Werkgever worden is een mooi avontuur dat de positieve groei van uw onderneming bevestigt. Uw activiteiten breiden uit en bieden u de kans om kennis te maken met de wereld van management en human resources. Maar voor u van start gaat, is het essentieel om uw wettelijke en administratieve verplichtingen onder de knie te hebben. RSZ, sociale bijdragen, DIMONA: de experts van Kelio ontleden deze begrippen voor u!
Résumé
Werkgever worden in België houdt in dat u zich registreert bij de RSZ en strikte aangifteverplichtingen naleeft in verband met DIMONA en DmfA.
- De werkgever moet een RSZ-nummer verkrijgen vóór de eerste indienstneming, naast zijn ondernemingsnummer bij de KBO.
- De DIMONA, de verplichte aangifte van indiensttreding, moet uiterlijk gebeuren op het moment dat de werknemer zijn functie opneemt.
- De DmfA, de driemaandelijkse aangifte van prestaties en bezoldigingen, dient als basis voor de berekening van de sociale bijdragen en de sociale rechten.
- Een ontbrekende, laattijdige of foutieve DIMONA of DmfA stelt de werkgever bloot aan administratieve en financiële sancties.
Wat is de rol van de RSZ in België?
De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid is de centrale speler in de financiering van de sociale zekerheid in België. De RSZ int de sociale bijdragen bij de ondernemingen. Vervolgens verdeelt hij deze middelen over de verschillende instellingen die de sociale rechten beheren: werkloosheid, pensioen, ziekte, enzovoort.
De inning van de sociale bijdragen
Het begrip sociale bijdragen omvat twee componenten: een bedrag dat wordt ingehouden op het loon van de werknemer, en een bedrag dat door de werkgever wordt gefinancierd. De persoonlijke sociale bijdragen van werknemers bedragen doorgaans 13,07% van het brutoloon. Het percentage van de patronale sociale bijdragen ligt tussen 25 en 34%. Al deze bedragen, gestort aan de RSZ, dienen om de sociale rechten van de Belgische burgers te financieren.
De financiering van de sociale rechten
Het huidige model van de Belgische sociale zekerheid vindt zijn oorsprong in de naoorlogse jaren. De uitdaging bestond erin een financiële solidariteit te stimuleren die collectief gedragen wordt door de overheid, de werkgevers en de werknemers. De sociale bijdragen die de RSZ inzamelt, financieren de gezondheidszorg, de pensioenen, de werkloosheidsuitkeringen, de ziekte- en invaliditeitsuitkeringen, de kinderbijslag, enzovoort.
De relatie tussen de RSZ en de werkgevers
Wanneer een onderneming voor het eerst werknemers wil aanwerven, moet ze zich vooraf registreren bij de RSZ en een identificatienummer verkrijgen. Daarna is de RSZ het aanspreekpunt bij uitstek voor werkgevers wat betreft de DIMONA-aangifte, de DmfA-aangifte en de betaling van de sociale bijdragen.
Wat is DIMONA ?
In België moeten werkgevers twee essentiële procedures naleven op het vlak van het beheer van sociale bijdragen: DIMONA en DmfA.
DIMONA: de onmiddellijke aangifte
DIMONA is een verplichte elektronische aangifte die de indiensttreding van een werknemer meldt aan de RSZ. Deze stap moet door de werkgever worden uitgevoerd en ten laatste worden afgerond op het moment van indiensttreding. Dankzij DIMONA beschikt de RSZ over een nauwkeurig overzicht van de actieve werknemers en over waardevolle gegevens voor het beheer van de sociale bijdragen.
DmfA : multifunctionele aangifte
De DmfA is een periodieke aangifte die achteraf gebeurt en de prestaties en verloningen van de werknemers van de onderneming in kaart brengt. Elk kwartaal worden deze gegevens door de onderneming aan de RSZ bezorgd. De DmfA is onmisbaar voor de berekening van de sociale bijdragen en de sociale rechten van werknemers op het vlak van pensioen, werkloosheid of ziekte-invaliditeit.
Wat zijn uw wettelijke verplichtingen ten aanzien van de RSZ?
1. Zich als werkgever identificeren bij de RSZ
Bent u van plan om voor het eerst een werknemer aan te werven? Uw onderneming beschikt al over een ondernemingsnummer, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Nu moet ze ook een RSZ-nummer verkrijgen via een online registratie op het portaal van de sociale zekerheid. Dankzij deze stap wordt u erkend als werkgever en kunt u uw eerste medewerkers aanwerven.
2. De indiensttreding van uw werknemers aangeven via DIMONA
Hebt u uw toekomstige collega aangeworven? Vóór de start van zijn of haar prestaties, en ten laatste op het moment dat deze beginnen, moet u een DIMONA-aangifte uitvoeren. Zonder deze aangifte wordt een tewerkstelling beschouwd als niet-aangegeven arbeid, en dus als illegaal. Bij een ontbrekende, laattijdige of foutieve DIMONA riskeert u administratieve en financiële sancties.
3. De kwartaalaangifte DmfA uitvoeren
Voor elk kwartaal noteert de werkgever de gegevens over de prestaties en verloningen van de werknemers. Ten laatste op de laatste dag van de maand die volgt op het betrokken kwartaal, worden deze gegevens via het online portaal aan de RSZ doorgegeven. Een ontbrekende, laattijdige of onjuiste DmfA kan leiden tot de betaling van forfaitaire vergoedingen.
4. De sociale bijdragen aan de RSZ storten
De werkgever draagt ook de verantwoordelijkheid voor de betaling van de sociale bijdragen aan de RSZ. Elke maand houden uw HR-medewerkers, of de vertegenwoordigers van uw sociaal secretariaat, de persoonlijke sociale bijdragen in op het brutoloon van de medewerkers. Deze bedragen, aangevuld met de patronale bijdragen, worden binnen de vastgelegde termijnen aan de RSZ gestort.
Van aanwervingsproject tot eerste DIMONA: hoe wordt u werkgever?
U beheerst nu het principe van de sociale bijdragen, evenals de wettelijke verplichtingen die op Belgische werkgevers rusten. U bent klaar om de concrete stappen te zetten om uw eerste werknemer aan te werven: hoe pakt u dat aan?
Hoe registreert u zich als werkgever?
Als bedrijfsleider beschikt u over een ondernemingsnummer bij de KBO. Dit nummer vormt ook de basis van uw btw-nummer, indien u btw-plichtig bent. Om werkgever te worden, moet u een RSZ-nummer verkrijgen. Surf naar de website van de sociale zekerheid en klik op de onlinedienst 'WIDE'.
Vul een identificatieaanvraag in met onder meer uw contactgegevens, uw activiteiten en de betrokken werknemerscategorieën. Uw aanvraag wordt behandeld door de RSZ, die u vervolgens een RSZ-nummer toekent. Registreer u op het online portaal van de RSZ en wijs een beheerder aan.
Vereenvoudig uw HR-aangiften met de Dimona-module van Kelio
+ 20 000 clients
100% conforme RGPD et droit du travail
39 ans d’expertise
