren, bijzondere uren, premies en afwezigheidssaldo's) worden automatisch klaargemaakt voor export naar je salarisprogramma, via beveiligd kanaal (e-mail of SFTP).

Welke prikklok is het meest geschikt voor een winkel of winkelketen?

De Kelio Visio X7 en X4 zijn touchscreen-prikklokken die specifiek geschikt zijn voor omgevingen waar medewerkers snel in- en uitboeken: winkels, magazijnen en verdeelpunten. De terminals zijn intuïtief in gebruik, werken met RFID-badges en bieden ook biometrische identificatie. Kelio biedt ook lichtere opties (TimeBox) voor kleinere winkels en een smartphone-oplossing voor medewerkers zonder vaste werkplek.

Kan Kelio de contracten van jobstudenten en flexi-jobbers beheren?

Kelio beheert alle gangbare contractvormen, waaronder fulltime, parttime en uitzendkrachten. Voor jobstudenten en flexi-jobbers zijn dit contractvormen die via de personeelsadministratie en tijdregistratie kunnen worden opgevolgd. Kelio is configureerbaar voor je cao en arbeidsreglement, zodat bijzondere contractvormen correcte tijdregistratie en loonkoppeling krijgen.

Hoe beveilig ik de toegang tot het magazijn en de kassa-zone in mijn winkel?

Met Kelio definieer je toegangsrechten per zone en per tijdstip. Je magazijn, kassa-ruimte en back-office krijgen elk een eigen toegangsprofiel. Zo heeft een kassamedewerker geen toegang tot de magazijnzone buiten zijn of haar werkuren. Bij een brand of incident kun je onmiddellijk een volledige personentellijst opvragen via de evacuatie-module.

Is Kelio ook geschikt voor kleine winkels en zelfstandige retailers?

Ja. Kelio werkt met modulaire abonnementsformules die schaalbaar zijn van kleinere zelfstandige winkels tot grote retailketens. Voor kleinere winkels is de TimeBox-terminal een betaalbaar instappunt voor tijdregistratie. De cloudoplossing vereist geen eigen serverinfrastructuur en is meteen beschikbaar na implementatie.

Klaar om het HR-beheer van uw winkels te vereenvoudigen?

Intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface

Vaste contactpersoon

Meertalige ondersteuning