Het beheer van afwezigheden in een bedrijf is veel meer dan alleen een formaliteit. Dit artikel verkent de verschillende soorten afwezigheden, hun impact op de verloning en het plannen van menselijke middelen. Ontdek hoe een gestructureerde aanpak, ondersteund door tools zoals beheersoftware, het beheer van afwezigheden kan optimaliseren, waardoor zowel de naleving als de continuïteit van activiteiten gewaarborgd worden.
Wat is afwezigheidsbeheer binnen een bedrijf?
Afwezigheidsbeheer in een bedrijf neemt verschillende vormen aan, of het nu geplande of ongeplande afwezigheden betreft. Hun impact op het loon verschilt naargelang het type afwezigheid. Het administratief beheer van deze afwezigheden is cruciaal voor de naleving van de arbeidswetgeving, het juist doorgeven van informatie aan het sociaal secretariaat en het toepassen van een adequaat loon voor werknemers. Ook praktisch beheer is belangrijk om de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten en de beschikbaarheid van menselijke middelen te waarborgen.
Verschillende soorten te beheren afwezigheden
De te beheren soorten afwezigheden in een bedrijf omvatten:
- Betaalde vakantie en ADV (arbeidsduurverkorting)
- Afwezigheden wegens ziekte of ongeval
- Zwangerschapsverlof
- Opdrachten en opleidingen
- Onvoorziene gebeurtenissen (bijvoorbeeld zieke kinderopvang, verhuizing)
- Niet-gerechtvaardigde afwezigheden
Belang van structuur en strengheid bij afwezigheidsbeheer
Elk type afwezigheid heeft verschillende implicaties voor het loon. Bijvoorbeeld, betaalde vakanties kunnen variëren afhankelijk van de sector of het paritair comité van de werknemer, en sommige kunnen geen maaltijdcheques bevatten. Opdrachten zijn betaalde afwezigheden die als werkuren tellen, vaak in aanmerking komend voor maaltijdcheques. Het is essentieel om duidelijk onderscheid te maken tussen de verschillende soorten afwezigheden en hun gevolgen voor het berekenen van werkuren, planning en loon.
Hoe omgaan met een periode met veel afwezigheden?
Human resources moeten soms periodes van hoog afwezigheidsbeheer beheren. Een module voor realtime zichtbare planning is efficiënter dan Excel-spreadsheets om beschikbare middelen opnieuw in te plannen. Dit maakt een optimale beheer van menselijke middelen tijdens periodes van hoge afwezigheid mogelijk.
Hoe een gestructureerd afwezigheidsbeheer opzetten?
Het structureren van afwezigheidsbeheer kan verschillende belangrijke acties omvatten:
Welke middelen heeft een bedrijf om afwezigheden te beheren?
Bedrijven kunnen vertrouwen op software voor afwezigheidsbeheer, waardoor werknemers hun afwezigheidsaanvragen rechtstreeks kunnen indienen. Planningsoftware biedt een overzicht van beschikbaarheid en vergemakkelijkt de besluitvorming voor nieuwe verlofaanvragen. Het bijhouden van het vakantiedagensaldo en een rapport over afwezigheid zijn ook cruciaal om afwezigheid te begrijpen en te voorkomen.
Volgens Liantis: 'De twee belangrijkste oorzaken van afwezigheid zijn psychologische problemen en locomotorische problemen. Als werkgever heeft u er alle belang bij preventieve maatregelen te nemen.' (Bron: Liantis)
Conclusie
Afwezigheidsbeheer is meer dan een administratieve formaliteit. Het omvat het beheer van afwezigheidsaanvragen, het plannen, het beheren van middelen in geval van onvoorziene afwezigheid en het opzetten van een beleid voor afwezigheidsbeheer.
Vraag een gratis demo aan van de software voor afwezigheidsbeheer
