De prikklok is al lang ingeburgerd in tal van bedrijven en maakt sinds jaar en dag deel uit van de tools voor personeelsbeheer. Maar terwijl de technologie en het arbeidsrecht evolueren, gaan ook de functies, het design en de connectiviteit van het prikkloksysteem vooruit. Hoe kiest u een model dat bij uw bedrijf past? We verkennen samen even de mogelijkheden voor uw tijdregistratie.
Samenvatting
- De prikklok evolueerde van een eenvoudig aanwezigheidsregistratietoestel naar geconnecteerde terminals met verlofaanvragen, berichten, toegangscontrole en hr-opvolging.
- Ze biedt concrete voordelen: automatisering van de urenregistratie, betrouwbare gegevens bij geschillen, betere naleving van de uurroosters en verhoogde veiligheid.
- Er bestaan verschillende types prikklokken: badge-prikklok (RFID), mobiele oplossing, biometrische prikklok (strikte regelgeving) en touch- en connected prikklok.
- De juiste keuze hangt af van het aantal werknemers, de werkplaatsen, de mobiliteit van de teams en de conformiteit met de AVG (GDPR).
- Momenteel is een prikklok wettelijk niet verplicht, maar de tijdregistratie wordt dat wel vanaf 2027 in België.
- Om zich hierop voor te bereiden: behoeften analyseren, het geschikte systeem kiezen, de implementatie plannen en de hr-medewerkers betrekken.
Waarvoor dient een prikklok?
Een prikklok is een interactieve terminal waarop werknemers een kaart of badge scannen bij het begin en het einde van hun prestatie. De basisfunctie bestaat erin de aanwezigheidstijden van werknemers te registreren. De digitale transitie zorgt voor belangrijke veranderingen: sommige toestellen bieden vandaag een breed gamma aan digitale functies voor urenregistratie en tijdregistratie.
Sinds de jaren 80 ontwerpt en ontwikkelt Kelio zijn eigen prikklokterminals en blijven we toekomstgericht innoveren. Moderne badgesystemen bieden talrijke, personaliseerbare opties:
- toegang tot de urentellers,
- het melden van een afwezigheid,
- het aanvragen van verlof,
- het uitwisselen van berichten,
- het raadplegen van documenten,
- het openen van deuren/poorten,
- het onthaal en de registratie van bezoekers,
- enzovoort.
Wat zijn de voordelen van een prikklok in het bedrijf?
Van de eenvoudige registratie van aanwezigheden tot moderne digitale opties: de prikklok is een tool ten dienste van het personeelsbeheer, dat ze mee vereenvoudigt en professionaliseert.
De registratie van gewerkte uren automatiseren
De prikklokterminal registreert de prestaties automatisch en nauwkeurig. Geen rekenbladen of manuele invoer meer: de urenregistratie beperkt repetitieve taken en verlicht de administratieve werklast.
Onbetwistbare gegevens leveren bij een geschil
Door de in- en uitgangen van het personeel te registreren, levert het badgesysteem objectieve gegevens en verkleint het drastisch het risico op fouten. Bij een onenigheid met uw werknemers bechikt u over betrouwbare en aantoonbare data.
De gepresteerde werkuren versterken en respecteren
Dankzij een geautomatiseerd prikkloksysteem hanteren hr-teams, managers en medewerkers een uniforme aanpak van de arbeidstijd. De regels zijn duidelijk en eenduidig, wat het verschil tussen aangegeven en werkelijk gepresteerde uren beperkt. De werkuren worden doorgaans beter nageleefd in het bedrijf.
Transparante informatie garanderen voor medewerkers
Geconnecteerde prikklokken en mobiele oplossingen geven elke medewerker vlot toegang tot zijn persoonlijke dossier. Dankzij transparante communicatie herwint de werknemer de controle over zijn gegevens en beheert hij zelf zijn verlofaanvragen, prestaties, hr-documenten enzovoort.
Het werk van de hr-teams ondersteunen
De registratie van arbeidstijd via een geautomatiseerd prikkloksysteem vergemakkelijkt de opvolging van de prestaties en de voorbereiding van de loonverwerking. Maar de impact op het personeelsbeheer reikt verder. Afwezigheden in real time identificeren maakt een snelle herorganisatie van de teams mogelijk. Rapporteringen helpen de planning en aanwerving bij te sturen door patronen van afwezigheid en activiteitspieken bloot te leggen.
De veiligheid op het werk verbeteren
Met een tijdregistratie die aan de werkplek gekoppeld is, wordt de veiligheid van de medewerkers versterkt. Bij een evacuatie of hulpverlening is de locatie van de werknemers in het bedrijf eenvoudig te controleren.
Registreer de werktijden
Registreer de prestaties via een fysieke of virtuele badgelezer en vermijd fouten bij handmatige herinvoer. Bespaar tijd dankzij automatisering en de betrouwbaarheid van gegevens.
Welke soorten prikklokken bestaan er?
Kelio ontwikkelde een volledig gamma prikklokken om aan de behoeften van elk bedrijf te voldoen. Van een basisoplossing tot een personaliseerbare touchterminal bieden deze tools een waaier aan functies op maat.
- De badge-prikklok (RFID): dit robuuste en efficiënte badgesysteem automatiseert de tijdregistratie en vergemakkelijkt de opvolging van de loonverwerking.
- De mobiele prikklok: voor rondtrekkende teams of telewerkers is deze mobiele en online prikklok toegankelijk op smartphone, computer of tablet.
- De biometrische prikklok: vergeet badges die uitgewisseld raken of verloren gaan; biometrie werkt met vingerafdruk- of gezichtsherkenning. Deze categorie prikklokken is onderworpen aan een bijzondere AVG-regelgeving.
- De touch- en connected prikklok: op de intuïtieve, ergonomische interface prikt de werknemer, verstuurt hij verlofaanvragen, controleert hij zijn prestaties en afwezigheden, ontvangt hij bedrijfscommunicatie enzovoort.
Hoe kiest u de beste prikklok voor uw bedrijf?
De prikklok is ongetwijfeld een troef voor het personeelsbeheer. Rest u alleen nog het meest geschikte model voor uw bedrijf te bepalen. Voor u een prikklok kiest geven we graag nog enkele tips:
- Breng uw behoeften in kaart op basis van de kenmerken van uw organisatie: aantal werknemers, aantal werkplaatsen, mobiliteit van de werknemers, types uurroosters enzovoort.
- Badge, biometrie, mobiele of connected oplossing: vergelijk de bestaande technologieën om die te kiezen die het best aan uw behoeften beantwoordt.
- Controleer of het prikkloksysteem compatibel is met uw beheertools en of het wettelijk conform is, met name inzake AVG (GDPR).
- Beoordeel de kwaliteit van de opvolging die uw leverancier biedt. Die is doorslaggevend voor een geslaagde implementatie.
Welke wetgeving regelt de tijdregistratie?
Het gebruik van een prikklok is op zich aan geen enkele wettelijke verplichting onderworpen. Toch is het gebruik ervan nauw verbonden met de regelgeving rond de registratie van arbeidstijd en de bescherming van persoonsgegevens.
De registratie van arbeidstijd
Op dit moment legt het Belgische recht de tijdregistratie niet algemeen op. Er bestaan enkele uitzonderingen voor deeltijdse arbeid, flexibele uurroosters of specifieke bepalingen in collectieve arbeidsovereenkomsten. De overheid kondigde wel aan dat de tijdregistratie verplicht wordt vanaf 2027, in lijn met de Europese richtlijnen.
De bescherming van persoonsgegevens
Elke verzameling van persoonsgegevens valt onder de bepalingen van de AVG (GDPR). Een prikkloksysteem moet dus onder meer de verzameling beperken tot de noodzakelijke gegevens, de veiligheid van de geregistreerde gegevens garanderen en een gepaste bewaartermijn vastleggen.
Het gebruik van biometrische prikklokken is onderworpen aan zeer strikte beperkingen en vraagt dan ook bijzondere voorzichtigheid van de ondernemingen.
Hoe bereidt u zich voor op de verplichte tijdregistratie vanaf 2027?
Vanaf 2027 zijn werkgevers uit de privé- en de openbare sector in België verplicht om de arbeidstijd van hun werknemers te registreren. Om uw conformiteit voor te bereiden:
- Analyseer de behoeften van uw bedrijf.
- Selecteer het geschikte tijdregistratiesysteem.
- Plan de implementatie van de nieuwe tool.
- Betrek uw hr-medewerkers.
Klaar om uw tijdbeheer te optimaliseren?
