Digitale of virtuele prikklokken zijn tegenwoordig heel populair voor tijdregistratie. En met reden: u heeft geen fysieke terminal meer nodig en medewerkers kunnen vanop gelijk welk toestel hun werkuren aangeven. Zeker als er telewerk is in uw bedrijf, is dat handig. Maar hoe werkt een virtuele prikklok nu precies? De hr-experts van Kelio leggen het graag uit.
Wat is een virtuele prikklok?
Een virtuele prikklok is een digitale oplossing voor tijdregistratie waarmee medewerkers hun werkuren kunnen registreren via een computer, tablet of smartphone. Klokken in app-vorm, zeg maar. En dat is handig, want een app biedt flexibiliteit, vooral voor bedrijven met telewerk of medewerkers die vaak op baan zijn.
Hoe werkt een virtuele prikklok?
In tegenstelling tot traditionele prikklokken vereist deze methode geen fysieke terminal. Werknemers klokken rechtstreeks in en uit via een webbrowser of mobiele app. Afhankelijk van de oplossing die u gebruikt, kan de tijdregistratie in realtime gebeuren of op basis van de uren die uw werknemers doorgeven (declaratiemodus).
Bij realtime-registratie klikt men gewoonlijk op een knop. Het uur waarop dat gedaan wordt, is het uur dat geregistreerd wordt. Bij declaratiemodus voeren werknemers hun uren zelf in, achteraf of doorheen de dag. Dat vergt vertrouwen, maar is ideaal voor werknemers met flexibele werktijden of personen die op verschillende locaties werken.
Veel systemen geven automatische meldingen wanneer iemand vergeten is om in of uit te klokken. Of ze detecteren fouten: als iemand bijvoorbeeld onrealistische uren doorgeeft, krijgt die een melding. Zo kunnen werknemers snel corrigeren, en blijft de registratie accuraat.
Ook andere functionaliteiten zijn, afhankelijk van de leverancier, mogelijk. Denk aan geolocatie-tracking bijvoorbeeld.
- Meer informatie: Is tijdregistratie verplicht voor werkgevers in België?
Koppel uw digitale prikklok aan andere systemen
Een van de grootste voordelen van een virtuele prikklok is dat alle gegevens online bewaard worden en dus makkelijk gedeeld kunnen worden met andere hr-systemen. Afhankelijk van de toepassingen die u gebruikt, kunt u zo naadloze workflows creëren.
Verlofaanvragen en afwezigheden
Door de prikklok te koppelen aan verlof- en afwezigheidsbeheer, kunnen medewerkers eenvoudig verlof aanvragen en weten managers en het hr-team in realtime wie afwezig is. Managers kunnen aanvragen snel goedkeuren of afwijzen en alle tijdgerelateerde taken worden gecentraliseerd.
Payroll
Ook een integratie met uw sociaal secretariaat is mogelijk. De geregistreerde werkuren worden dan direct doorgestuurd en lonen automatisch aangepast. Heeft iemand overuren gepresteerd? Was iemand onverwachts afwezig? Doordat alles automatisch wordt verwerkt, is de kans op fouten kleiner, bespaart uw hr-team tijd en worden lonen tijdig uitbetaald.
Teamplanning
Door de digitale prikklok te verbinden met planningssoftware kunnen managers roosters opstellen. Dit is ideaal om de personeelsbezetting te optimaliseren, maar ook om de werklast te spreiden en deadlines voor belangrijke projecten op te volgen.
De virtuele prikklok van Kelio
Met de mobiele oplossing van Kelio kunnen medewerkers hun werkuren registreren, maar ook verplaatsingen, pauzes, activiteiten en veel meer. U heeft keuze uit realtime-registratie en declaratiemodus, naast verschillende andere functies die kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van uw organisatie.
Ik wil een demo van de virtuele terminal van Kelio
Bent u overtuigd van de voordelen van een prikklok, maar gaat u liever niet voor een mobiel systeem? Kelio biedt ook fysieke terminals, badgelezers, biometrische terminals en gezichtsherkenning aan.
Lees hier meer over de verschillende prikklokken en hun voordelen
