Volgens Forbes gebruikt maar liefst 80% van de organisaties hr-software. Hoe zit het in uw bedrijf? Vraagt u zich af of een HRMS of Human Resources Management System überhaupt een verschil maakt? En zo ja, weet u ook wat u mag verwachten?
In dit artikel leggen de hr-experts van Kelio uit hoe een HRMS uw onderneming kan helpen. We overlopen de belangrijkste functies en voordelen.
Wat is een HRMS?
Een HRMS of Human Resources Management System is een geïntegreerde softwareoplossing die alle hr-processen helpt automatiseren en zo vereenvoudigen. Denk aan aanwervingen en opleidingen, maar ook aan personeels- en loonadministratie, tijdregistratie, aan- en afwezigheidsbeheer en veel meer.
Alles wordt samengebracht op één plek, zodat hr-medewerkers efficiënter kunnen werken en repetitieve taken kunnen inruilen voor meer strategische rollen. Omdat de software alles centraal verwerkt, kunt u bovendien makkelijk statistieken trekken en analyses maken, wat goed van pas komt bij het vormgeven van de hr-strategie.
Wat is het verschil tussen een HRMS en een HRIS?
Wanneer u meer informatie opzoekt over software voor hr-administratie, ziet u zowel de term HRMS (Human Resources Management System) als HRIS (Human Resources Information System) verschijnen. Allebei automatiseren ze hr-taken, maar er is een subtiel verschil.
Een HRIS is, zoals de naam doet vermoeden, gericht op personeelsinformatie. U kunt er persoonsgegevens zoals adressen en diploma’s mee bijhouden, het aantal gewerkte uren, de lonen, extralegale voordelen en contracten. Een HRIS is dus ideaal voor administratieve routinetaken, maar daar blijft het vaak bij.
Een HRMS is veel uitgebreider. Als organisatie kunt u er alles mee doen dat u ook met een HRIS kunt doen, plus nog een aantal strategische en operationele taken: nieuwe werknemers aanwerven (bv. via een carrièrewebsite), opleidingen en prestaties opvolgen, functioneringsgesprekken inplannen, statistieken verzamelen enz.
HRM-software is dus het totaalpakket, terwijl HRIS slechts één luik behelst.
Kelio: een HRIS met de kracht van een HRMS
Hoewel er traditioneel een onderscheid wordt gemaakt tussen een HRIS en een HRMS, vervaagt dat verschil in de praktijk steeds meer. Kelio is een goed voorbeeld van die evolutie: het is officieel een HRIS (Human Resources Information System), maar biedt alle functies die u van een volwaardig HRMS mag verwachten, en meer!
Van personeelsadministratie tot aanwerving, tijdregistratie, afwezigheids- en performantiebeheer: Kelio combineert administratieve kracht met strategische tools, volledig op maat van uw organisatie.
De belangrijkste functies van een HRMS
HRM-software is volledig personaliseerbaar. U kunt zelf kiezen welke modules u uitrolt en hoe die modules integreren met uw andere software (en die van uw partners).
Toch zijn er een aantal modules die we bij veel bedrijven zien terugkeren:
- Personeelsadministratie, vaak in combinatie met een platform voor employee self-service
- Aanwerving, inclusief carrièresite
- Onboarding van nieuwe medewerkers
- Payroll, gekoppeld aan het platform van uw sociaal secretariaat
- Opleiding
- Tijdregistratie
- Teamplanning
De 4 grootste voordelen van een HRMS
HRM-software brengt tal van voordelen voor bedrijven. Dit zijn volgens onze experts de vier belangrijkste:
- Efficiëntie en tijdswinst: door hr-processen te automatiseren, hebben uw medewerkers meer tijd voor strategische en menselijke aspecten.
- Betere nauwkeurigheid: minder manuele handelingen betekent minder fouten bij uw hr-administratie en dan vooral uw loonverwerking.
- Meer inzicht en betere beslissingen: dankzij realtime rapporten beschikt u altijd over actuele en correcte hr-data om uw beleid te sturen.
- Verbeterde ervaring, zowel voor medewerkers als kandidaten: met selfserviceportalen kunnen medewerkers eenvoudig verlof aanvragen, gegevens aanpassen en opleidingen volgen. Met een carrièresite versterkt u uw werkgeversmerk en weten kandidaten beter wat ze mogen verwachten.
SaaS of geen SaaS?
Bent u ervan overtuigd dat HRM-software uw organisatie kan helpen? Dan is er nog één vraag die u zichzelf moet stellen: gaat u voor een pakket dat lokaal op uw servers geïnstalleerd wordt of voor een cloudversie (SaaS)?
Bij een lokale installatie moet u zelf updates en onderhoud opvolgen, maar heeft u wel volledige controle over beveiliging. U kunt eenvoudiger aanpassingen aanbrengen en betaalt gewoonlijk ook maar één keer voor het volledige pakket.
Bij een SaaS bent u gebonden aan een abonnementsformule, maar hoeft u zich geen zorgen te maken over updates. U heeft altijd en overal toegang tot de meest recente versie. Ideaal voor telewerk!
Optimaliseer uw hr-processen met Kelio
Kelio ondersteunt hr-medewerkers sinds 1993 met hr-software die we met de grootste zorg aan uw behoeften aanpassen. Ons HRM-systeem is verkrijgbaar in de vorm van een SaaS en integreert makkelijk met uw eigen software en die van uw partners (zoals uw sociaal secretariaat).
Ontdek hoe wij routinetaken kunnen vereenvoudigen en uw administratie efficiënter kunnen maken.
Hoeveel kost een HRMS?
De grootste troef van een HRMS is dat u elke module op maat kunt laten ontwerpen van uw bedrijf. De prijs hangt dus af van het aantal modules en de mate van personalisering, maar ook van het aantal gebruikers en het type oplossing (lokaal of SaaS).
Om niet voor verrassingen te komen staan, raden we u aan een uitgebreid bestek op te stellen met per module al uw verwachtingen. Zo kunt u verschillende offertes opvragen en vergelijken.
Is een Human Resource Management System geschikt voor kleine ondernemingen?
Zeker. HRM-software is voor elk bedrijf nuttig, of u nu een handvol werknemers tewerkstelt of een paar honderd, of u in de private sector werkt of de openbare. Bij Kelio merken we bijvoorbeeld dat het al vanaf 5 werknemers interessant is om payroll te automatiseren via een koppeling met het sociaal secretariaat.
Kan een HRMS gekoppeld worden aan bestaande systemen?
Ja, moderne HRMS-oplossingen zoals die van Kelio bieden ruime integratiemogelijkheden met andere software zoals payroll- en ERP-systemen.
Hoelang duurt de implementatie van HRM-software?
Dat hangt af van de grootte van uw organisatie, het aantal modules dat u wilt uitrollen en de gegevens die u wilt integreren. Gemiddeld duurt de implementatie van hr-software 3 tot 6 maanden, maar de allergrootste projecten kunnen meerdere jaren in beslag nemen.
