Hr-medewerkers hebben heel wat taken. Soms zo veel, dat er weinig tijd overschiet voor hetgeen echt telt: menselijke ondersteuning en strategische denkoefeningen. Om te vermijden dat uw team verdrinkt in routinetaken, kunt u digitale toepassingen gebruiken. De hr-experts van Kelio leggen u graag uit welke mogelijkheden er bestaan en hoe u de beste software kiest voor uw personeelsbeheer.
Welke oplossingen bestaan er voor personeelsbeheer?
Het softwarelandschap voor hr is heel breed.
Eerst en vooral zijn er gespecialiseerde tools die één of een paar taken overnemen. Een ATS of Applicant Tracking System, bijvoorbeeld, helpt u om aanwervingen op te volgen. Met een prikklok weet u altijd wie er aan- of afwezig is en met onboardingsoftware zorgt u ervoor dat nieuwe medewerkers vlot kunnen starten. Er bestaan ook pakketten om cv’s automatisch te analyseren, payroll te automatiseren, en zelfs personeelsleden gemotiveerd te houden.
Daarnaast is er software die verschillende van die taken combineert en centraliseert. Totaalpakketten, zeg maar, die u in veel gevallen volledig kunt personaliseren. Er zijn drie soorten:
- HRIS of Human Resources Information System
- HCM of Human Capital Management
- HRMS of Human Resources Management System
Het verschil tussen de drie is eerder subtiel. Een HRIS focust vooral op personeelsgegevens en helpt met kerntaken zoals payroll, administratie, aan- en afwezigheden, contracten, … Een HCM biedt gewoonlijk alle functies van een HRIS, plus een aantal extra functies die gericht zijn op de groei en ontwikkeling van uw personeel. Denk aan aanwerving, training, onboarding, opvolgen van prestaties, …
Een HRMS, ten slotte, is het meest volledige pakket van de drie. Daar vindt u gewoonlijk alle functies van een HRIS en een HCM. Er zijn ook meer statistieken, waardoor deze tool ideaal is voor rapportage.
Hoe kiest u de beste software voor het personeelsbeheer in uw bedrijf?
Alle hr-pakketten hebben hun voor- en nadelen. Welk systeem u kiest voor uw personeelsbeheer hangt dus af van de doelen en behoeften van uw bedrijf. Hieronder overlopen we een aantal criteria die u kunnen helpen om een doordachte beslissing te maken.
De grootte van uw onderneming en schaalbaarheid
Kleine ondernemingen hebben vaker baat bij eenvoudige, direct inzetbare oplossingen. Grotere organisaties, daarentegen, kunnen nood hebben aan modulaire of op maat gemaakte systemen die complexe processen aankunnen. Denk aan: meerdere sites, integratie met andere tools, meertaligheid, internationale compliance …
Vraag u af: wat zijn uw doelen op korte en lange termijn? Als u nu al weet dat u wil groeien, is een schaalbare toepassing interessant.
Uw sector
Een productiebedrijf heeft andere prioriteiten dan een IT-consultancybureau. Waar voor de ene tijdregistratie belangrijk is, investeert de andere liever in telewerkmodules en training.
Tip: kies software die uw sector ondersteunt.
Gebruiksgemak
Software voor personeelsbeheer moet intuïtief zijn. Niet alleen voor het hr-team, maar ook voor leidinggevenden en medewerkers die het systeem dagelijks gebruiken. Dashboards moeten duidelijk zijn, navigatie logisch en de leercurve minimaal.
Zeker doen: vraag een demo en test de interface. Hoe snel kunnen nieuwe gebruikers aan de slag? Zijn er handleidingen of trainingen beschikbaar?
De functies
Ga na welke modules u nodig hebt. Als u voldoende budget heeft, kunt u kiezen voor een toepassing die standaard al veel biedt, maar ook uitbreidbaar is naarmate uw behoeften veranderen.
Tip: denk na over uw behoeften nu en in de toekomst.
Integratie en compatibiliteit
Uw softwarepakket moet vlot kunnen samenwerken met andere tools binnen uw organisatie, zoals boekhouding, payroll, planning en ERP-systemen.
Controleer: ondersteunt de software automatische gegevensuitwisseling? Zijn er API’s of bestaande koppelingen?
Technische ondersteuning
Software is slechts zo goed als de dienstverlening errond. Het is fijn als een leverancier helpt bij de installatie en daarnaast ook opleiding en langdurige ondersteuning biedt.
Belangrijk: is er lokale ondersteuning in uw taal? Hoe snel wordt er gereageerd op vragen of storingen? Zijn er SLA’s?
Ontdek welke ondersteuning Kelio biedt.
Conformiteit en veiligheid
Hr-teams verwerken veel gevoelige informatie zoals loongegevens en persoonlijke documenten. Kies daarom voor een pakket dat voldoet aan de strengste beveiligingsnormen (zoals ISO 27001) en AVG-conform is.
Controleer: wordt de software regelmatig geüpdatet op juridisch vlak? Volgt de leverancier proactief veranderingen in regelgeving op?
Prijs en prijsmodel
Er zijn talloze prijsmodellen: een eenmalige investering, abonnementen, een all-in-oneprijs, prijzen per gebruiker, prijzen per module enz.
Let op: wees aandachtig voor verborgen kosten. Vaak worden implementatie, upgrades, opleiding en ondersteuning apart aangerekend en komen die kosten dus nog bovenop de gebruiksprijs.
Rapportering
Strategische hr-beslissingen steunen op data. Idealiter kunt u zelf KPI’s instellen, dashboards aanmaken en data exporteren zonder IT-hulp.
Tip: maak samen met uw hr-team een lijst van alle rapporten die nodig zijn en vraag leveranciers uitdrukkelijk wat mogelijk is.
Toegang vanop afstand
Met hybride werkvormen is het cruciaal dat uw personeel altijd en overal toegang heeft tot de gegevens - via pc, tablet of smartphone.
Voorbeeld: is er een beveiligde cloudomgeving?
De oplossingen van Kelio
Kelio biedt een reeks softwareoplossingen aan die speciaal zijn ontworpen om aan de diverse behoeften van moderne hr-teams te voldoen. Onze grootste troef? Al onze oplossingen zijn volledig personaliseerbaar. Zoekt u dus één specifieke functie – zoals een ATS of een prikklok – of een totaalpakket in de vorm van een HRIS of HRMS? Wij maken het graag mogelijk voor u.
