Tijdregistratie modern aanpakken in een commerciële onderneming: hoe begin je eraan?
De Lietar-groep is een Belgisch bedrijf gespecialiseerd in de verkoop en verhuur van materiaal en gereedschap, van klein handgereedschap tot zware machines zoals graafmachines en kranen. Het bedrijf omvat drie afzonderlijke vennootschappen, maar opereert op één site met twee gebouwen, waar ongeveer 60 medewerkers werken.
Klant sinds
2025
Bijzonderheden
Multi-activiteiten: verkoop van gereedschap en verhuur van materiaal & Administratief beheer van meerdere vennootschappen op één locatie
Aantal werknemers
60 medewerkers
Soorten projecten
Tijdregistratie – Planning – Prikklok – Interface sociaal secretariaat
Ontmoeting met Christine Cabela
HR-verantwoordelijke
De oorspronkelijke behoefte van de Lietar-groep
Voor de implementatie van Kelio gebruikte de Lietar-groep uitsluitend Excel-bestanden om aanwezigheden, verlof en afwezigheden te beheren. Elke informatie moest manueel worden ingevoerd, wat een groot risico op fouten en ongewenste duplicaties met zich meebracht.
Voor Kelio werd alles manueel doorgegeven aan het sociaal secretariaat. Elke afwezigheid, verlof of ziekte moest in Excel worden genoteerd, wat natuurlijk altijd risico’s op menselijke fouten gaf.
De opgeloste problematiek
De lancering van het Kelio-project maakte het mogelijk deze manuele bestanden te vervangen door een centraal en betrouwbaar systeem, dat planning, registratie en koppeling met het sociaal secretariaat aankon.
Kelio werd gekozen vanwege de eenvoudige gebruiksvriendelijkheid en het vermogen om alle HR-informatie in één tool te centraliseren. Groupe Lietar waardeerde ook de begeleiding bij de implementatie en de reactieve ondersteuning.
De implementatie verliep vlot, met een opleiding voor de beheerders en een zeer reactieve opvolging van de support. Ik had het gevoel dat we met vertrouwen konden vooruitgaan.
Het Kelio prikkloksysteem maakt een nauwkeurige opvolging van aanwezigheden en afwijkingen in tijdregistratie mogelijk, terwijl medewerkers hun verlof rechtstreeks via hun persoonlijke ruimte kunnen beheren, wat de administratieve last vermindert.
Waarom een T&A-software gebruiken om HR-beheer te vereenvoudigen?
Met Kelio kan de Lietar-groep alle informatie over werktijden centraliseren, activiteiten plannen en de verzending naar het sociaal secretariaat automatiseren.
Met Kelio hebben we de tijd die besteed wordt aan het invoeren en controleren van gegevens aanzienlijk verminderd. Vroeger moesten we jongleren tussen meerdere Excel-bestanden; nu is alles met één klik toegankelijk en veel betrouwbaarder.
Teamplanning is nu geautomatiseerd en voor alle medewerkers toegankelijk via hun persoonlijke ruimte. Beheerders kunnen verlof goedkeuren, overuren opvolgen of ontbrekende registraties corrigeren, zonder elk bestand manueel te moeten aanpassen.
Welke impact heeft de implementatie van een tijdregistratiesysteem op een organisatie?
Sinds de implementatie ziet Groupe Lietar verschillende voordelen:
- Centralisatie en betrouwbaarheid van tijdregistratiegegevens
- Realtime opvolging van aanwezigheden en afwijkingen
- Automatisering van de doorsturing naar het sociaal secretariaat
- Vermindering van fouten door manuele invoer
- Planning toegankelijk voor alle medewerkers
- Tijdswinst voor HR en beheerders
Kelio heeft ons veel tijd bespaard, vooral voor de loonverwerking en verlofbeheer. Medewerkers wennen langzaam aan het systeem en managers kunnen de teams efficiënter opvolgen.
Hoe verliep de implementatie?
De software-implementatie werd begeleid door een Kelio-consultant, die hielp met het instellen van planningen en het trainen van de belangrijkste gebruikers. Het proces verliep snel en soepel dankzij aangepaste opleidingen en een zeer reactieve support voor alle instellingsvragen.
De implementatie was duidelijk en gestructureerd. Zelfs voor technische aspecten die ik niet beheerde, was de support van Kelio snel en professioneel.
De geïnstalleerde oplossingen
De voordelen van HRIS-software
- Weg met Excel-bestanden en manuele fouten
- Modernisering van tijdsregistratie met multifunctionele prikklokken online-oplossing voor afwezigheidsaanvragen
- Geavanceerd planningssysteem per team
Andere referenties
