Devenir employeur représente une belle aventure qui confirme l'évolution positive de votre entreprise. Vos activités se développent et vous offrent l'opportunité de découvrir l'univers du management et des ressources humaines. Mais avant de vous lancer, la maîtrise de vos obligations légales et administratives est incontournable. ONSS, cotisations sociales, DIMONA : les experts de Kelio décortiquent ces notions avec vous !
Résumé
Devenir employeur en Belgique implique de s'enregistrer auprès de l'ONSS et de respecter des obligations déclaratives strictes liées à la DIMONA et à la DmfA.
- L'employeur doit obtenir un numéro ONSS avant d'engager son premier travailleur, en plus de son numéro d'entreprise BCE.
- La DIMONA, déclaration obligatoire de l'entrée en service, doit être réalisée au plus tard au moment où le salarié commence à travailler.
- La DmfA, déclaration trimestrielle des prestations et rémunérations, sert de base au calcul des cotisations sociales et des droits sociaux.
- Une DIMONA ou DmfA absente, tardive ou erronée expose l'employeur à des sanctions administratives et financières.
Quel est le rôle de l’ONSS en Belgique ?
L’Office national de la sécurité sociale est l'acteur central du financement de la sécurité sociale en Belgique. L’ONSS collecte les cotisations sociales auprès des entreprises. Il en assure ensuite la répartition auprès des différents organismes pilotant les droits sociaux : chômage, retraite, maladie, etc.
Le prélèvement des cotisations sociales
Le concept des cotisations sociales englobe deux composantes : un montant prélevé sur les rémunérations des salariés et un montant financé par l’employeur. Les cotisations sociales des travailleurs s'élèvent généralement à 13,07 % de leur salaire brut. Le pourcentage des cotisations sociales patronales se situe entre 25 et 34 %. L’ensemble de ces sommes, versées à l'ONSS, est destiné à financer les droits sociaux des citoyens belges.
Le financement des droits sociaux
Le modèle actuel de la sécurité sociale belge trouve ses origines dans les années d'après-guerre. L'enjeu consistait à encourager une solidarité financière soutenue collectivement par l’État, les employeurs et les travailleurs. Les cotisations sociales récoltées par l’ONSS financent les soins de santé, les pensions, les allocations de chômage, les indemnités maladie et invalidité, les allocations familiales, etc.
La relation entre l'ONSS et les employeurs
Lorsqu’une entreprise souhaite engager des travailleurs pour la première fois, elle doit préalablement s'enregistrer auprès de l'ONSS et obtenir un numéro d'identification. L'ONSS est, ensuite, l'interlocuteur privilégié des employeurs en matière de déclaration DIMONA, déclaration DmfA et paiement des cotisations sociales.
Qu’est-ce que la DIMONA ?
En Belgique, deux procédures essentielles incombent aux employeurs en matière de gestion des cotisations sociales : la DIMONA et la DmfA.
DIMONA : la déclaration immédiate / onmiddellijke aangifte
La DIMONA est une déclaration électronique obligatoire qui signale l'entrée en service d’un salarié auprès de l’ONSS. Cette démarche doit être réalisée par l'employeur et finalisée, au plus tard, au moment de l’entrée en fonction. Grâce à la DIMONA, l’ONSS dispose d’une cartographie précise des travailleurs actifs et de données précieuses pour la gestion des cotisations sociales.
DmfA : déclaration multifonctionnelle / multifunctionele aangifte
La DmfA est une déclaration périodique qui intervient a posteriori et recense les prestations et les rémunérations des salariés de l’entreprise. Chaque trimestre, ces informations sont communiquées par l'entreprise à l’ONSS. La DmfA est indispensable au calcul des cotisations sociales et des droits sociaux des travailleurs en matière de pension, chômage ou maladie-invalidité.
Quelles sont vos obligations légales envers l'ONSS ?
1. Vous identifier en tant qu’employeur auprès de l’ONSS
Vous décidez d’engager un salarié pour la première fois ? Votre société dispose déjà d’un numéro d'entreprise enregistré auprès de de la Banque Carrefour des Entreprises. Elle doit maintenant obtenir un numéro ONSS au moyen d'un enregistrement en ligne sur le portail de la sécurité sociale. Cette démarche vous permet d’être répertorié en tant qu’employeur et de pouvoir embaucher vos premiers collaborateurs.
2. Déclarer l’entrée en fonction de vos salariés via la DIMONA
Vous avez recruté votre futur collègue ? Avant le début de ses prestations ou au plus tard lorsqu'elles commencent, vous devez effectuer une déclaration DIMONA. Sans elle, une mission est considérée comme une prestation non-déclarée et donc illégale. En cas de DIMONA manquante, tardive ou erronée, vous risquez des sanctions administratives et financières.
3. Effectuer la déclaration trimestrielle DmfA
Pour chaque trimestre, l’employeur consigne les données relatives aux prestations et rémunérations des salariés. Au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre concerné, ces informations sont transmises à l’ONSS via son portail en ligne. Une DmfA absente, tardive ou incorrecte peut entraîner le paiement d’indemnités forfaitaires.
4. Verser les cotisations sociales à l’ONSS
L'employeur endosse également la responsabilité du versement des cotisations sociales à l’ONSS. Chaque mois, vos professionnels des RH ou les représentants de votre secrétariat social, retiennent les cotisations sociales personnelles sur le salaire brut des collaborateurs. Ces montants, auxquels s'ajoutent les cotisations patronales, sont versés à l’ONSS selon les échéances définies.
Du projet de recrutement à la première DIMONA : comment devenir employeur ?
Vous maîtrisez le principe des cotisations sociales ainsi que les obligations légales qui incombent aux employeurs belges. Vous êtes prêt à mettre en œuvre les étapes concrètes pour engager votre premier salarié : comment procéder ?
Comment vous enregistrer en tant qu’employeur ?
En tant que gestionnaire de société, vous disposez d'un numéro d'entreprise auprès de la BCE. Celui-ci sert également de base à votre numéro de TVA si vous y êtes assujetti. Pour devenir employeur, vous devez obtenir un numéro ONSS. Rendez-vous sur le site de la sécurité sociale et cliquez sur le service en ligne "WIDE".
Encodez une demande d’identification en précisant notamment vos coordonnées, vos activités et les catégories de travailleurs concernés. Votre demande est traitée par l’ONSS qui vous attribue, ensuite, un numéro ONSS. Enregistrez-vous sur le portail en ligne de l’ONSS en désignant un gestionnaire.
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