Registratie van werktijden

Waar staan we één jaar na de intreding van de wetgeving?

Iets meer dan één jaar geleden, besliste het Europees Hof om bedrijven te verplichten om een tijdsregistratiesysteem te installeren om de werkduur van werknemers te berekenen. Even een samenvatting van het decreet van 14 mei 2019: « Het Europees Hof wilt de “prikklok”-systeem opnieuw verplichten in alle bedrijven binnen de EU». Na een voorval in Spanje, zijn Europese bedrijven verplicht om te weten hoe lang hun personeel dagelijks op de werkvloer is.

In België, en ten gevolde van dit decreet, hebben enkele gevallen beroep gedaan op het Hof en het Tribunaal om conflicten betreffende werkuren uit te klaren. Bijvoorbeeld: de Belgische rechtbank heeft de rollen omgedraaid en gevraagd aan een bedrijf om te bewijzen dat een medewerker de overuren niet had gepresteerd. Wees dus waakzaam en kies een betrouwbaar en correct systeem om de werktijden te traceren en zo conflicten met uw werknemers te vermijden.

WELKE OPLOSSING KIEZEN?

Om het decreet correct op te volgen bestaan er verschillende oplossingen. We zetten de mogelijkheden op een rij. Sommige bedrijven verkiezen nog steeds het Excel formaat, dit kan werken bij kleine bedrijven. De nadelen? Niet gecentraliseerde data, geen uniformiteit in de bestanden, geen echte controle, geen automatische link naar het sociaal secretariaat, niet betrouwbaar aangezien hij aanpasbaar is en, meestal, niet beveiligd…

Om pauzes, begin- en eindetijden te registreren, bestaan er, uiteraard, prikklokken en terminals. Volgens uw bedrijf en uw noden, kunt u kiezen tussen traditionele prikklokken (met badge), versies met digitale afdrukken of gezichtsherkenning of de mobiele systemen (op pc, tablet of smartphone). Wees niet bang van de nieuwe prikklokken zoals Kelio Visio, die ver van het cliché “check” echte geconnecteerde terminals worden, ten dienste van de werknemers. Zij kunnen er afwezigheidsaanvragen indienen, hun urensaldi raadplegen of communiceren met de HR afdeling via berichten.

Naast de hardware oplossingen, bestaan er softwares voor tijdsregistratie, zoals Kelio, aangepast aan uw behoeften en uw werknemers: administratieve, vaste en flexibel personeel, thuiswerkers, arbeiders, deeltijdse contracten, … Dankzij de software voor tijdsbeheer Kelio, is de registratie van werktijden gegarandeerd in uw systeem: verbinding met persoonlijke badges of identificatie van personen, veilige en betrouwbare tijdsregistratie van de gepresteerde werkuren! Bovendien, biedt de software veel mogelijkheden: niet alleen tijdsregistratie, maar beheer van persoonlijke gegevens van werknemers, opvolging van activiteiten en planningen maar zorgt eveneens voor de link tussen de HR afdeling en het sociaal secretariaat en het opmaken van verschillende rapporten van uw personeel.

Om het even welk systeem u ook kiest, het voornaamste is de wet nakomen en dus richtlijnen voorzien in uw arbeidsreglement met vermelding van het gekozen systeem, richtlijnen rond uurroosters en overuren… en dit voor alle werknemers binnen uw bedrijf.